SPIRAL・Googleカレンダー・Outlookを連携して、SPIRALの情報に基づいて顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、Outlookで会議URLを送信する方法

ステップ1:SPIRAL・Googleカレンダー・Outlookをマイアプリ登録

SPIRAL・Googleカレンダー・OutlookをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておけば、自動化設定が簡単に進められます。

まず、SPIRALのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、「アプリ名で検索」でSPIRALを検索するか、一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、説明を読んで「アカウント名」と「アクセストークン」を設定してください。
こちらからAPIエージェントの設定方法を確認できます。

続いて、Googleカレンダーのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同様にGoogleカレンダーを一覧から探すか、検索します。
以下の画面が表示されたら、Googleカレンダーにログインしましょう。

続いて、Outlookのマイアプリ登録を行います。
以下の画面が表示されるので、Outlookにログインしてください。

SPIRAL・Googleカレンダー・Outlookのマイアプリ登録が完了したら、マイアプリに表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初に、SPIRALのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動する設定を行うので、「レコードの詳細ページから起動」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるSPIRALのトリガー設定とその後に続くGoogleカレンダー・Outlookのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
こちらからChrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法を確認してください。
Chrome拡張機能をインストールしていない方は、事前にこちらからインストールしましょう。

スクロールし、設定を確認してください。
SPIRALに会議登録に必要な情報が格納されている前提で設定を進めます。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「SPIRAL(ver.2)と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「拡張機能から起動する際のアクション」→レコードの詳細ページから起動
  

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認しましょう。

スクロールして、「アプリID」を設定します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するアプリIDを選択します。

次に「データベースID」も先ほどと同様に設定します。

スクロールし、「起動ページのURLサンプル」を設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、Googleカレンダーの設定を行うので、「予定を作成」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「アクション」→予定を作成

以下の画面が表示されるので、「カレンダーID」を候補から選択しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されるので、該当するカレンダーIDを選択してください。

スクロールし、「予定のタイトル」を設定しましょう。
「レコードの詳細ページから起動」のアウトプットを使用することで、タイトルが自動生成されます。
赤枠内の矢印をクリックすることでアウトプットが表示されます。
以下は例ですので、お好みで設定してください。

他の項目もアウトプットを使用して設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、Outlookの設定を行うので、「メールを送る」をクリックしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

スクロールしてメール内容の「To」を設定しましょう。
「レコードの詳細ページから起動」のアウトプットを使用して設定してください。

次に、「件名」を任意で設定してください。

スクロールし、「本文」の設定を行いましょう。
レコードの詳細ページから起動とGoogleカレンダーのアウトプットの両方を使用して設定することで、Outlookで会議情報の確認ができます。
以下は例として作成したので、お好みで設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、最後に「メールの送信内容」を確認してください。
誤字脱字がなければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、SPIRAL・Googleカレンダー・Outlookの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、チェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

SPIRAL・Googleカレンダー・Outlookを使ったその他の自動化例

1.SPIRALで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を自動登録するフローです。
SPIRALに登録された会議情報に基づいてGoogleカレンダーに予定が自動的に登録されるため、手入力が不要になります。
会議情報を何度も入力する必要がなくなり、担当者の負担軽減につながります。

2.Outlookカレンダーの予定をGoogleカレンダーに自動連携するフローです。
‍OutlookカレンダーとGoogleカレンダーの両方を活用している方におすすめです。
スケジュールが自動同期されるので、予定の重複を防ぎます。

3.Notionで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
タスクの期日をGoogleカレンダーで可視化できるため、タスク漏れを防止します。
常に最新タスクがGoogleカレンダーに登録されるので、正確性向上にも役立つでしょう。

まとめ

会議情報の登録から通知までを自動化することで、手作業を削減し、作業時間を大幅に短縮できます。
これにより、会議日時の入力ミスやリンクの共有漏れを防ぎ、正確にスケジュール管理ができるでしょう。
また、会議情報を一元管理することで、会議日時の重複登録がなくなり、管理が容易になるでしょう。
このような自動化は、毎日複数の会議を行う営業チームにとって、大きな助けになるでしょう。

Yoomを活用した自動化は、操作や設定がシンプルなので誰でも利用可能です。
このテンプレートを活用して会議情報の管理を容易に行いましょう。