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請求書の管理は、重要業務ではあるものの、数が多くなればなるほど確認の手間がかかります。
また、担当者が請求書の登録を見逃してしまうと、対応が遅れる可能性があります。
そこで、今回はTOKIUMとChatworkの連携で確認の手間を減らし、作業効率を上げる自動化フローを作成してみました。
本記事では、2つのアプリを連携するメリットを踏まえながら、具体的な連携方法について詳しく解説していきます。
通常だと、請求書が登録されるたびに担当者がシステムを手動で確認する必要がありますが、連携することで自動的に通知が送られるため、確認作業の効率が向上します。
特に、複数の請求書が短期間に登録される場合、通知によって重要な情報が見逃されるリスクを減らせるでしょう。
この自動化により、担当者の請求書処理漏れなどを防止することが期待できます。
請求書が登録された際に、特定の担当者だけでなく関連する全メンバーに通知を送ることで、全員が最新の状況を把握できるようになります。
通知機能を活用すると、誰かが情報を見逃したり、共有のタイミングが遅れるリスクを軽減し、情報の漏れや遅延を防ぐことが期待できます。
さらに、Chatworkを使ったコミュニケーションが取れるため、関連する業務を担当するチームメンバーともスムーズに連携でき、請求書処理全体の効率化が実現するでしょう。
[Yoomとは]
ここまでメリットを紹介してきました。
では早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
登録が完了したら、「TOKIUMで請求書が登録されたらChatworkに通知する」フローボットを作成していきます。
■概要
TOKIUMで請求書が登録されたらChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・登録された請求書の内容に応じてChatworkの通知先を柔軟に設定したい方
2.TOKIUMの請求状況を把握したい部署
・重要な取引先の請求書登録完了をChatworkで通知を受け取って迅速に対応したい方
3.マネージャー・経営層
・重要な取引先への請求書登録をChatwork上で把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書管理業務を効率化し企業の生産性を向上させるツールですが、請求書が登録されるたびにChatworkに手動で通知を行うのは、業務のボトルネックとなり作業担当者の貴重な時間を奪ってしまいます。
このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録をトリガーにChatworkへの通知が自動化されることで、請求書登録を直ぐに把握して迅速な承認や確認が可能になります。手作業による通知業務から解放されることで、担当者はより重要な業務に集中することができ生産性の向上に繋がります。
例えば、請求書の内容確認や承認作業を迅速に行うことにより、支払遅延を防ぎ取引先との良好な関係を維持することができます。また請求書の処理状況をチーム内で直ぐに共有することで、連携がスムーズになり業務全体の効率化にも繋がります。
■注意事項
・TOKIUM、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
まずは、使用しているTOKIUMとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→TOKIUMの順に選択します。
以下の項目を入力し、追加をクリックします。
続いてChatworkを連携します。
メールアドレスとパスワードでログインすると以下の画面が出ますので、こちらも問題なければ許可をクリック。
2つのアプリがマイアプリに表示されたらOKです。
今回は用意されているテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!
ではアプリトリガーを設定していきましょう。
「請求書が登録されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
必須項目の設定に入ります。
テスト→テスト成功し、アウトプット欄にスプレッドシートの内容が反映されているのを確認して保存します。
ここのアウトプットは後程使用しますよ。
続いて「Chatworkに通知する」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはメッセージを送るです。
以下の画面で詳細を設定します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
TOKIUMで請求書が登録されたらChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・登録された請求書の内容に応じてChatworkの通知先を柔軟に設定したい方
2.TOKIUMの請求状況を把握したい部署
・重要な取引先の請求書登録完了をChatworkで通知を受け取って迅速に対応したい方
3.マネージャー・経営層
・重要な取引先への請求書登録をChatwork上で把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書管理業務を効率化し企業の生産性を向上させるツールですが、請求書が登録されるたびにChatworkに手動で通知を行うのは、業務のボトルネックとなり作業担当者の貴重な時間を奪ってしまいます。
このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録をトリガーにChatworkへの通知が自動化されることで、請求書登録を直ぐに把握して迅速な承認や確認が可能になります。手作業による通知業務から解放されることで、担当者はより重要な業務に集中することができ生産性の向上に繋がります。
例えば、請求書の内容確認や承認作業を迅速に行うことにより、支払遅延を防ぎ取引先との良好な関係を維持することができます。また請求書の処理状況をチーム内で直ぐに共有することで、連携がスムーズになり業務全体の効率化にも繋がります。
■注意事項
・TOKIUM、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
1.TOKIUMで経費が登録されたらChatworkに通知するフローです。
オフィスにいなくても、モバイル端末でChatworkのメッセージを確認でき、経費が登録されたことを把握できます
。経費が登録されると自動でメッセージが来るので、確認漏れの防止に役立つ可能性があります。
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請状況をリアルタイムで把握したい方
・経費精算の申請がされたら迅速にChatworkで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・新しい経費精算申請をリアルタイムで把握して迅速な承認作業を行いたい方
・申請の通知をChatworkで受け取り確認漏れを防ぎたい方
3.経営者・管理者
・社員の経費使用状況を把握して経費管理に役立てたい方
・特定の条件（高額な経費など）を満たす経費精算申請があった場合にChatworkで通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費が登録されるたびにChatworkで手動で通知するのは、業務のボトルネックとなり担当者の時間を無駄にするだけではなくミスや遅延の原因にもなりかねません。
このフローを導入することで、TOKIUMでの経費登録をトリガーにしてChatworkへの通知が自動化されます。これにより、経費登録をリアルタイムで把握して迅速な申請確認が可能になります。手作業による通知業務から解放されることで担当者はより重要な業務に集中することができ生産性向上にも繋がります。
■注意事項
・TOKIUM、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
2.クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Chatworkに通知するフローです。
クラウドサインを直接確認する必要がなく、Chatwork上で書類の取り消しや却下が確認できます。
■概要
クラウドサイン（cloudsign）で書類が取り消し・却下されたら、Chatworkに連携して詳細を通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
・外勤のフィールドセールス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類が取り消されたり、却下された際に、Chatworkに通知がすぐに届き迅速な対応が可能となります。
・Chatworkに通知する内容や通知先のチャットルームなどは自由にカスタマイズできます。
・書類の取り消しや却下をChatworkで確認できるため、承認プロセスの問題点を把握しやすくなります。
■注意事項
・Chatwork、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をChatworkに通知するフローです。
取引件数が多ければ多いほど、支払い期日の過ぎた取引を取得するのは時間がかかりますよね。
このフローボットは毎月月初に、支払い期日の過ぎた取引を自動で取得してChatworkに通知してくれるので、資金繰りの改善策を立てやすくなるでしょう。
■概要
毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を利用している経理担当者
・支払い期限超過の取引を見逃したくない方
・毎月初めにまとめて支払い期限超過の取引を確認したい方
・Chatworkでチームメンバーに通知し、迅速な対応を促したい方
2.freee会計を利用している経営者・管理者
・支払い期限超過の取引を把握し、資金繰りの改善に役立てたい方
・経理担当者にリマインドを送信し、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での確認作業が不要になり、経理担当者の負担を軽減できます。
・支払い期限超過の取引を早期に把握することで、資金繰りの改善に役立ちます。
■注意事項
・freee会計、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
今回は「TOKIUMで請求書が登録されたらChatworkに通知する」フローボットをご紹介しました。
請求書が登録されるたびに通知を手動で行うのは、時間と労力がかかりますよね。
TOKIUMとChatworkを連携することで、請求書管理の効率やチーム全体の情報共有の向上が期待できます。
Yoomを使えば、ノーコードで簡単に連携が設定できるので、技術的なハードルを下げ、誰でも業務の自動化を実現できますよ。
ぜひ、この機会にTOKIUMとChatworkの連携に挑戦してみてください。
あなたの業務効率化をYoomはサポートします。
