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ビジネスの現場では、効率的な業務運営が求められます。
特に請求処理のようなルーチン業務をスムーズに行うことは、時間の節約だけでなく、ミスを防ぎ信用を得るためにも重要な仕事です。
そこで今回は、SPIRALとNP掛け払いを活用し、ステータス更新に応じて自動で請求依頼を行う新しい仕組みについてご紹介します。
この自動化により業務効率が向上し、請求処理がスムーズに行われつつ、空いた時間をコア業務に充てることもできます。
また、ステータス更新に伴い自動で請求が行われ、時間の節約や人為的ミスの削減が見込めます。
業務の効率化を目指す方はぜひ参考にしてください。
SPIRALとNP掛け払いを連携し、ステータス更新に応じて自動で請求依頼を行えると手動業務を削減し、その時間を他の重要な業務に充てることが見込めます。
そのため、全体の業務効率の向上も期待できます。
例えば営業部では、手動で行っていた請求依頼の時間が自動化され、新規顧客獲得や既存の顧客対応に充てる時間を増やせるかもしれません。
手動処理ではミスが発生しやすいですが、自動化により誤入力や抜け漏れを防止が見込めます。
そのため、正確なデータが確保され、正確な請求処理を期待できます。
例えば、経理部では誤った金額や顧客情報の入力ミスは許されませんが、自動化によってより正確な請求処理を実現できるかもしれません。
それでは早速、Yoomを使って2つのアプリを連携していきます！
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
今回は、【SPIRALでステータスが更新されたらNP掛け払いで請求を依頼する】というフローを作成します。
作成の流れは以下の通りです。
・テンプレートをコピー
・SPIRALで「レコードが更新されたら」というトリガーを作成
・次に分岐を設定
・その後、NP掛け払いで「購入企業を登録」というアクションを設定
・NP掛け払いで「取引を登録」というアクションを設定
・NP掛け払いで「請求を依頼」というアクションを設定
・最後にトリガーが起動するようにON
1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てきます。
右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックし、オペレーションを設定します。
タイトルや詳細は、クリックで編集可能ですので、適宜変更してください。
「アプリトリガー レコードが作成・更新されたら」をクリックします。
1) アクションは「レコードが作成・更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択して、必須項目を入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。
アプリIDとデータベースIDはアプリが連携出来ていると候補から選択できます
※起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
1) フローに戻り、「分岐」のアイコンをクリックします。
2) 必須項目を入力します。
オペレーションは「レコードが作成・更新されたら」を選択して、アウトプットは「ステータス」と入力します。分岐条件が「ステータス」「値と等しい」「審査OK」となっていることを確認してください。
入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 購入企業を登録」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「購入企業を登録」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとSPIRALのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 取引を登録」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「取引を登録」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとNP掛け払いのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 請求を依頼」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「請求を依頼」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとBacklogのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【SPIRALでステータスが更新されたらNP掛け払いで請求を依頼する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもYoomには、SPIRALを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。
1.SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
このテンプレートは、SPIRALにキーワードが追加されると、都度Google検索を行い、口コミ情報の収集と要約を自動で行うことが可能です。Google検索は任意のWebサイトからも口コミ情報を収集できるため、業務に合わせてカスタマイズすることができます。また自動化によって、重複や作成漏れなどの人的ミス防止にもつながりそうです。
2. SPIRALに追加されたキーワードで口コミをGoogle検索し、結果をGoogleスプレッドシートに更新する
このテンプレートは、Backlogに新しい課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成でき、フォルダ情報をBacklogから引用することで、ヒューマンエラーのリスク回避が期待できます。
フォルダ作成の手作業を省いて、業務効率化も見込めます。
3.SPIRALで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する
このテンプレートは、SPIRALに登録された情報で自動でGoogleカレンダーに予定を作成します。
手入力の手間を大幅に削減することで、チーム全体の業務効率向上が見込めます。
また自動化によって入力ミスや漏れが起こるリスクを回避することができるため、共有する情報の精度向上が期待できます。
今回ご紹介したSPIRALとNP掛け払いを連携させた自動化フローは、ステータスが更新されるたびに自動で請求依頼が行われることで、時間を大幅に節約でき、人為的ミスの削減も見込めます。
また、スタッフは作業時間の削減した時間をより重要な業務に集中でき、企業全体の生産性の向上も見込めます。
この仕組みを導入することで、経理部門の負担が軽減され、営業部門は新たな顧客獲得の集中することが期待できます。
Yoomを使って連携設定を行えば、専門的な知識がなくても簡単にアプリを連携できます。
ぜひこの連携を活用し、業務の効率化を図ってみてください。
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