GMOサインで契約が完了したらkintoneの情報を自動更新する方法

工程は全部で5ステップです

1.GMOサインとkintoneをマイアプリ登録
2.GMOサインで署名が完了したら起動するトリガーを設定
3.GMOサインでアクセストークンの生成と文書詳細情報の取得
4.kintoneでレコードを更新するアクションを設定
5.テストと確認

ステップ1：GMOサインとkintoneのマイアプリ連携

初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。

1. Yoomのアカウントにログインします。

アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2.新規接続をクリックします。

3.赤枠からアプリ名で検索できます。
今回はGMOサインとkintoneをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、GMOサインとkintoneのアイコンがマイアプリに表示されます。

kintoneのマイアプリ登録方法については、以下のリンクを参照してください。

kintoneマイアプリ登録方法

また、GMOサインとの連携について、いくつか注意点がございます。
詳しくは以下のリンクをご確認ください。

GMOサインとの連携について

その他、Yoomについて不明点があれば、Yoomヘルプセンターをぜひご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のバナーにある「試してみる」をクリックして、自動化の設定をしていきましょう。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2：従業員情報が更新されたら起動するトリガーを設定

1.順番にクリックしながら設定していきます。
まず、一番上の「署名が完了したら」をクリックします。
なお、アプリトリガーでGMOサインの「署名が完了したら」を利用するには、いくつかご留意いただきたい事項があります。
以下のリンクをご確認ください。

GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点

2. タイトルは自由に入力してください。
GMOサインと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは「署名が完了したら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3. WebhookURLをコピーし、GMOサイン内の管理画面で設定を行ってください。
設定が終わったらテストを行い、エラーが出なければ保存してください。

ステップ3：GMOサインでアクセストークンの生成と文書詳細情報の取得

1.「アクセストークンの生成」のアイコンをクリックします。

2.GMOサインと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「アクセストークンの生成」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

3.シークレットキーと顧客IDを設定してください。
シークレットキーと顧客IDが不明な場合はGMOサインにお問い合わせください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

4.フローに戻ります。
「文書詳細情報の取得」のアイコンをクリックします。

5.アクションは「文書詳細情報の取得」を選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

6.シークレットキー、顧客ID、アクセストークンを設定しましょう。
アクセストークンは、先程取得した「アクセストークン」をアウトプットとして設定します。
入力が終わったらテストして保存してください。

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ステップ4：kintoneでレコードを更新するアクションを設定

1.「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。

2.kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「レコードを更新する」を選択します。

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3.アプリIDを入力してください。
入力が終わったら「次へ」をクリックしてください。

4.更新したいレコードの条件を設定してください。
更新したいレコードの条件はプルダウンから選択できます。

5.更新後のレコードの値を設定してください。
欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、その中から任意のものを選択してください。
設定が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

6.これで、【GMOサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新する】というフローが完成しました。

ステップ5：テストと確認

設定が完了したら、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

このフローを使った具体的な利用シーン

今回紹介したテンプレートが活きる利用シーンも紹介します。

1.契約成立に伴う顧客情報の自動更新

契約が成立すると同時に、顧客情報が自動的に更新されるため、営業担当者は常に最新の情報を把握しやすくなります。
契約の種類や顧客ごとの詳細データも自動で反映されるため、手動入力の手間が省け、業務効率の向上が期待できます。
また、自動化により、営業活動に集中できる環境が整いやすくなります。
特に、多数の顧客を抱える企業においては、情報の自動更新によって担当者の負担が軽減され、正確なデータに基づく迅速な対応が促されるでしょう。

2.契約完了後の次の作業内容の自動設定

契約が完了すると、次に取り組むべき具体的な作業内容が自動で設定されるため、担当者は次の手順を把握しやすくなります。
これにより、納品スケジュールの確認や顧客へのアフターフォローの依頼などが自動的にリストアップされるため、担当者は効率的に対応できるようになります。
また、複数の契約を同時に進行する場合でも、必要な作業が整理されるため、担当者の負担が軽減され、管理がスムーズになります。

3.契約完了後の請求書発行プロセスの自動化

契約がGMOサインで締結された時点で、kintone内で請求情報が自動更新され、請求書発行担当者に通知が届きます。
これにより、契約完了から請求書発行までの時間を短縮し、請求漏れを防ぎます。
また、請求金額や請求先の情報も自動的に反映されるため、ヒューマンエラーが発生するリスクを低減することが期待できます。
これにより、請求書発行のプロセス全体が効率化され、経理部門の負担が軽くなる可能性があります。
特に多くの契約を扱う企業では、業務の自動化が作業時間の短縮につながり、他の重要な業務に集中するための時間を生み出す助けとなるでしょう。

Yoomのテンプレートがあれば、難しい作業なしでスムーズに設定を済ませられます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

GMOサインやkintoneを使ったその他の自動化の例

他にもGMOサインやkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
このテンプレートを使うとkintoneのプロセス管理でステータスが更新されるたびにGMOサインで契約書の作成と署名依頼が自動で送信されます。
kintoneを頻繁に確認しなくて済むため、その後の業務を効率的に進めることができます。

2.GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
このフローを活用することで、GMOサインで契約や同意の手続きが完了するとファイルを自動的にGoogle Driveへ保存します。
これにより、手動作業が減り、誤った場所への保存や保存忘れを防ぐことができます。

3.kintoneでコメントが投稿されたらSlackに通知するフローです
kintoneは業務効率を上げる便利なツールですが、コメントが投稿されるたびにSlackを手作業で確認すると情報を見逃したり、対応が遅れることがあります。
このテンプレートを使うと、プロジェクトメンバーはすぐにコメントを確認し、迅速に対応できます。

まとめ

GMOサインとkintoneを連携させることで、GMOサインで契約が完了したらkintoneの情報が自動で更新されるようになりました。
自動化を活用することで手作業を待たずに情報が即座に更新されます。その結果、最新の内容をタイムリーにチームで共有できるようになります。
Yoomを使った自動化の導入は、誰でも手軽に始められます。専門知識がなくてもステップごとに入力するだけで簡単に完了します。
よく使うアプリを連携させるだけで、手間のかかる作業が楽になります。ぜひ試してみてください。