Microsoft TeamsとOutlookを連携して、Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る方法

[Yoomとは]

Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る方法

Microsoft Teamsのチャンネルに投稿された内容をMicrosoft Teams APIで受け取り、Outlookの提供するAPIを経由して、Outlookに自動的にメールを送ることができます。Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミング知識がなくても簡単にこの自動化を実現できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• Microsoft TeamsとOutlookをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するかを確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

ステップ1：Microsoft TeamsとOutlookをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Microsoft Teams」と「Outlook」を１つずつ検索します。

Microsoft Teamsを選択したら、使用するアカウントでログインします。

同様にOutlookを選択したら、使用するアカウントでログインします。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
アプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後は、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。

ステップ4：Microsoft Teamsのアクションを設定

1) アクションは「チャネルにメッセージが送信されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
チームID、チャンネルIDはアプリ登録ができていれば候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：Outlookのアクションを設定

1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メールを送る」を選択して、必須事項を入力します。

Microsoft Teamsのアウトプット情報を活用して入力できます。

必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【Microsoft Teamsで送信されたユーザー情報をOutlookに登録する】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

Microsoft TeamsとOutlookを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft TeamsとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しMicrosoft Teamsに通知する
このテンプレートは、Outlookで受信したお問い合わせメールに対し、Difyを使用して回答内容を自動作成し、Microsoft Teamsに通知するプロセスです。
例えば、カスタマーサポート部が受け取った問い合わせに迅速な対応が求められる場合、Difyでの自動応答作成とTeamsでの通知により、対応スピード向上が期待できます。
‍これにより、顧客満足度を高めつつ、チームの負担を軽減し、業務効率化が見込めます。

2.Outlookにメールが届いたら、要約してMicrosoft Teamsに送信する
このテンプレートは、Outlookに届いたメールを自動で要約し、Microsoft Teamsに送信するプロセスです。
例えば、経営企画部が重要なメールを要約してTeamsに共有することで、チーム全体が素早く内容を把握できます。
これにより、情報共有が効率化が見込めます。
要約された情報を活用することで、会議の準備時間を短縮し、業務のスピードアップが期待できます。

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3.Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する
このテンプレートは、Outlookで受信した契約書をOCRで読み取り、自動的にkintoneに追加し、その結果をMicrosoft Teamsで通知するプロセスです。
例えば、総務部が受け取った契約書を迅速にデータ化し、営業部に素早く通知することができます。
これにより、手作業の削減と情報共有のスピードアップが可能になり、業務効率と精度が向上が期待できます。

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まとめ

今回は、Microsoft Teamsのチャンネルに投稿があると、Outlookで自動的にメールを送信するフローをご紹介しました。
Microsoft TeamsとOutlookの連携により、情報伝達の効率化や業務品質の向上が期待できます。
これにより、コミュニケーションの迅速化やヒューマンエラーの防止だけでなく、顧客満足度の向上やチーム全体の生産性向上も見込めます。
また、Yoomを活用することで、技術的な知識がなくても簡単に自動化を導入できます。
自動化の導入により、従業員がより重要な業務に集中できる環境が整い、業務全体の効率向上も期待できます。
ぜひこのブログの手順を参考に、Microsoft TeamsとOutlookの連携を試してみてください。