GPTsでできること！GPTs活用法を実務で試した結果とその効果

「ChatGPTで生成した文章を、Slackやスプレッドシートにコピペするのが面倒」「毎回同じようなプロンプトを入力して、業務日報やレポートを作成している」

もしあなたがこのような手作業に時間を費やしているなら、「GPTs」を活用することで、それらの悩みを解決できるかもしれません。

GPTsとは、一言で言えば「あなた専用の業務特化型ChatGPT」を作れる機能です。外部ツールと連携させれば、生成したテキストを自動でチャットツールに送信したり、資料にまとめたりといったことまで可能になります。

この記事では、プログラミング知識がない方でも迷わず設定が完了できるよう、具体的な利用シナリオと手順を丁寧に解説します。

✍️ChatGPTについて

本記事の想定読者

この記事は、主に以下のような方を対象としています。

• ChatGPTを使って業務効率化を図りたいが、具体的な設定方法がわからない方
• 「GPTs」という言葉は知っているが、普通のChatGPTと何が違うのか知りたい方
• 生成AIで作った文章を他のツールへ転記する作業を自動化したいDX推進担当の方

GPTsとは

GPTs（GPT Store / GPT Builder）は、特定の目的やタスクに合わせてChatGPTをカスタマイズした独自のAIチャットボットを作成・利用できる機能です。

従来のChatGPTが広範な知識を持つ「万能選手」であるのに対し、GPTsは特定の分野（例：社内規定の専門家、SEO記事の執筆者、データ分析官など）に特化した「スペシャリスト」を自分で作り出せるツールです。
各機能について

GPTs：特定の目的のためにカスタマイズされたチャットボットそのものの名称。

GPT Builder：GPTsを作成するための対話型インターフェースおよびツールの名称。

GPT Store：作成されたGPTsを検索・公開するためのプラットフォーム（市場）の名称。

GPTsで設定できる主な要素

• 指示（Instructions）：AIの役割や振る舞いを定義します。
• 知識（Knowledge）：社内マニュアルなどの独自データを学習させられます。
• アクション（Actions）：外部のAPIと連携し、他ツールへの操作を実行できます。

⭐YoomはChatGPTと連携できます！

 👉Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！

ハイパーオートメーションツール「Yoom」では、ChatGPTと他のSaaSウールを連携することで様々な業務を自動化できます。たとえば今回記事でご紹介しているGPTsでは外部サービスとの連携も可能ですが、細かな設定も必要となるほか現時点で連携可能なアプリ数は限られてしまいます。しかしYoomであれば、約700アプリとのシームレスな連携が可能です！

下記のテンプレートをコピーして設定するだけで、業務自動化を実現。気になる方はぜひチェックしてみてくださいね👀

Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する

試してみる

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■概要

日々Outlookで受信する多くのメール、特に定型的な問い合わせへの返信に時間を取られていませんか？
手作業での返信文作成は、時間もかかりコア業務を圧迫する一因になりがちです。
このワークフローは、Outlookでメールを受信するとChatGPTが自動で返信文を作成し、送信までを完結させることができ、こうしたメール対応業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでのメール返信作業に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
• 定型的な問い合わせ対応を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
• ChatGPTを活用して、メール対応業務の効率化と品質の均一化を図りたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するたびにChatGPTが返信文案を自動作成するため、これまで手作業での文章作成に費やしていた時間を短縮できます。
• ChatGPTが設定された指示に基づき返信文を作成するため、担当者による対応のばらつきを防ぎ、返信業務の品質を均一化できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信文を作成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に入れて返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、どのような返信文を作成したいかに応じて、プロンプト（指示文）の内容や役割（ロール）、生成されるテキストの多様性を調整するtemperature値などを任意に設定してください。
• Outlookからメールを送信するアクションでは、返信先のメールアドレス（宛先）や件名、本文に含めるChatGPTが生成したテキストなどを、実際の運用に合わせて設定してください。

■注意事項

• ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/‍
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Googleフォームの情報をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する

試してみる

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■概要

Googleフォームで受け付けた情報をもとに、都度請求書の草案を作成するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、文章の作成や関係者への通知を手作業で行っていると、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、ChatGPTが請求書の草案を自動で作成し、Slackへ通知までの一連の流れを自動化できます。これにより、請求書作成業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書を作成している方
• ChatGPTを活用して、請求書の草案作成を効率化したいと考えている経理担当者の方
• 請求書作成から通知までの一連の定型業務を自動化し、業務時間を捻出したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を基にChatGPTが請求書の草案を自動生成し、手作業での作成時間を短縮できます。
• 情報の手入力やコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、ChatGPT、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、Googleフォームの回答内容を基に請求書の草案を作成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、生成された請求書草案を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象となるフォームのIDを指定し、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
• ChatGPTのテキスト生成オペレーションでは、Googleフォームの回答内容をどのように請求書草案に反映させるか、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。
• Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを投稿するチャンネルIDや、通知メッセージの文面を任意の内容に設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

💻GPTsで結局何ができる？できること5選

GPTsを利用することで、単なるチャットボット以上の業務自動化が可能になります。ここでは、主にできること5つを紹介します。

1. ノーコードで自分だけのAIアプリを作成

プログラミングスキルは不要です。日本語で対話するだけで、誰でも簡単にオリジナルのGPTを作成できます。

2. 社内独自データの学習

PDFやCSVファイルをアップロードすることで、ChatGPTが本来知らない「社内規定」や「最新の製品仕様」に基づいた回答をさせることができます。

3. 外部サービスとのAPI連携

Googleカレンダー、Slack、Gmailなどの外部サービスと連携し、カレンダーへの予定登録やメール送信をチャットから直接実行できます。

4. 回答のトーンや形式の統一

「常に敬語を使わない」「Markdown形式で出力する」などのルールを事前に設定できるため、誰が使っても均質なアウトプットが得られます。

5. 作成したGPTの共有・収益化

作ったGPTは社内で共有できるほか、「GPT Store」で一般公開することも可能です。利用状況に応じた収益化の道も開かれています。
※GPT Storeでの収益分配は米国などの一部地域で先行して開始されており、日本ではまだ展開されていません（2026年1月現在）。

👤GPTsの具体的な活用事例

GPTsは、従来のChatGPTのような「対話」だけでなく、独自の知識や外部連携を組み合わせることで、多岐にわたる課題を解決します 。

1. ビジネス・業務効率化

例えば人事や総務部門では、社内規定やマニュアルを学習させた「社内Q&Aボット」が従業員の疑問に即時回答し、バックオフィスの負担を軽減します。
またマーケティング分野では、SEOに特化した記事構成案やSNS投稿案を素早く作成するなど、クリエイティブな作業のたたき台作りに役立つ点も特徴です。

2. クリエイティブ作成をだれもが行えるように

GPTsは、特定のスキルを補完する心強いツール。外部ツールと連携すれば、対話形式で画像編集や動画の台本作成、さらにはテンプレート検索まで行えます。
IT分野では、プログラムのコード生成やデバッグ、学術分野では複雑な論文データベース（PubMedなど）の検索式生成など、高度な専門スキルを要する作業を強力にバックアップします。

3. パーソナライズされたライフスタイルの支援

日常生活においても、GPTsは「専属アシスタント」として機能します。

例えば、英会話の練習相手や学習サポートを行うAI家庭教師、レシートや食事の写真を撮るだけで家計簿記帳やカロリー計算を行う機能など、個人のライフスタイルに寄り添った活用も可能です。

4. 外部連携による「自動化」の実現

Googleカレンダーへの予定追加、Gmailの自動返信、Zapierを介したSlackやNotionへの情報同期など、ChatGPTの枠を超えて実社会のツールを直接操作することが可能です。

⚙GPTsの作り方