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オンラインでの会議が普及する現代、企業の経営者や人事担当者などは従業員管理だけでなく、オンラインコミュニケーションツールを効率的に活用することが求められています。SmartHRとZoomを連携させることで、従業員の情報登録と同時にZoomのユーザーアカウントを自動的に作成することが可能になります。本記事では、その方法を詳しく解説し、人事に関わる業務効率の向上に加えて、情報セキュリティにも役立つ自動化について紹介します。
SmartHRで従業員を登録すると、Zoomのユーザーアカウントも自動的に作成・追加されます。これにより、手動でZoomアカウントを作成する手間を省けます。また、新入社員が入社するたびに個別にZoomアカウントを設定する必要がなくなり、新入社員に対して入社初日からオンラインによる研修やミーティングなどのオンボーディングをスムーズに行うことが期待できます。
SmartHRで従業員情報を登録すると自動でZoomのユーザーアカウントも追加できるため、SmartHRの情報とZoomが常に一致する状態を維持できます。
これまで手作業で管理をしていた場合、SmartHRとZoom間の情報誤差のリスクもあったかと思います。今回の連携により、SmartHRに従業員情報が登録されていればZoomにアカウントが追加されているというプロセスの統一が図られ、SmartHRを起点に情報を一元管理することができるでしょう。これは各アプリの情報差異を確認すると言った担当者の時間的負担を軽減することにも繋がります。
SmartHRとZoomを連携することは一人ひとりのアカウントを手動で設定する作業の削減が期待でき、二重入力や手入力ミスといったヒューマンエラーの防止も期待できます。また、退職した従業員のZoomアカウントは、SmartHRから自動で無効化されるなど、従業員データの管理プロセスが一元化されるため、情報セキュリティに関する業務でも役立てることが可能です。
それではここからノーコードツールYoomを使って、【SmartHRで従業員が登録されたらZoomにユーザーとして追加する】という連携フローを使って設定をしていきます。
[Yoomとは]
SmartHRとZoomを連携させることで、SmartHRの従業員の登録をAPIを介して受け取り、ZoomのAPIを通じてSmartHRの情報を基にユーザーとして追加することが実現できます。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
〈SmartHR〉
Yoomアカウントにログイン→「マイアプリ」をクリック→「新規接続」を選択してください。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、「SmartHR」を選択、もしくは赤枠の部分から検索します。
以下の画面が表示されるので、「サブドメイン」の設定をします。
こちらからSmartHRのマイアプリ登録を進めてください。
〈Zoom〉
次はZoomです。流れは「SmartHR」の時と同じです。
「マイアプリ」をクリック→「新規接続」を選択してください。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、「Zoom」を選択、もしくは赤枠の部分から検索します。
下記の画面が出るので、「Client ID」と「Client secret」をこちらを参照に入力してください。
以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーしましょう。
次に、「従業員が登録されたら」をクリックしてください。
「アプリ=SmartHR(OAuth)」「アプリ=SmartHR(OAuth)=｛テストに用いるアカウント｝」「トリガーアクション=｛従業員が登録されたら｝」を選択して、「次へ」をクリックします。
「サブドメイン=｛SmartHRの自社アカウントのURL｝」を入力して「テスト」をクリック、その後に「次へ」をクリックください。
「以下の手順で実行して下さい」に従い、完了したらテストをクリックして下さい。
下記のような結果となれば、テスト成功です。「保存する」をクリックしてください。
続いて、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
分岐条件を指定するため、必須項目の「オペレーション=｛従業員が登録されたら｝」、「アウトプット=｛部署｝」を入力します。
下にスクロールして、「分岐条件」を指定します。
今回は部署に関してなので、「営業」と入力し、「保存する」をクリックしてください。
（他に希望する部署名があればそちらを入力してください）
続いて、下記の画面で「ユーザーを追加」をクリックします。
「アプリ=Zoom(OAuth)」「アプリ=Zoom(OAuth)=｛テストに用いるアカウント｝」「トリガーアクション=｛ユーザーを追加｝」を選択して、「次へ」をクリックします。
API接続設定にあたり、下記のように「アウトプット」→「メールアドレス」を入力してください。
スクロールして、「ユーザータイプ＝｛付与したいZoomのライセンスタイプ｝」をタブから選択→テストをクリック→下記のようなアウトプットが出れば、その下の「保存」をクリックしてください。
トリガーボタンをONにして、下記の画面が出れば、全ての設定が完了です！
他にもSmartHRやZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除する
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを自動で削除します。
手動でのアカウント削除作業が不要となり、セキュリティ対策にも繋がります。
2.HubspotのコンタクトページからZoomのミーティングを登録する
HubSpotの特定のコンタクトページを指定して起動し、Zoomのミーティングを自動登録するフローです。
HubSpotを顧客管理システムとして使用している場合、こちらを起点にするだけでZoomとの連携も簡単に行えます。
3.Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Microsoft Teamsに通知する
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、Microsoft Teamsに通知されます。
手動での会議録の作成や共有を少なくすることや会議情報の迅速な共有に繋がります。
SmartHRとZoomの連携は、人事業務だけでなく、情報セキュリティに関する業務にも役立てることが可能です。ヒューマンエラーの防止やセキュリティの強化にも繋がるため、リスク対策を検討している企業の方もご参照いただければ幸いです。
本記事で紹介したフローを参考に、Yoomによるアプリ連携の自動化を行うことで人事や情報セキュリティに関する業務の効率化や最適な運用などで是非お役立てください。
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