とにかく早く試したい方へ
YoomにはSmartsheetとOutlookを連携して、情報の追加を関係者へ素早く通知するためのテンプレート が用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Smartsheetで行が作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
「Smartsheetで管理しているタスクの更新情報を、関係者に都度Outlookで連絡している…」その間の情報連携が手作業であるがために、非効率やミスが発生していると感じていませんか？
もし、Smartsheetで新しい行が追加されたり、情報が更新されたりしたタイミングで、自動的にOutlookから関係者へメールが送信される仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できる ため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに導入可能です。ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、業務をよりスマートに進めていきましょう！
メール情報と新規タスクをつなげる方法
「Smartsheet for Outlook add-in」を活用すれば、Outlookの受信メッセージや添付ファイルをSmartsheetに直接追加できるようになります。ノーコード自動化ツールYoom が最適ツールとなるはずです。
SmartsheetとOutlookを連携してできること
SmartsheetとOutlookのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていた情報共有や通知業務を完全に自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで行が作成されたら、Outlookでメールを送信する
Smartsheetに新しいタスクやプロジェクト項目が追加されるたびに、手動で関係者へメールを送信する作業は、時間がかかるだけでなく、通知の遅延や漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
この連携では、Smartsheetで行が作成されたことをトリガーに、設定した宛先へ自動でメールを送信するため、情報共有が素早くかつ確実に行われ、担当者の手作業による負担をなくします。
Smartsheetで行が作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
Smartsheetで特定条件に合う行が作成されたら、Outlookでメールを送信する
プロジェクト管理において、「緊急」や「高優先度」といった特定のステータスを持つタスクが発生した際に、迅速に関係者へ通知することは非常に重要です。
この連携を使えば、「ステータスが“緊急”の行が作成されたら」といった特定の条件を設定し、合致した場合にのみ自動でメールを送信できるので、重要な情報だけをフィルタリングして確実に共有し、不要な通知を削減 できます。
Smartsheetで特定条件に合う行が作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
SmartsheetとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSmartsheetとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はSmartsheetで行が作成されたら、Outlookでメールを送信する フローを作成していきます！
SmartsheetとOutlookのマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Smartsheetのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Smartsheetで行が作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
ステップ1：SmartsheetとOutlookのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから、実際に使用するアプリの登録方法を解説していきます！
Smartsheetの連携
以下のナビをご参照ください。
まずは、Smartsheetとの連携が完了です！
Outlookの連携
こちらもナビの内容を参考に操作を進めましょう。〈注意事項〉
これで、2つのアプリの登録が完了しました！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Smartsheetで行が作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：Smartsheetのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
タイトル：任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報：ステップ1で設定した内容が入力されているので変更不要です。
アクション：テンプレート通りに「行が作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
トリガーの起動間隔：プルダウンメニューから選択しましょう。プラン
シートID：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したシートを選択してください。
作成日時のカラムID：こちらも入力欄をクリックして、作成日時を選択しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると、下記の『取得した値』が表示されます。取得した値とは？
ステップ4：Outlookのアクション設定
続いて、Smartsheetで抽出したデータを、Outlookでメールを送信する設定をしましょう。赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。
メールの設定画面になるので、タイトルは先ほどと同様に修正・確認をしてください。
ページを下に進み、メールの内容を具体的に設定していきます。
今回は、それぞれの項目を下記のように入力しました。
メール送信のテスト画面になるので、入力内容に誤りがないか確認してください。
内容に問題がなければ、「テスト」を押してOutlookにメールが届いているか確認してみましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
OutlookのデータをSmartsheetに連携したい場合
今回はSmartsheetからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加する
お客様からの問い合わせや社内からの依頼メールなど、Outlookで受信した重要なメールの内容を手作業でSmartsheetに転記して管理しているケースは少なくありません。この作業は時間がかかる上に、転記ミスやタスク登録の漏れにつながる可能性があります。
このテンプレートを活用すれば、特定の条件に合うメールをOutlookで受信した際に、その内容を自動でSmartsheetに行として追加 できるため、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、迅速な対応を実現します。
Outlookでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加する
試してみる
Outlookでメールを受信したら、AIで要約してSmartsheetに行を追加する
長文の報告メールや複雑な依頼メールが届いた際、その内容を要約してSmartsheetにタスクとして登録する作業は、担当者の大きな負担となります。
この連携では、Outlookで受信したメールの本文をAIが自動で要約し、簡潔にまとまった内容をSmartsheetに行として追加する ため、内容の把握からタスク化までにかかる時間を劇的に短縮し、担当者はすぐに次のアクションに移ることができます。AIによる情報加工処理を組み込むことで、より高度な業務自動化が実現可能です。
Outlookでメールを受信したら、AIで要約してSmartsheetに行を追加する
試してみる
SmartsheetやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Smartsheetを使った便利な自動化例
Google系やSlackなど他のサービスと連携させることで、Smartsheet上のデータ管理や通知業務を大幅に効率化できます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成する
試してみる
Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録する
試してみる
Smartsheetで行が追加されたらMicrosoft Excelに追加する
試してみる
Smartsheetで行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
Outlookを使った便利な自動化例
Outlookのメールやカレンダー機能をトリガーに、DropboxやMicrosoft Teamsなどのサービスと連携することで、情報の転記や通知を自動化できます。
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
まとめ
SmartsheetとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたSmartsheetの更新内容に関するメール通知業務から解放され、ヒューマンエラーをなくすことができます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。こちら 関連記事： Microsoft SharePointと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：Smartsheetの「更新」をトリガーにできますか？
A：
Smartsheetのトリガーアクションに「更新」はありませんが、フローボットアクションに「行の更新」があります。別ツールのトリガーアクションと組み合わせてご利用ください。
Q：Smartsheetの担当者を宛先にできますか？
A：
はい、メールの送付先は自由にカスタマイズできます。
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
.avif)
.png)
