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「Smartsheetで管理しているタスクの更新情報を、関係者に都度Outlookで連絡している…」
「プロジェクトの進捗をSmartsheetで更新するたびに、手作業でメール通知を送っていて、手間がかかるうえに通知漏れも心配…」
このように、SmartsheetとOutlookという優れたツールを使いながらも、その間の情報連携が手作業であるがために、非効率やミスが発生していると感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetで新しい行が追加されたり、情報が更新されたりしたタイミングで、自動的にOutlookから関係者へメールが送信される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、情報共有のスピードと正確性を格段に向上させ、より重要な戦略業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに導入可能です。ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、業務をよりスマートに進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとOutlookのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていた情報共有や通知業務を完全に自動化できます。
例えば、Smartsheetに新しいタスクが追加されたら、その内容を素早くOutlookから担当者へメールで通知する、といったことが可能になり、業務のスピードと正確性が大幅に向上します。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetに新しいタスクやプロジェクト項目が追加されるたびに、手動で関係者へメールを送信する作業は、時間がかかるだけでなく、通知の遅延や漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
この連携では、Smartsheetで行が作成されたことをトリガーに、設定した宛先へ自動でメールを送信するため、<span class="mark-yellow">情報共有が素早くかつ確実に行われ、担当者の手作業による負担をなくします。</span>
この自動化は、Smartsheetのデータを使ってOutlookでメールを送るというシンプルな直接連携のパターンで実現できます。
プロジェクト管理において、「緊急」や「高優先度」といった特定のステータスを持つタスクが発生した際に、迅速に関係者へ通知することは非常に重要です。
この連携を使えば、「ステータスが“緊急”の行が作成されたら」といった特定の条件を設定し、合致した場合にのみ自動でメールを送信できるので、<span class="mark-yellow">重要な情報だけをフィルタリングして確実に共有し、不要な通知を削減</span>できます。
条件分岐の処理を活用することで、このように柔軟で的確なコミュニケーションフローを構築することが可能です。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はSmartsheetで行が作成されたら、Outlookでメールを送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにOutlookと入力し、対象のアイコンをクリックします。
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
連携したいアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。なお、この後のテスト操作ために、カラムに作成日時を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Smartsheetのシート情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、Smartsheetで抽出したデータを、Outlookでメールを送信する設定をしましょう。赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。
メールの設定画面になるので、タイトルは先ほどと同様に修正・確認をしてください。
ページを下に進み、メールの内容を具体的に設定していきます。
それぞれの入力欄をクリックすると、下記のように取得した値が表示されます。各項目に合った情報を、アウトプットを活用して入力していきましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、それぞれの項目を下記のように入力しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
メール送信のテスト画面になるので、入力内容に誤りがないか確認してください。
内容に問題がなければ、「テスト」を押してOutlookにメールが届いているか確認してみましょう。
下記のように設定した内容のメールが届いていればOKです。
Yoom画面に戻り、「保存する」を押して次へ進みましょう!
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
お客様からの問い合わせや社内からの依頼メールなど、Outlookで受信した重要なメールの内容を手作業でSmartsheetに転記して管理しているケースは少なくありません。この作業は時間がかかる上に、転記ミスやタスク登録の漏れにつながる可能性があります。
このテンプレートを活用すれば、<span class="mark-yellow">特定の条件に合うメールをOutlookで受信した際に、その内容を自動でSmartsheetに行として追加</span>できるため、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、迅速な対応を実現します。
長文の報告メールや複雑な依頼メールが届いた際、その内容を要約してSmartsheetにタスクとして登録する作業は、担当者の大きな負担となります。
この連携では、Outlookで受信したメールの本文をAIが自動で要約し、<span class="mark-yellow">簡潔にまとまった内容をSmartsheetに行として追加する</span>ため、内容の把握からタスク化までにかかる時間を劇的に短縮し、担当者はすぐに次のアクションに移ることができます。AIによる情報加工処理を組み込むことで、より高度な業務自動化が実現可能です。
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google系やSlackなど他のサービスと連携させることで、Smartsheet上のデータ管理や通知業務を大幅に効率化できます。
定型作業を自動化することで、抜け漏れを防ぎ、業務スピードの向上が見込めますよ！
Outlookのメールやカレンダー機能をトリガーに、DropboxやMicrosoft Teamsなどのサービスと連携することで、情報の転記や通知を自動化できます。
繰り返し発生する業務やファイル管理の手間を削減できる点が大きなメリットです。
SmartsheetとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSmartsheetの更新内容に関するメール通知業務から解放され、ヒューマンエラーをなくすことができます。</span>これにより、チーム内の情報共有はより迅速かつ正確になり、プロジェクトの遅延リスクを低減させ、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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