SquareとOutlookを連携して、Squareで支払いが行われたらOutlookで個別にサンクスメールを送信する方法

支払い後のサンクスメール送信は重要ですが、件数が増えるほど手動で作業するのは大変ですよね。
送り忘れてしまったり、メールに記載する金額を間違えてしまうリスクもあります。
そこで本記事では、Squareで支払いが行われたら、Outlookで個別にサンクスメールを自動送信する方法や、メリットをご紹介します。
この自動化により、業務効率が向上し、一貫した顧客対応が可能になるかもしれません。
ぜひお試しください。

こんな方におすすめ

・SquareとOutlookを使用しており、決済後に別途で顧客へのサンクスメール対応を自動化したいと考えている方
・手動でのメール作成に時間を取られ、顧客対応の一貫性に課題を感じているECサイト運営者や店舗経営者
・支払い完了後の顧客対応で入力ミスを防ぎたいECサイト運営者
・ブランドイメージを強化するために、統一されたサンクスメールを送信したいと考えている方
・繰り返しのメール作業を自動化して、業務効率化したい小規模事業者や店舗経営者

SquareとOutlookの連携メリットと具体例

メリット1: 手間の削減と業務効率化

SquareとOutlookの連携によって、手動でメールを作成・送信する手間を削減できます。
また、スタッフはメール作成以外の業務に時間を割けるようになり、業務全体の効率向上が期待できます。
例えば、小規模のECサイトでは、毎日複数件の支払い確認が発生しますが、手動でのサンクスメール作成に時間が取られてしまう場合があります。
しかし、この自動化によって、支払いが確認され次第、Outlookからパーソナライズされたメールが自動送信されるため、作成作業の負担が軽減されよりスムーズな対応が実現できるかもしれません。

メリット2: 一貫した顧客体験の提供

SquareとOutlookの連携で、顧客に対して一貫したプロセスでメッセージを通知でき、ブランドイメージの統一性を高めることが期待できます。
手動でメールを送信する場合、文面や対応速度が担当者によって異なることがありますが、自動化すれば、統一されたテンプレートとタイミングでメールを送信できます。
例えば、オンラインストアで支払い完了後に送られるメールに、お礼のメッセージや購入商品の詳細、次のステップ（発送予定日や配送状況の確認方法など）を記載することで、顧客がスムーズにサービスを受けられるようサポートできます。
このような自動化は、顧客ごとに異なる対応を行う煩雑さを排除し、サービス品質を一定以上に保つことが見込めます。

メリット3: 入力ミスの削減

SquareとOutlookの連携によって、手動による入力ミスを削減できます。
手動で顧客情報を入力し、メールを作成・送信する場合、特に件数が多いと誤字脱字や宛先間違いが発生しやすくなります。
しかし、支払いデータを自動で取得し、その情報に基づいてメールを生成すれば、これらのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
例えば、セミナーの参加費をSquareで受け付ける際、顧客名やメールアドレスが自動的に反映されたサンクスメールが送信されることで、正確な情報を提供することにつながります。
これにより、入力ミスによる不適切なメール送信や、顧客への不信感を与えるリスクを減らせるかもしれません。
また、内部確認や修正作業にかかる時間も削減されるため、スタッフの業務効率も向上するでしょう。

[Yoomとは]

SquareとOutlookの連携フローの作り方

ここまで、SquareとOutlookの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Squareで支払いが行われたらOutlookで個別にサンクスメールを送信する」フローボットを作成していきます。

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

SquareとOutlookをマイアプリ連携する。
テンプレートをコピーする。
フロー起点のSquareのトリガー設定と、その後のOutlookのオペレーション設定を行う。
トリガーボタンをONにして、SquareとOutlookの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のSquareとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Squareと検索し、ご利用の方法でログインしてください。

続いてOutlookと連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Square・Outlookがマイアプリに連携されたらOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「支払い（決済）が作成されたら」を選択します。
タイトルは、必要に応じて変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。

トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

ここでSquareに移動し、以下のようなテスト決済を登録しましょう。

フローボットに戻り、テストします。
アウトプットにSquareのテスト決済内容が反映していたら保存します。

続いて「特定の顧客情報を取得」をクリックしましょう。
デフォルトで登録されているので、このままテストを行います。

顧客情報がアウトプットに取得できていたら保存します。

続いて「メールを送る」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
メール内容を設定していきましょう。
メールアドレスは以下のようにアウトプットから選択します。

メール本文はアウトプットを以下のように活用して設定しました。

アウトプットを使用したのは赤枠の項目です。

設定が完了したら次に進みましょう。

反映されているアウトプットの内容に間違いがないか確認し、テストします。
成功したら保存しましょう。
ここで送信されたメールを確認してみます。

内容が無事に反映されていますね。
レシートURLをクリックすると以下の画面が表示されます。
このURLをメールに組み込むと、より便利になるでしょう。

ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Squareを使ったその他の自動化例

1.Squareで決済が完了したらMicrosoft Excelに登録するフローです。

決済データの管理をMicrosoft Excelで行っている方におすすめです。
決済が多いほど転記に時間がかかりますが、自動化することで件数が多くなっても業務を滞りなく進められそうですね。

2.Squareで決済情報が作成されたら、freee会計の取引先を作成するフローです。

取引先作成は、時間も手間もかかる作業です。
ルーティン業務は自動化し、属人化を防ぎましょう。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたらSquareに顧客情報を登録するフローです。

手作業で顧客情報を登録していると、一桁間違えたり、登録漏れが発生するリスクがあります。
Google スプレッドシートに登録されている情報を用いるので、顧客情報が登録できるので、そのようなミスを防げます。

まとめ

今回は「Squareで支払いが行われたらOutlookで個別にサンクスメールを送信する」フローボットを紹介しました。
SquareとOutlookを連携して支払い後のサンクスメール送信を自動化することで、業務効率の向上が期待できます。
この自動化は手動作業の手間を削減し、入力ミスを防ぐことでスタッフの負担軽減も見込めるでしょう。
結果として、顧客に対して迅速かつ正確な対応が可能となり、ブランドイメージの向上にも寄与する可能性があります。

ぜひこの機会にYoomを使い、SquareとOutlookの連携を試してみてください。