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NotionとSmartHRを連携して、SmartHRに登録された従業員情報をNotionに登録する方法
アプリ連携でできるメリットと自動化例３選
SmartHRから必要な情報が自動でNotionに転記されるようになることで、業務がスムーズに進むようになります。
人事担当者や採用担当者が従業員情報や関連ファイルを管理する際、日常的に2つのアプリケーション間で転記や操作が発生している方は、必見です！
NotionとSmartHRを連携させると得られるメリット・自動化でできること3選
1.情報管理と整理
SmartHRでは従業員情報を管理できますが、従業員情報に直接ドキュメントや画像、PDFなどのファイルを格納することは難しいです。
そこでNotionと連携させることで、これらのファイルをNotionに保存してすっきりと整理できます。
例えば、SmartHRの従業員情報をNotionに連携し、提出書類や重要な契約書類をNotionにアップロードすることで、必要な時に迅速にアクセスできるようになります。
Notionのデータベース機能を活用すれば、ファイルのタグ付けや検索も容易になり、業務効率が向上します。
2.情報管理が自由自在
Notionは高い自由度を持ち、情報のカスタマイズが可能です。
SmartHRで管理している従業員データをNotionに取り込み、必要な項目を自由に追加・変更することができます。
例えば、担当者のスキルセットや進捗状況を記録するページを作成できます。また、Notion内でチームごとのタスク管理を行うことも可能です。
このように、各部署のニーズに合わせた情報管理ができるため、業務の見える化が向上します。
3.業務プロセスの効率化
NotionとSmartHRの連携により、管理業務の負担が大幅に軽減されます。
例えば、新しい従業員がSmartHRに追加されると、その情報が自動的にNotionに反映されるため、手動でのデータ入力や更新の手間が省け、人為的なミスが減少します。
Yoomならノーコードで簡単に実装できます！
Yoomは、ご利用中のSaaSツールをあなたの業務フローに合わせて自動連携できるサービスです。
専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、設定画面に必要な情報を入力・選択するだけで、業務フローボットを作成できます。
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SmartHRに登録された従業員情報をNotionに登録する方法を解説！
ここからは「SmartHRに登録された従業員情報をNotionに登録」フローを紹介します！
下記バナーの「試してみる」から流れを確認してみてください。
■概要新入社員が入社するたびに、SmartHRに従業員情報を登録し、さらにNotionのデータベースにも同じ内容を手作業で転記する、といった二重入力に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が新たに登録されたタイミングをトリガーに、Notionのデータベースへ従業員情報を自動で登録できます。手作業による転記の手間や入力ミスを減らし、人事労務に関わる業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- SmartHRとNotionで従業員情報を管理しており、手入力の手間を削減したい人事労務担当者の方
- 複数のツールに従業員情報を登録しており、入力漏れやミスを防ぎたいバックオフィス部門の方
- 入社手続きに伴う情報登録を自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でNotionに情報が連携されるため、データ転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報入力を減らすことで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、SmartHRとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「 従業員が登録されたら（Webhook） 」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、SmartHRから取得した従業員情報を指定のデータベースに格納するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- SmartHRのトリガー設定では、連携の対象としたいテナントIDを任意で設定してください。
- Notionに情報を格納する際に、連携したい従業員情報の項目（氏名、部署、入社日など）を任意に選択、設定することが可能です。
■注意事項- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとNotionで従業員情報を管理しており、手入力の手間を削減したい人事労務担当者の方
- 複数のツールに従業員情報を登録しており、入力漏れやミスを防ぎたいバックオフィス部門の方
- 入社手続きに伴う情報登録を自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でNotionに情報が連携されるため、データ転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報入力を減らすことで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「 従業員が登録されたら（Webhook） 」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、SmartHRから取得した従業員情報を指定のデータベースに格納するアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定では、連携の対象としたいテナントIDを任意で設定してください。
- Notionに情報を格納する際に、連携したい従業員情報の項目（氏名、部署、入社日など）を任意に選択、設定することが可能です。
■注意事項
- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1: マイアプリ連携
お使いのNotionとSmartHRをマイアプリ登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリック
Notionのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からNotionを選択
(2)アクセスをリクエストしている画面で「ページを選択する」をクリック
(3)「アクセスを許可する」をクリック
※アクセスを許可するページに任意でチェックを入れる
(4)マイアプリ登録が完了！
SmartHRのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からSmartHRを選択
(2)SmartHRのマイアプリ登録方法を参考にマイアプリ登録！
Yoomへの登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック！
■概要新入社員が入社するたびに、SmartHRに従業員情報を登録し、さらにNotionのデータベースにも同じ内容を手作業で転記する、といった二重入力に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が新たに登録されたタイミングをトリガーに、Notionのデータベースへ従業員情報を自動で登録できます。手作業による転記の手間や入力ミスを減らし、人事労務に関わる業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- SmartHRとNotionで従業員情報を管理しており、手入力の手間を削減したい人事労務担当者の方
- 複数のツールに従業員情報を登録しており、入力漏れやミスを防ぎたいバックオフィス部門の方
- 入社手続きに伴う情報登録を自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でNotionに情報が連携されるため、データ転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報入力を減らすことで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、SmartHRとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「 従業員が登録されたら（Webhook） 」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、SmartHRから取得した従業員情報を指定のデータベースに格納するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- SmartHRのトリガー設定では、連携の対象としたいテナントIDを任意で設定してください。
- Notionに情報を格納する際に、連携したい従業員情報の項目（氏名、部署、入社日など）を任意に選択、設定することが可能です。
■注意事項- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとNotionで従業員情報を管理しており、手入力の手間を削減したい人事労務担当者の方
- 複数のツールに従業員情報を登録しており、入力漏れやミスを防ぎたいバックオフィス部門の方
- 入社手続きに伴う情報登録を自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でNotionに情報が連携されるため、データ転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報入力を減らすことで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「 従業員が登録されたら（Webhook） 」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、SmartHRから取得した従業員情報を指定のデータベースに格納するアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定では、連携の対象としたいテナントIDを任意で設定してください。
- Notionに情報を格納する際に、連携したい従業員情報の項目（氏名、部署、入社日など）を任意に選択、設定することが可能です。
■注意事項
- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック
ステップ2: トリガーを設定
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定
(3)SmartHRと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「従業員が新たに登録されたら」を選択
(5)次へをクリック
■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動間隔は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)テナントIDは、管理画面URL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」の「●●●●●●」部分を入力
(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
ステップ3:データベースを操作する
(1)「データベースを操作する」をクリック
(2)タイトルを設定
(3)Notionと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)実行アクションは「レコードを追加する」を選択
(5)データベースの連携を設定では、データベースIDを候補から任意で選択
(6)次へをクリック
■データベース操作の詳細設定
(7)追加するレコードの値の各項目を設定
※データベースの連携で指定したシートの情報によって項目名は変わります。「従業員が新たに登録されたら」の情報をNotionと紐付けるように設定してください。
(8)テストをクリックしてNotionを確認！
(9)エラーが出なければ、保存するをクリック
(10)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！
■概要新入社員が入社するたびに、SmartHRに従業員情報を登録し、さらにNotionのデータベースにも同じ内容を手作業で転記する、といった二重入力に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が新たに登録されたタイミングをトリガーに、Notionのデータベースへ従業員情報を自動で登録できます。手作業による転記の手間や入力ミスを減らし、人事労務に関わる業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- SmartHRとNotionで従業員情報を管理しており、手入力の手間を削減したい人事労務担当者の方
- 複数のツールに従業員情報を登録しており、入力漏れやミスを防ぎたいバックオフィス部門の方
- 入社手続きに伴う情報登録を自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でNotionに情報が連携されるため、データ転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報入力を減らすことで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、SmartHRとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「 従業員が登録されたら（Webhook） 」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、SmartHRから取得した従業員情報を指定のデータベースに格納するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- SmartHRのトリガー設定では、連携の対象としたいテナントIDを任意で設定してください。
- Notionに情報を格納する際に、連携したい従業員情報の項目（氏名、部署、入社日など）を任意に選択、設定することが可能です。
■注意事項- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとNotionで従業員情報を管理しており、手入力の手間を削減したい人事労務担当者の方
- 複数のツールに従業員情報を登録しており、入力漏れやミスを防ぎたいバックオフィス部門の方
- 入社手続きに伴う情報登録を自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でNotionに情報が連携されるため、データ転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報入力を減らすことで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「 従業員が登録されたら（Webhook） 」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、SmartHRから取得した従業員情報を指定のデータベースに格納するアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定では、連携の対象としたいテナントIDを任意で設定してください。
- Notionに情報を格納する際に、連携したい従業員情報の項目（氏名、部署、入社日など）を任意に選択、設定することが可能です。
■注意事項
- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
応用編 関連テンプレート2種類を簡単に紹介
Sansanで顧客情報をスムーズに管理し、Notionで議事録や共有物をサクサク整理している方にも、便利なフローテンプレートをご用意しています！
■概要
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。
SansanとNotionを連携することで、新しい名刺情報が自動的にNotionに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SansanとNotionを普段から業務で利用しており、２つのアプリケーション間での転記や操作日常的に発生している方。
・Sansan上の顧客情報とNotion上の顧客情報を連携することで、営業効率を向上したい方。
■このテンプレートを使うメリット
連絡先などの顧客情報はSansan上で管理しているが、議事録や共有物などの情報はNotionで管理をしているといった
方にはSansan上二登録された顧客情報を瞬時にNotionに連携が可能なため業務に自動化・効率化が期待できます。また転記作業による転記ミスを防止することも期待できます。
■注意事項
・Sansan、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。
SansanとNotionを連携することで、新しい名刺情報が自動的にNotionに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SansanとNotionを普段から業務で利用しており、２つのアプリケーション間での転記や操作日常的に発生している方。
・Sansan上の顧客情報とNotion上の顧客情報を連携することで、営業効率を向上したい方。
■このテンプレートを使うメリット
連絡先などの顧客情報はSansan上で管理しているが、議事録や共有物などの情報はNotionで管理をしているといった
方にはSansan上二登録された顧客情報を瞬時にNotionに連携が可能なため業務に自動化・効率化が期待できます。また転記作業による転記ミスを防止することも期待できます。
■注意事項
・Sansan、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
さらに、Google Workspaceを活用してメール、カレンダー、ドライブを効率的に管理している方に向けて、SmartHRとGoogle Workspaceを連携させるためのフローテンプレートもご用意しています！
■概要新しい従業員の入社に伴うアカウント発行業務は、人事や情報システム担当者にとって重要な業務ですが、複数のツールへの手作業での登録は手間がかかるのではないでしょうか。特にSmartHRへの登録後、Google Workspaceへも手動でユーザー情報を入力していると、作業負荷の増加や入力ミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると、その情報をもとにGoogle Workspaceのユーザーが自動で追加されるため、こうした入社手続きの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- SmartHRとGoogle Workspaceを利用し、従業員のアカウント管理を行っている人事・情シス担当者の方
- 手作業によるアカウント発行業務で、情報の転記ミスや対応漏れなどの課題を感じている方
- 入社時のオンボーディングプロセスを自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- SmartHRに従業員情報を登録するだけで、Google Workspaceへのユーザー追加が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、従業員の氏名や所属部署などの入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SmartHRとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、トリガーで取得した従業員情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- SmartHRのトリガー設定では、連携対象となるご自身のテナントIDを設定してください。
- Google Workspaceでユーザーを追加する際、氏名やメールアドレス、組織部門などの各項目に、前段のSmartHRから取得したどの情報を連携するかを任意で設定できます。
■注意事項- SmartHR(OAuth)、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- SmartHR(OAuth)、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとGoogle Workspaceを利用し、従業員のアカウント管理を行っている人事・情シス担当者の方
- 手作業によるアカウント発行業務で、情報の転記ミスや対応漏れなどの課題を感じている方
- 入社時のオンボーディングプロセスを自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員情報を登録するだけで、Google Workspaceへのユーザー追加が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、従業員の氏名や所属部署などの入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、トリガーで取得した従業員情報を各項目にマッピングします。
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定では、連携対象となるご自身のテナントIDを設定してください。
- Google Workspaceでユーザーを追加する際、氏名やメールアドレス、組織部門などの各項目に、前段のSmartHRから取得したどの情報を連携するかを任意で設定できます。
■注意事項
- SmartHR(OAuth)、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- SmartHR(OAuth)、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ぜひ、バナーをクリックしてチェックしてみてください！
まとめ
Notionの情報整理やプロジェクト管理の強みと、SmartHRの人事・労務管理の強みを連携させることで、従業員情報の整理が簡単にできることがわかりました。
さらに、従業員情報にプロジェクトごとのタスク管理情報を追加することで、スムーズに進行状況を把握できるようになりますね！
Yoomを使えば、ノーコードで簡単に連携フローを構築できるため、初心者でもすぐに始められます。
まずはフリープランで試してみて、業務の自動化を体験してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
