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オンラインでの会議が普及する現代、企業の経営者や人事担当者などは従業員管理だけでなく、オンラインコミュニケーションツールを効率的に活用することが求められています。SmartHRとZoomを連携させることで、従業員の情報登録と同時にZoomのユーザーアカウントを自動的に作成することが可能になります。本記事では、その方法を詳しく解説し、人事に関わる業務効率の向上に加えて、情報セキュリティにも役立つ自動化について紹介します。
SmartHRで従業員を登録すると、Zoomのユーザーアカウントも自動的に作成・追加されます。これにより、手動でZoomアカウントを作成する手間を省けます。また、新入社員が入社するたびに個別にZoomアカウントを設定する必要がなくなり、新入社員に対して入社初日からオンラインによる研修やミーティングなどのオンボーディングをスムーズに行うことが期待できます。
SmartHRで従業員情報を登録すると自動でZoomのユーザーアカウントも追加できるため、SmartHRの情報とZoomが常に一致する状態を維持できます。
これまで手作業で管理をしていた場合、SmartHRとZoom間の情報誤差のリスクもあったかと思います。今回の連携により、SmartHRに従業員情報が登録されていればZoomにアカウントが追加されているというプロセスの統一が図られ、SmartHRを起点に情報を一元管理することができるでしょう。これは各アプリの情報差異を確認すると言った担当者の時間的負担を軽減することにも繋がります。
SmartHRとZoomを連携することは一人ひとりのアカウントを手動で設定する作業の削減が期待でき、二重入力や手入力ミスといったヒューマンエラーの防止も期待できます。また、退職した従業員のZoomアカウントは、SmartHRから自動で無効化されるなど、従業員データの管理プロセスが一元化されるため、情報セキュリティに関する業務でも役立てることが可能です。
それではここからノーコードツールYoomを使って、【SmartHRで従業員が登録されたらZoomにユーザーとして追加する】という連携フローを使って設定をしていきます。
[Yoomとは]
SmartHRとZoomを連携させることで、SmartHRの従業員の登録をAPIを介して受け取り、ZoomのAPIを通じてSmartHRの情報を基にユーザーとして追加することが実現できます。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらZoomにユーザーとして追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. SmartHRを利用して従業員管理を行っている方
・新入社員が増える中で効率的にZoomのアカウントを発行したいと考えている方
2.Zoomを利用して会議を行うことが多い企業
・新入社員が増えるたびにアカウントを発行しなければならないので、手間に感じている方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、SmartHRで従業員が登録された際に自動でZoomにもユーザーとして追加されます。
これにより、従業員の登録作業が自動化され、バックオフィス業務の効率化が実現します。
また、手動での登録作業が不要になるため、人為的なミスのリスクが減少します。
アカウントを発行し忘れる心配がないため、従業員が迅速にZoomを利用できる環境が整うでしょう。
■注意事項
・SmartHRとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
〈SmartHR〉
Yoomアカウントにログイン→「マイアプリ」をクリック→「新規接続」を選択してください。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、「SmartHR」を選択、もしくは赤枠の部分から検索します。
以下の画面が表示されるので、「サブドメイン」の設定をします。
こちらからSmartHRのマイアプリ登録を進めてください。
〈Zoom〉
次はZoomです。流れは「SmartHR」の時と同じです。
「マイアプリ」をクリック→「新規接続」を選択してください。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、「Zoom」を選択、もしくは赤枠の部分から検索します。
下記の画面が出るので、「Client ID」と「Client secret」をこちらを参照に入力してください。
以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーしましょう。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらZoomにユーザーとして追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. SmartHRを利用して従業員管理を行っている方
・新入社員が増える中で効率的にZoomのアカウントを発行したいと考えている方
2.Zoomを利用して会議を行うことが多い企業
・新入社員が増えるたびにアカウントを発行しなければならないので、手間に感じている方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、SmartHRで従業員が登録された際に自動でZoomにもユーザーとして追加されます。
これにより、従業員の登録作業が自動化され、バックオフィス業務の効率化が実現します。
また、手動での登録作業が不要になるため、人為的なミスのリスクが減少します。
アカウントを発行し忘れる心配がないため、従業員が迅速にZoomを利用できる環境が整うでしょう。
■注意事項
・SmartHRとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
次に、「従業員が登録されたら」をクリックしてください。
「アプリ=SmartHR(OAuth)」「アプリ=SmartHR(OAuth)=｛テストに用いるアカウント｝」「トリガーアクション=｛従業員が登録されたら｝」を選択して、「次へ」をクリックします。
「サブドメイン=｛SmartHRの自社アカウントのURL｝」を入力して「テスト」をクリック、その後に「次へ」をクリックください。
「以下の手順で実行して下さい」に従い、完了したらテストをクリックして下さい。
下記のような結果となれば、テスト成功です。「保存する」をクリックしてください。
続いて、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
分岐条件を指定するため、必須項目の「オペレーション=｛従業員が登録されたら｝」、「アウトプット=｛部署｝」を入力します。
下にスクロールして、「分岐条件」を指定します。
今回は部署に関してなので、「営業」と入力し、「保存する」をクリックしてください。
（他に希望する部署名があればそちらを入力してください）
続いて、下記の画面で「ユーザーを追加」をクリックします。
「アプリ=Zoom(OAuth)」「アプリ=Zoom(OAuth)=｛テストに用いるアカウント｝」「トリガーアクション=｛ユーザーを追加｝」を選択して、「次へ」をクリックします。
API接続設定にあたり、下記のように「アウトプット」→「メールアドレス」を入力してください。
スクロールして、「ユーザータイプ＝｛付与したいZoomのライセンスタイプ｝」をタブから選択→テストをクリック→下記のようなアウトプットが出れば、その下の「保存」をクリックしてください。
トリガーボタンをONにして、下記の画面が出れば、全ての設定が完了です！
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらZoomにユーザーとして追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. SmartHRを利用して従業員管理を行っている方
・新入社員が増える中で効率的にZoomのアカウントを発行したいと考えている方
2.Zoomを利用して会議を行うことが多い企業
・新入社員が増えるたびにアカウントを発行しなければならないので、手間に感じている方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、SmartHRで従業員が登録された際に自動でZoomにもユーザーとして追加されます。
これにより、従業員の登録作業が自動化され、バックオフィス業務の効率化が実現します。
また、手動での登録作業が不要になるため、人為的なミスのリスクが減少します。
アカウントを発行し忘れる心配がないため、従業員が迅速にZoomを利用できる環境が整うでしょう。
■注意事項
・SmartHRとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
他にもSmartHRやZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除する
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを自動で削除します。
手動でのアカウント削除作業が不要となり、セキュリティ対策にも繋がります。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで従業員情報の管理を行っている人事担当者
・従業員の入退社情報を管理しているが、退社した従業員のZoomアカウントを手動で削除するのが手間と感じている方
・人事情報と連携して効率的にアカウント管理を行いたいと考える方
2.Zoomを利用して会議を行うことが多い企業
・複数のSaaSツールを日常的に使用しており、それらのツール間での手作業が多くなっていると感じている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを自動削除するフローを使うことで、管理の手間を削減できるというメリットがあります。
手動での削除作業が不要になるため、時間と労力を他の重要な業務に集中できるでしょう。
また、自動で削除されることで削除し忘れるリスクが軽減します。
これによりセキュリティリスクが軽減するため、会社の信頼性向上に寄与します。
■注意事項
・SmartHRとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.HubspotのコンタクトページからZoomのミーティングを登録する
HubSpotの特定のコンタクトページを指定して起動し、Zoomのミーティングを自動登録するフローです。
HubSpotを顧客管理システムとして使用している場合、こちらを起点にするだけでZoomとの連携も簡単に行えます。
◼️概要
Hubspotのコンタクトページから、Zoomのミーティングを登録し、Gmailで会議情報を対象のコンタクトに送付するフローボットです。
Zoomの会議URLの発行と招待メールの送付をHubSpot上から実施することが可能です。
Zoomの会議情報の設定やGmailのメール内容を自由に変更してご利用ください。
◼️注意事項
・HubSpot、Zoom、GmailそれぞれとYoomの連携が必要です。
・YoomのChrome拡張機能をダウンロードしてご利用ください。
3.Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Microsoft Teamsに通知する
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、Microsoft Teamsに通知されます。
手動での会議録の作成や共有を少なくすることや会議情報の迅速な共有に繋がります。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.会議の内容を迅速に共有し、チームの生産性を向上させたい方
2.手動での会議録の作成や共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.ZoomとMicrosoft Teamsを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動的に文字起こしと要約を行うことで、人手による作業時間を大幅に節約することができます。
・AIオペレーションを使用して自動で文字起こしおよび要約することにより、会議での議論や決定事項を正確に記録することが可能です。
■注意事項
・Zoom、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SmartHRとZoomの連携は、人事業務だけでなく、情報セキュリティに関する業務にも役立てることが可能です。ヒューマンエラーの防止やセキュリティの強化にも繋がるため、リスク対策を検討している企業の方もご参照いただければ幸いです。
本記事で紹介したフローを参考に、Yoomによるアプリ連携の自動化を行うことで人事や情報セキュリティに関する業務の効率化や最適な運用などで是非お役立てください。
