Microsoft TeamsとOutlookを連携して、Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る方法

現代のビジネス環境では、より効率的な情報共有とコミュニケーションが必要になってきています。
特に、リモートワークの普及に伴い、チーム間のスムーズな連携が欠かせません。
そこで今回は、Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送信する方法をご紹介します。
この自動化により、情報の見落としを防ぎ、業務効率を飛躍的に向上させることが期待できます。
また、ノーコードで連携できる設定方法も解説しますので、ぜひ参考にしてください。

こんな方におすすめ

Microsoft TeamsとOutlookを日常業務で利用している方
顧客対応のスピードアップと情報伝達の効率化を検討している方
タスク管理や重要情報の見落としを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方

Microsoft TeamsとOutlookの連携メリットと具体例

メリット1：迅速な情報共有

Microsoft Teamsのチャンネルに投稿された情報をOutlookのメールで自動的に通知することで、関連するメンバーが素早く情報を確認できます。
特に複数の部門や外部パートナーが関与するプロジェクトでは、スピーディな情報共有によって迅速な意思決定が見込めます。
この仕組みにより、Microsoft Teamsにアクセスしなくても重要な更新が見落とされるリスクを減らし、プロジェクトの進行をスムーズにすることが期待できます。
例えば、新製品の開発プロジェクトで、多様なチームが関わる場合、Microsoft Teamsで共有された重要な変更点や更新情報が自動的にメールで通知されることで、各チームメンバーは素早く対応策を検討できます。
これにより、プロジェクト全体のスピードと効率が向上します。

メリット2：顧客対応の迅速化と品質向上

顧客対応チームがMicrosoft Teamsでの問い合わせ情報を素早くメールで受け取れるようにすることで、迅速な対応が見込めます。
クレームや要望が投稿された際、それを担当者に転送することで、レスポンス時間を短縮でき、顧客満足度の向上や、組織の信頼性向上が期待できます。
例えば、顧客からのフィードバックや問い合わせがMicrosoft Teamsに投稿された際、それが自動的に対応チームのOutlookに通知されます。
これにより、担当者はすぐに顧客とコンタクトを取り、迅速な問題解決が見込めます。

メリット3：ヒューマンエラーの防止

重要な情報やタスクがMicrosoft Teamsの投稿だけで管理されていると、見落としや連絡漏れが発生しやすくなります。
Microsoft Teamsの投稿をOutlookに自動送信する仕組みを導入することで、全員が同じ情報を確実に受け取る環境が整い、担当者が重要なタスクを見逃すリスクの低減が期待できます。
特に、プロジェクト進行中の重要な更新やデッドラインの通知などにおいて、ミスが減少し、業務の正確性向上が見込めます。
例えば、緊急のタスクや重要なデッドラインがMicrosoft Teamsに投稿された際、それがOutlookで自動通知されることで、担当者は確実にその情報を認識でき、タスクの遅延やミスを未然に防ぐことが期待できます。

ここからは、Yoomのテンプレート【Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る】という連携フローを使って設定をしていきます。

[Yoomとは]

Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る方法

Microsoft Teamsのチャンネルに投稿された内容をMicrosoft Teams APIで受け取り、Outlookの提供するAPIを経由して、Outlookに自動的にメールを送ることができます。Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミング知識がなくても簡単にこの自動化を実現できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

Microsoft TeamsとOutlookをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
トリガー、アクションの設定
最後にトリガーが起動するかを確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

ステップ1：Microsoft TeamsとOutlookをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Microsoft Teams」と「Outlook」を１つずつ検索します。

Microsoft Teamsを選択したら、使用するアカウントでログインします。

同様にOutlookを選択したら、使用するアカウントでログインします。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
アプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後は、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。

ステップ4：Microsoft Teamsのアクションを設定

1) アクションは「チャネルにメッセージが送信されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
チームID、チャンネルIDはアプリ登録ができていれば候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：Outlookのアクションを設定

1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メールを送る」を選択して、必須事項を入力します。

Microsoft Teamsのアウトプット情報を活用して入力できます。

必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【Microsoft Teamsで送信されたユーザー情報をOutlookに登録する】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

Microsoft TeamsとOutlookを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft TeamsとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しMicrosoft Teamsに通知する
このテンプレートは、Outlookで受信したお問い合わせメールに対し、Difyを使用して回答内容を自動作成し、Microsoft Teamsに通知するプロセスです。
例えば、カスタマーサポート部が受け取った問い合わせに迅速な対応が求められる場合、Difyでの自動応答作成とTeamsでの通知により、対応スピード向上が期待できます。
‍これにより、顧客満足度を高めつつ、チームの負担を軽減し、業務効率化が見込めます。

2.Outlookにメールが届いたら、要約してMicrosoft Teamsに送信する
このテンプレートは、Outlookに届いたメールを自動で要約し、Microsoft Teamsに送信するプロセスです。
例えば、経営企画部が重要なメールを要約してTeamsに共有することで、チーム全体が素早く内容を把握できます。
これにより、情報共有が効率化が見込めます。
要約された情報を活用することで、会議の準備時間を短縮し、業務のスピードアップが期待できます。

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3.Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する
このテンプレートは、Outlookで受信した契約書をOCRで読み取り、自動的にkintoneに追加し、その結果をMicrosoft Teamsで通知するプロセスです。
例えば、総務部が受け取った契約書を迅速にデータ化し、営業部に素早く通知することができます。
これにより、手作業の削減と情報共有のスピードアップが可能になり、業務効率と精度が向上が期待できます。

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まとめ

今回は、Microsoft Teamsのチャンネルに投稿があると、Outlookで自動的にメールを送信するフローをご紹介しました。
Microsoft TeamsとOutlookの連携により、情報伝達の効率化や業務品質の向上が期待できます。
これにより、コミュニケーションの迅速化やヒューマンエラーの防止だけでなく、顧客満足度の向上やチーム全体の生産性向上も見込めます。
また、Yoomを活用することで、技術的な知識がなくても簡単に自動化を導入できます。
自動化の導入により、従業員がより重要な業務に集中できる環境が整い、業務全体の効率向上も期待できます。
ぜひこのブログの手順を参考に、Microsoft TeamsとOutlookの連携を試してみてください。