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決済機能を備えたSquareとMicrosoft Excelの連携により、決済完了情報を自動で登録できます。
この自動化により手動入力の手間を省き、ヒューマンエラーを削減することで正確なデータ管理の実現が期待できます。
本記事では、この自動化のメリットと具体的な活用方法について詳しく解説します。
・Squareを店舗やオンライン決済で活用し、売上データを手動で管理している方
・Microsoft Excelを利用して売上や在庫を管理しつつ、手作業によるミスを減らしたい方
・在庫管理にExcelを使用し、Squareでの売上データと効率よく連携させたいと考えている方
・複数店舗を運営しており、売上データを一元管理して迅速な意思決定を求めるオーナーの方
・SquareとMicrosoft Eを活用しており、それぞれの連携で業務効率化を図りたい方
手動入力では数字の入力ミスやデータ抜けが発生する可能性がありますが、自動化によりこれらのリスクを軽減できる可能性があります。
SquareのデータがそのままMicrosoft Excelに登録されるため、取引情報が正確に反映され、信頼性の高いデータ管理が実現します。
例えば、経理担当者が税務申告用の資料を作成する際、データに誤りがない状態で作業を進められるため、後からの修正や確認作業が最小限に押さえられるでしょう。
Squareでの決済が完了すると、Microsoft Excelにデータが自動的に反映されるため、売上や取引状況を迅速に確認できます。
これにより、店舗のパフォーマンスをすぐに把握し迅速な対応が可能となるでしょう。
例えば、売上が特定の時間帯に集中している場合、人員配置を変更するなどの意思決定が迅速に行えるかもしれません。
この仕組みは特に、複数店舗を運営しているビジネスにおいて、各店舗の売上状況を一元管理する際に有効です。
Squareでの決済データがExcelに自動的に反映されることで、売上情報を基にした在庫管理が容易になります。
例えば、特定の商品が売れるたびにその情報がMicrosoft Excelに登録されるため、在庫の確認も容易になり、在庫切れによる売り逃しの発生がなくなるかもしれません。
これにより、店舗運営などが安定し、売上への貢献も期待できるかもしれません。
[Yoomとは]
では、「Squareで決済が完了したらMicrosoft Excelに登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・SquareとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Squareのトリガー設定及び分岐アクションの確認、Microsoft Excelのオペレーション設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはSquareをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSquareを検索してください。
Squareのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(2)Squareのログイン画面に移行するので、アカウント情報を入力し、［続行］をクリックしてください。
(3)次画面でパスワードを入力し、ログインします。
以下の画面のようにアカウントの保護を推奨する画面に移動します。
状況に合わせて設定しましょう。
まずは1つ目のSquareの接続が完了しました。
(3)次にMicrosoft Excelのアプリ連携を行います。
Squareのマイアプリ登録と同様に、Microsoft Excelを選択します。
(4)Microsoft Excelのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
認証が正常に完了すると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるため、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは分岐アクションを含めて3つです。
(1)まず、Squareのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Squareで決済が完了したらMicrosoft Excelに登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)トリガーとなる「支払い（決済）が作成されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」を選択しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(4)［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで以下のようなアウトプットを取得できます。
（内容は一例です。）
(1)2つ目の分岐アクションはすでに設定されています。
「コマンドオペレーション」をクリックし、設定内容を確認しましょう。
(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション：支払い（決済）が作成されたら」→「アウトプット」を「ステータス」に対象として指定しています。
「アウトプット」や「分岐条件」は状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「値と等しくなると『COMPLETED』として処理される」ように設定します）
(3)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
(1)最後に3つ目のアクション「レコードを追加する」をクリックします。
(2)連携したいMicrosoft Excelアカウントの情報を入力後、スクロールして「データベースの連携」の項目を埋めていきます。
以下の画像のように連携したアカウントから情報を引用できます。
（例として、ファイルの保存場所からサイトIDを引用しています。）
(3)「アイテム名」なども情報の引用が可能です。
項目入力後、［次へ］をクリックします。
(4)次画面でMicrosoft Excelの指定したテーブルに、新しいレコードを追加する設定を行います。
「追加するレコードの値」の項目を入力していきましょう。
(5)入力内容に問題なければ、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
すべての設定が完了したという表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックしましょう。
これでフローボットの設定が完了しました。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもSquareを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Squareに新しく決済の取引情報が作成されたら、LINEに通知するフローです。
SquareとLINEを連携することで取引情報の作成がされると、自動的にLINEに通知され、迅速に情報を確認することができます。
2.Squareで新しく決済の情報が作成されたら、freee会計の取引先を作成するフローです。
Squareとfreee会計を連携することで取引先を自動作成でき、情報管理の抜け漏れを最小限にすることができます。
3.決済業務の効率化でSquareを活用している方やHubSpotへのデータ連携を効率化したい方におすすめのフローです。
Squareで決済が完了するとHubSpotに取引情報として登録されるため、手動作業を削減できます。
業務時間外の決済情報もHubSpotへシームレスに登録されるため、入力漏れや重複データの発生を防ぎ、、管理業務の効率化が期待できます。
SquareとMicrosoft Excelの連携により、決済情報の自動登録が可能となり、手動入力の手間を省くことができます。
これにより、データの正確性が向上し、企業の意思決定が迅速に行えるようになるかもしれません。
特に複数店舗を運営している場合や決済情報管理を効率化したい場合に、この自動化フローは有効です。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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