SPIRALとSlackを連携して、SPIRALでレコードが登録されたらSlackに通知する方法

SPIRALは、顧客情報管理やアンケート集計、メール配信など、さまざまな業務を一元管理でき、業務効率化に便利なツールです。
しかし、レコードを登録するたびに、手動で通知を行う作業に負担を感じている方も少なくありません。
本記事では、SPIRALをSlackと連携する際のメリットや、設定の手順について詳しく解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！

・SPIRALを活用し、Slackでチーム間の迅速な情報共有を求めている方
・チーム間の情報伝達を迅速化し、顧客対応や業務スピード向上を目指している方
・業務の自動化による担当者の負担軽減と働き方改革を進めたい方

SPIRALとSlackの連携のメリットと具体例

メリット1：自動通知による迅速な対応

SPIRALでレコードが登録されるたびにSlackへ自動通知を送るようになることで、迅速な対応が可能になります。
これにより、担当者は情報を素早く受け取り、対応を開始するまでの時間を短縮できるようになる可能性があります。
例えば、顧客からの新規問い合わせや予約情報が登録されると、事前に設定したSlackの専用チャンネルに即座に通知が届きます。通知には、顧客名、問い合わせ内容、登録日時といった具体的な情報を含めることができ、担当者は通知を受け取った時点で必要な対応を即時に開始できるようになるでしょう。
結果として、業務プロセス全体がスムーズになり、顧客対応のスピードと正確性が向上することが期待できます。

メリット2:チームの情報共有と連携の強化

SPIRALでレコードが登録されると、その内容が自動的にSlackに通知されるようになることで、チーム内での情報共有を迅速に行う体制を整えることができます。
例えば、営業チームが新規顧客を登録した場合、この情報がSlackに自動通知されることで、マーケティングチームはその顧客に対して適切な資料やキャンペーン情報を準備する時間を確保できる可能性があります。
さらに、リモートワークでオフィスにいないメンバーでも、SPIRALの更新内容をSlackで確認できるため、物理的な場所にとらわれずに同じ情報を共有できます。
結果として、チーム全体の情報伝達がよりスピーディーに進むようになるでしょう。

メリット3: 担当者の業務負担を軽減

日々の業務の中で発生するデータ確認や情報共有といった繰り返しの作業は、多くの担当者にとって大きな負担となりがちです。
SPIRALでレコードが登録された際に自動的にSlackへ通知する仕組みを導入することで、これらの業務を効率化できます。
例えば、採用活動における応募者データがSPIRALに登録されるたびに担当者がシステムにログインし、手動でデータを確認してチームに共有する、といった手間が省かれます。
これにより、担当者はより高度な判断が求められる業務や、チームの成長に直結する企画や戦略立案といった作業に集中できるようになるでしょう。
結果として、担当者の業務負担の軽減だけでなく、働き方改革の推進に役立つかもしれません。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

[Yoomとは]

SPIRALとSlackの連携フローの作り方

今回は、【SPIRALでレコードが登録されたらSlackに通知する】というフローを作成します。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・SPIRALとSlackをマイアプリ登録
・SPIRALでレコードが作成されたら起動するトリガーの設定
・Slackで通知する設定
・テストと確認

ステップ1:SPIRALとSlackとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はSPIRALとSlackをそれぞれ検索して、登録していきます。

SPIRALのマイアプリ登録

まず、SPIRALから登録していきましょう。入力欄にSPIRALと入力するとSPIRALのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしてください。

1.以下の画面が出てきます。
アカウント名とアクセストークンを入力してください。
「追加」をクリックすると、SPIRALのマイアプリ登録は完了です。

Slackのマイアプリ登録

Slackも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
連携したいワークスペースのURLを入力してください。

2.以下の画面が出てきます。
プルダウンから投稿先チャンネルを選択できます。
チャンネルを選んだら、「許可する」をクリックしてください。
なお、Slackの詳しいマイアプリ登録については、こちらを参照してください。

以上で、SPIRALとSlackのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にSPIRALとSlackのアイコンが表示されているか確認してください。

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その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:SPIRALでレコードが作成されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「レコードが作成されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
SPIRALと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「レコードが作成されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔、アプリID、データベースIDを設定してください。トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
アプリIDとデータベースIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、適宜活用してください。

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ステップ3:Slackで通知する設定

1.最後に、「チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックしてください。

2.Slackと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

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3.投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定してください。
投稿先のチャンネルIDの入力欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から選択してください。
メッセージの編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されます。メッセージ作成の際に、適宜活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.これで、【SPIRALでレコードが登録されたらSlackに通知する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomなら、プログラミングの知識がなくても直感的に設定できます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

SPIRALを使ったその他の自動化例

他にもSPIRALを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.SPIRALでレコードが登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
このテンプレートを活用することで、SPIRALに入力した情報がGoogle Chatで自動で共有されるようになり、関係者との連携が強化されるでしょう。
これにより、誤入力や共有忘れといったヒューマンエラーを回避する手助けとなります。

2.SPIRALでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成するフローです。
‍このテンプレートを活用することで、SPIRALでステータスが更新されるたびに、freee請求書で請求書の作成が自動化されます。
これにより、請求書の作成が迅速に行えるようになり、作成後の確認作業や顧客への送付プロセスがスムーズに進行しやすくなります。

3.SPIRALで取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを作成するフローです。
‍このテンプレートを活用することで、SPIRALで取引先が登録された際に、自動的にOneDriveに専用フォルダを生成できます。
これにより、フォルダ作成の手間を省き、チームメンバー間でファイルを迅速に共有できるようになります。

まとめ

SPIRALとSlackを連携することで、SPIRALでレコードが登録されたらSlackで自動で通知することができるようになりました。
これにより、手動作業が減り、作業効率の改善やヒューマンエラーの削減が期待できます。
Yoomは初心者の方でも簡単に使い始められる自動化ツールで、プログラミングの知識がなくても問題ありません。
テンプレートを選ぶだけで、自分の業務に合ったプロセスをスムーズに構築できます。
これまで手作業で行っていた面倒なタスクや定型業務も、自動化を活用することでより効率的に作業を進められるようになるでしょう。
Yoomを導入して、業務効率化の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか？