GPTsでできること！GPTs活用法を実務で試した結果とその効果

「ChatGPTで生成した文章を、Slackやスプレッドシートにコピペするのが面倒」「毎回同じようなプロンプトを入力して、業務日報やレポートを作成している」

もしあなたがこのような手作業に時間を費やしているなら、「GPTs」を活用することで、それらの悩みを解決できるかもしれません。

GPTsとは、一言で言えば「あなた専用の業務特化型ChatGPT」を作れる機能です。外部ツールと連携させれば、生成したテキストを自動でチャットツールに送信したり、資料にまとめたりといったことまで可能になります。

この記事では、プログラミング知識がない方でも迷わず設定が完了できるよう、具体的な利用シナリオと手順を丁寧に解説します。

✍️ChatGPTについて

本記事の想定読者

この記事は、主に以下のような方を対象としています。

• ChatGPTを使って業務効率化を図りたいが、具体的な設定方法がわからない方
• 「GPTs」という言葉は知っているが、普通のChatGPTと何が違うのか知りたい方
• 生成AIで作った文章を他のツールへ転記する作業を自動化したいDX推進担当の方

GPTsとは

GPTs（GPT Store / GPT Builder）は、特定の目的やタスクに合わせてChatGPTをカスタマイズした独自のAIチャットボットを作成・利用できる機能です。

従来のChatGPTが広範な知識を持つ「万能選手」であるのに対し、GPTsは特定の分野（例：社内規定の専門家、SEO記事の執筆者、データ分析官など）に特化した「スペシャリスト」を自分で作り出せるツールです。
各機能について

GPTs：特定の目的のためにカスタマイズされたチャットボットそのものの名称。

GPT Builder：GPTsを作成するための対話型インターフェースおよびツールの名称。

GPT Store：作成されたGPTsを検索・公開するためのプラットフォーム（市場）の名称。

GPTsで設定できる主な要素

• 指示（Instructions）：AIの役割や振る舞いを定義します。
• 知識（Knowledge）：社内マニュアルなどの独自データを学習させられます。
• アクション（Actions）：外部のAPIと連携し、他ツールへの操作を実行できます。

⭐YoomはChatGPTと連携できます！

 👉Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！

ハイパーオートメーションツール「Yoom」では、ChatGPTと他のSaaSウールを連携することで様々な業務を自動化できます。たとえば今回記事でご紹介しているGPTsでは外部サービスとの連携も可能ですが、細かな設定も必要となるほか現時点で連携可能なアプリ数は限られてしまいます。しかしYoomであれば、約700アプリとのシームレスな連携が可能です！

下記のテンプレートをコピーして設定するだけで、業務自動化を実現。気になる方はぜひチェックしてみてくださいね👀

Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する

試してみる

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■概要
「Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、OutlookとChatGPTの連携により自動で返信文を生成し送信までをスムーズに行うことができます。
これにより手間を減らしつつ質の高いメール対応を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用し、多くのメール対応に時間を割いているビジネスパーソン
・メール返信の品質を維持しつつ、業務効率を向上させたい企業のサポート担当者
・ChatGPTとOutlookの連携を活用して、メール対応の自動化を図りたいIT担当者
・日常業務でのRPAやAI活用に関心があり、具体的なワークフローを探している方

■注意事項
・ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Googleフォームの情報をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの情報をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する」フローは、Googleフォームで収集したデータを活用し、ChatGPTが自動で請求書の草案を生成する業務ワークフローです。これにより、手作業の負担を軽減し、迅速かつ正確な請求プロセスを実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを用いて顧客情報を収集している事務担当者の方
・請求書作成に多くの時間を費やしている経理担当者の方
・ChatGPTを活用して業務の自動化を図りたいと考えている企業の方
・請求プロセスを効率化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方

■注意事項
・Googleフォーム、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

💻GPTsで結局何ができる？できること5選

GPTsを利用することで、単なるチャットボット以上の業務自動化が可能になります。ここでは、主にできること5つを紹介します。

1. ノーコードで自分だけのAIアプリを作成

プログラミングスキルは不要です。日本語で対話するだけで、誰でも簡単にオリジナルのGPTを作成できます。

2. 社内独自データの学習

PDFやCSVファイルをアップロードすることで、ChatGPTが本来知らない「社内規定」や「最新の製品仕様」に基づいた回答をさせることができます。

3. 外部サービスとのAPI連携

Googleカレンダー、Slack、Gmailなどの外部サービスと連携し、カレンダーへの予定登録やメール送信をチャットから直接実行できます。

4. 回答のトーンや形式の統一

「常に敬語を使わない」「Markdown形式で出力する」などのルールを事前に設定できるため、誰が使っても均質なアウトプットが得られます。

5. 作成したGPTの共有・収益化

作ったGPTは社内で共有できるほか、「GPT Store」で一般公開することも可能です。利用状況に応じた収益化の道も開かれています。
※GPT Storeでの収益分配は米国などの一部地域で先行して開始されており、日本ではまだ展開されていません（2026年1月現在）。

👤GPTsの具体的な活用事例

GPTsは、従来のChatGPTのような「対話」だけでなく、独自の知識や外部連携を組み合わせることで、多岐にわたる課題を解決します 。

1. ビジネス・業務効率化

例えば人事や総務部門では、社内規定やマニュアルを学習させた「社内Q&Aボット」が従業員の疑問に即時回答し、バックオフィスの負担を軽減します。
またマーケティング分野では、SEOに特化した記事構成案やSNS投稿案を素早く作成するなど、クリエイティブな作業のたたき台作りに役立つ点も特徴です。

2. クリエイティブ作成をだれもが行えるように

GPTsは、特定のスキルを補完する心強いツール。外部ツールと連携すれば、対話形式で画像編集や動画の台本作成、さらにはテンプレート検索まで行えます。
IT分野では、プログラムのコード生成やデバッグ、学術分野では複雑な論文データベース（PubMedなど）の検索式生成など、高度な専門スキルを要する作業を強力にバックアップします。

3. パーソナライズされたライフスタイルの支援

日常生活においても、GPTsは「専属アシスタント」として機能します。

例えば、英会話の練習相手や学習サポートを行うAI家庭教師、レシートや食事の写真を撮るだけで家計簿記帳やカロリー計算を行う機能など、個人のライフスタイルに寄り添った活用も可能です。

4. 外部連携による「自動化」の実現

Googleカレンダーへの予定追加、Gmailの自動返信、Zapierを介したSlackやNotionへの情報同期など、ChatGPTの枠を超えて実社会のツールを直接操作することが可能です。

⚙GPTsの作り方

GPTsの使い方には、主に以下の2つがあります。

• 公開されているGPTsを利用する
• オリジナルのGPTsを作成する

ここからは、「記事構成作成アシスタント（記事構成案作成のためのGPTs）」を例に、オリジナルのGPTsの作り方を見ていきましょう。

1. GPTsの作成画面を開く

右上の「＋作成する」をクリック→「構成」をクリック。

2. アイコンを設定

＋ボタンをクリックし、写真をアップロード。

3.  名前を入力

「名前」にGPTsの名前を入力。

4. 説明を入力

「説明」にGPTsの説明文を入力。

5. 指示を入力
「指示」にGPTsのプロンプトを入力。

※プロンプト例

6. 会話のきっかけを入力

「会話のきっかけ」に会話のきっかけとなる文章を入力。

7. 知識にデータをアップロード

「ファイルをアップロードする」から必要なデータをアップロード。

※例として、Googleが公開している検索評価ガイドラインのPDFファイルを読み込ませています。

8. 推奨モデルを選択

プルダウンから任意のモデルを選択

9. 機能から必要な機能を選択

4つの機能から、必要な機能を選択。

10. アクションを入力

外部のAPIと連携する場合は「新しいアクションを作成する」からアクションを追加。

※例として、Googleカレンダーへの予定登録、Slackへのメッセージ送信、Notionへのデータ保存など、外部サービスの機能を呼び出すことができます。

11. GPTsを保存する

画面右上の「作成する）」をクリックし、共有範囲を選択。

最後に「保存する」をクリック。

✅GPTSの使い方

設定を始める前の準備リスト

スムーズに設定を進めるために、以下の準備をしておくと便利です。

• ChatGPTのアカウント（有料プランのいずれかが必要）
• 連携させたい外部ツールのアカウント
• 作業時間の目安：約15分〜30分

使用した条件

ChatGPT 5.2 Thinkingモデルを活用し、特定の業務に特化したGPTsの作成と検証を行いました。

• 使用例①社内FAQ自動回答ボット

モデル：GPTs（ChatGPT 5.2 Thinking）

狙い：事前に社内規定をアップロードし、社員からの質問に自動回答する

• 使用例②会議議事録の要約＆画像生成

モデル：GPTs（ChatGPT 5.2 Thinking）

狙い：議事録の要点をまとめるとともに、画像を生成する

使い方の手順

1. 作成したGPTsを開き、モデルを選択

2. プロンプトを入力して送信

3. 出力された内容を確認する

🤔使用例2選

使用例①②それぞれの検証結果を「評価できる点」「修正が必要な点」の2つに分けてお伝えします。

使用例①社内FAQ自動回答ボット

「社内FAQアシスタント」の設定画面

設定画面の「知識」にアップロードしたPDF

社内規定PDFを「知識（Knowledge）」としてアップロードし、「週2回までのリモートワーク」や「水曜日の全員出社」といった独自のルールを正確に回答できるかテストしました。

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【「指示」の設定内容】

あなたは株式会社デジタル・イノベーションの人事・総務担当アシスタントです。

1. アップロードされた資料のみを根拠に回答してください。

2. 資料に記載がない場合は、知ったかぶりをせず「資料内に記載がありません。詳細は人事部（jinji@example.com）へ直接お問い合わせください」と伝えてください。

3. 回答は箇条書きを用い、簡潔で丁寧な敬語（です・ます調）で行ってください。

4. 根拠となる箇所が資料にある場合は、「規定第〇章によると…」のように出典を明示してください。

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検証結果

結論からお伝えすると、「知識（Knowledge）」機能を活用したGPTsは、生成AIの弱点であるハルシネーションを抑え込みつつ、資料内の情報を文脈に沿って関連付ける推論能力を備えています。

 一般的なAIであれば世の中の標準的な回答に逃げてしまいがちな質問に対しても、アップロードされた「週2回までのリモートワーク」や「水曜日の全員出社」といった独自の制約を最優先して回答する挙動が確認できました 。

1. 評価できる点

実際の検証において最も高く評価できる点は、社内規定特有の細かな数値や条件を正確に捉える能力です。

例えば、「週2回までのリモートワーク」や「水曜日の全員出社」といった独自の制約を、迷うことなく正解として提示しました。

また、資料にない育児休業の質問に対し、知ったかぶりをせず「ファイルに記載がない」と回答しています。

2. 修正が必要な点

実務への投入にあたっては、情報の混同を避けるための微調整が必要であることも浮き彫りになりました。

今回の回答では、交通費精算に関する領収書の原則を深夜残業手当にも適用していましたが、規定上の厳密な紐付けが曖昧な場合、ユーザーに誤解を与えるリスクがあります。

より正確なボットにするためには、「推論で補わず、項目ごとの条件を独立して伝えること」や「不明確な関連性は推測せず、資料の該当箇所をそのまま引用すること」を強調する必要があります。

また、回答の信頼性を高めるためには、情報の根拠となる章番号の明示を徹底させる設定も欠かせません。回答の最後に「詳細は第2章をご確認ください」といった一言を添えるよう指示を磨き上げることで、ユーザーが元データを確認する動線を作ることができます。

使用例②会議議事録の要約＆画像生成

「議事録要約アシスタント」の設定画面

田中・佐藤・鈴木の3名による会議の文字起こしを解析し、決定事項とネクストアクションを抽出します。さらに、その内容を視覚的にまとめた画像を生成するまでの流れを検証しました。

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【「指示」の設定内容】

あなたは上場企業の役員秘書、兼プロジェクトマネージャーです。

【役割】

入力された会議の文字起こしを解析し、後から見返した時に「何が決まり、次に誰が何をすべきか」が数秒で理解できる要約を作成してください。

【出力フォーマット】

以下の形式を厳守して出力してください。

# 会議名：[タイトル]

## ■ 決定事項

・(決定したことを箇条書きで)

## ■ ネクストアクション（タスク）

・[担当者] 内容（期限：〇月〇日）

## ■ 次回日程

・日時：

・場所：

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※最後に「重要な補足事項」があれば1〜2行で記載してください。

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検証結果

複雑な発言が入り乱れる文字起こしから、重要なタスクや期限を正確に抽出するだけでなく、それを画像として出力できる点は、会議後の情報共有のスピードを変化させます。

1. 評価できる点

テキスト要約においては、田中、佐藤、鈴木の3名の発言から、責任の所在と期限が明確な情報を完璧に整理できました。指示したフォーマットを逸脱することなく、一目で全体像を把握できる構成に仕上げる能力は、実務において即戦力となるレベルです。

2. 修正が必要な点

画像生成機能は強力ですが、画像内の日本語テキストに細かな誤字脱字が発生したり、レイアウトが微妙に崩れたりするリスクが伴います。

GPTsの設定においては、画像化する際の優先順位（例：特にタスク部分を大きく表示するなど）を具体的に指定することで、より意図に沿った視覚化が可能です。

また、今回は単一の文字起こしを扱いましたが、会議が長引いた場合に備えて「内容が膨大な場合は、重要なポイントを3つに絞って画像化する」といった、情報の取捨選択に関するルールをプロンプトに組み込んでおくことで、さらに汎用性の高いアシスタントへと進化させることが可能です。

🖊️まとめ

検証を通じて明らかになったのは、GPTsが単なる「高機能なチャットツール」ではなく、自社のルールを守る専門家であり、面倒な資料作成を代行する優秀なアシスタントになり得るという事実です。

ただし、GPTsを導入してすぐに100点満点の回答が得られるわけではありません。検証で見つかった「修正が必要な点」から学べるとおり、微調整のプロセスこそが、実務で使いこなすためのカギとなります。

1. 指示の具体化

「推論で補わずに引用すること」や「章番号を明示すること」など、AIに守ってほしい境界線を明確に引く。

2. 機能の特性を理解する

画像生成における日本語の誤字リスクなどを把握し、人間による最終チェックの工程を組み込む。

3. 現場に合わせた柔軟なルール作り

会議が長引いた場合の要約ルールなど、運用シーンを想定した指示をプロンプトに反映させる。

GPTsができることの本質は、AIを自分たちの業務に合わせて調教できる点にあります。

まずは身近な「社内規定の確認」や「会議の要約」から、GPTsによる業務改革の第一歩を踏み出してみませんか？その数分の設定が、あなたのチームに月間数十時間の余裕を生み出すはずです。

💡Yoomでできること

ハイパーオートメーションツール「Yoom」では、ChatGPTのAPIと連携するシステムをノーコードで作成することが可能です。AI処理などを組みあわせることで、日々の繰り返し作業を自動化できます。気になる方はぜひチェックしてみてください。

フォームの内容をDeepLで翻訳し、ChatGPTで要約する

試してみる

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■概要
フォームの内容をDeepLで翻訳し、ChatGPTで要約するフローは、多言語対応や情報整理が求められる業務に最適なワークフローです。
これにより、効率的かつ正確な情報処理が実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・多言語対応が必要な顧客対応を行っているサポート担当者の方
・大量のフォーム入力データを効率的に処理したい営業チームの方
・翻訳や要約作業に時間を取られ、本業に集中したいビジネスパーソンの方
・ChatGPTやDeepLを活用した業務自動化に興味があるIT担当者の方

■注意事項
・DeepL、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

フォーム回答をChatGPTで要約してChatworkに通知する

試してみる

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■概要
「フォーム回答をChatGPTで要約してChatworkに通知する」フローは、フォームの情報を効率的にまとめ、チームに迅速に共有する業務ワークフローです。
情報の整理と共有をスムーズに行えることで、チーム全体のコミュニケーションがより効率的になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを使用して大量のデータを収集している担当者の方
・収集した情報を迅速にチームに共有したいマネージャーの方
・ChatGPTとChatworkを連携させて業務を効率化したい方
・情報整理にかかる時間を削減したい企業の運営担当者の方

■注意事項
・ChatGPT、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
　https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
　ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する

試してみる

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Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する

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