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プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールの活用で、業務の効率化や情報共有の強化を目指すことができます。
本記事では、TrelloとOutlookを連携し、Trelloに新しいカードを追加したらOutlookにメールを自動で送信する方法をご紹介します。
この自動化を導入することで、タスクの進捗状況を素早く把握できるため、クライアント対応の迅速化やリモート環境での円滑な情報共有に役立ちます。
タスク共有の透明性が高まり、それによってミスや遅延を防ぐ効果が期待できます。
TrelloとOutlookを連携するメリットと、ノーコードで簡単に連携する方法を解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
プロジェクト進行中に新しいタスクが追加された際に、チームメンバー全員に周知されていないケースがあります。
しかし、TrelloとOutlookを連携し、Trelloに新しいカードを追加したらOutlookに自動でメールを送れる仕組みを導入することで、プロジェクト全体の透明性が向上します。
例えば、進行中のプロジェクトに新たなタスクが登録された際、全員がOutlookを通じてその情報を知ることができるため、共有不足によるトラブルを防げる可能性があります。
その結果、プロジェクト全体の進行状況を迅速に確認できる環境が整備され、チーム間の連携がスムーズになるかもしれません。
クライアントからの問い合わせや要望がTrelloカードとして登録された際に、素早くOutlookで自動通知を受け取れる仕組みを導入することで、顧客対応を効率化し、迅速に対応できるようになります。
例えば、緊急対応が必要なクライアントからのリクエストがTrelloのカードに登録された場合、関係者全員にメールが届きます。
これにより、誰も対応を見逃すことがなく、顧客満足度を維持できる可能性があります。
リモートワークを行う中で、情報の共有不足やコミュニケーションの欠如が課題となることが多いです。
Trelloの新しいカードが追加されたらOutlookへのメールを自動通知を活用することで、リモート環境でも最新情報をチームメンバー全員に届けられます。
例えば、リモートワークのメンバーがTrelloカードでタスクを管理している場合、Outlook通知を受け取れることで重要な変更を見逃さずに対応できます。
この自動化によって、離れた場所にいるメンバー間でも同じ情報を共有できるため、作業の一貫性を保つことが期待できます。
ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Trelloに新しいカードが追加されたことをTrelloのAPIを利用して受け取り、Outlookの提供するAPIを用いてOutlookにメールを送信することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、以下のプロセスで作成します。
Yoomの登録がまだの方は、こちらから無料登録をしてください。
登録済みの方はログインしてください。
■概要
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信するフローです。
TrelloとOutlookを連携することで、新しく作成されたカードを自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Trello、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Trelloのマイアプリ登録方法は下記を参考にしてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5543455
1.Trelloの登録方法
「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からTrelloを選択してください。
Trelloの新規登録画面に、アカウント名・アクセストークン・APIキーを入力してください。
参照）Trelloのマイアプリ登録方法の詳細はこちらをご確認ください。
これでTrelloのマイアプリ登録が完了しました。
2. Outlookの登録方法
次に「新規接続」から、Outlookを選択してください。
Trelloと連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしてください。
上記画面が表示されたら、アカウントのパスワードを入力しサインインします。
以上で、Outlookのマイアプリ登録は終了です。
下記テンプレートの「試してみる」をクリックし、移行先の画面の「このテンプレートを試してみる」というアイコンを選択してください。
■概要
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信するフローです。
TrelloとOutlookを連携することで、新しく作成されたカードを自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Trello、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Trelloのマイアプリ登録方法は下記を参考にしてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5543455
テンプレートがコピーされたら、「OK」ボタンを押して作成していきましょう。
まず、「新しいカードが追加されたら」という項目を設定していきます。
こちらの項目は、すでに設定されています。
このまま次のページに進んでください。
APIキー、APIトークン、ユーザー名、ボードIDは、注釈を参考に設定してください。
テストが成功したら「次へ」をクリックしてください。
Trelloにテスト用のカードを追加したら「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、先ほど追加したカードの情報がアウトプットに表示されます。
「保存する」をクリックし、トリガーの設定完了です。
次に、「メールを送信する」という項目をクリックし設定していきます。
こちらの項目は、すでに設定されています。
このまま次のページに進んでください。
宛先は任意で設定してください。
件名は、上記画像のように設定されています。
解説）このように設定することで、Trelloに新しいカードが追加されたら「追加されたカード名」を取得し、自動でOutlookの件名に引用できます。
本文は、「カードが追加されたリスト名」が自動で取得できるように設定されています。
件名と本文は、用途に合わせて自由に変更可能です。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
メールの送信内容の確認画面が表示されるので、変更点が無ければ「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、設定を保存します。
上記画面が表示されるので「トリガーをON」にしてください。
これで、「Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信する」フローの完成です。
■概要
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信するフローです。
TrelloとOutlookを連携することで、新しく作成されたカードを自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Trello、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Trelloのマイアプリ登録方法は下記を参考にしてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5543455
他にもTrelloを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Google スプレッドシートで行が追加されたら、Trelloにタスクを自動で追加するフローです。
このフローを活用すると、手作業の時間を省けるため、タスク解決に時間をかけることができ、効率的な問題解決によってプロジェクト進行を促進できる可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートでタスクを管理し、その内容をTrelloに手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが手間がかかる上に、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでTrelloにカードが自動で作成されるため、タスク管理の二度手間を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2. Trelloで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに自動で登録するフローです。
このフローを活用することで、手入力によるGoogleカレンダーへの設定が不要となるため、設定漏れや入力ミスを防止できます。
■概要
Trelloでカードが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理でTrelloを利用している方
・チームのタスクをTrelloで管理しているプロジェクトマネージャー
・TrelloとGoogleカレンダーの両方を活用して業務を進めているチーム
2.業務でGoogleカレンダーを利用している方
・Googleカレンダーでスケジュール管理をしている方
・Googleカレンダーへのタスク追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーを利用することで、タスクやイベントの管理が効率化されます。
また、設定した時間にリマインダーを受け取ることができるため、予定の抜け漏れを防ぎ、業務進行がスムーズになります。
しかし、Trelloに追加されたタスクをGoogleカレンダーに都度手動で設定している場合、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Trelloにタスクが追加されると自動でGoogleカレンダーに登録することができます。
手動によるGoogleカレンダーへの設定が不要となるため、Googleカレンダーへの設定漏れやご入力を防止することができ、業務を効率化することが可能です。
■注意事項
・Trello、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
3. SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらTrelloに自動で追加するフローです。
このフローを活用すると、追加されたToDoオブジェクトの情報をTrelloで一元管理することが可能です。
担当者別や期日別のToDo数などを可視化できるため、業務効率の改善やボトルネックの特定に役立てることが期待できます。
■概要
SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらTrelloに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクトマネージャー・プロダクトオーナー
・SalesforceのToDoとTrelloの連携により、顧客の声や社内からの要望をタスク管理に反映させて製品やサービスの改善に役立てたい方
・各チーム間の連携状況を可視化してプロジェクト全体の進捗管理を効率化したい方
2.Trelloを利用するプロジェクトチーム
・SalesforceのToDoに登録された顧客からの問題や要望をTrello上でカードとして管理して対応状況を可視化したい方
・営業・サポートチームからの情報をリアルタイムに把握して迅速な対応をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客管理を効率化して営業活動を円滑に進めるための強力なツールです。しかし、ToDoオブジェクトが登録されるたびにTrelloに手動でタスクを追加するのは、ヒューマンエラーや情報の漏れが発生する可能性があります。
このフローを導入すれば、Trelloに自動的で情報が追加されToDoの情報を一元管理して担当者別や期日別のToDo数などを可視化することで、業務効率の改善やボトルネックの特定に役立てることができます。
■注意事項
・Salesforce、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
本記事では、TrelloとOutlookを連携することで、Trelloに新しいカードを追加したらOutlookにメールを自動で送信する方法をご紹介しました。
この仕組みの導入により、プロジェクト全体の透明性が向上するとともに、顧客対応が効率化できるため迅速な対応が可能になります。
また、リモートワークなどで離れた場所にいるメンバーにも同じ情報を共有できるため、情報の一貫性を保つことが期待できます。
今回フローボット作成に使用したYoomでは、さまざまなアプリと連携可能です。ぜひ業務の効率化にお役立てください。
