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2026-06-22

【テキスト生成AIの基本的な使い方】メール作成からわかる業務での活用イメージ

Yuzuki Amano

🔍テキスト生成AIとは？仕組みとできること
⭐Yoomはテキスト生成AIの活用を自動化できます
💻テキスト生成AIの使い方【初心者向け】
📒テキスト生成AIを使いこなすプロンプトの作り方
🤖主要なテキスト生成AIツールを紹介
🤔主要なテキスト生成AIを実際に使ってみた
⚠️テキスト生成AIを使う際の注意点
🖊️まとめ
💡Yoomでできること

テキスト生成AIは、ユーザーが入力した指示に基づいて自動的に文章を作成する技術です。
日常のちょっとした調べ物から、ビジネスにおける企画書の作成、顧客へのメール文案の考案など、幅広い場面で活用が進んでいます。テキスト生成AIを効果的に使いこなすためには、各モデルの特性を理解した上で、適切な指示の出し方を習得する必要があります。

本記事では、テキスト生成AIの基本的な仕組みや代表的なモデルの種類をはじめ、具体的な使い方や実践的な検証までを詳しく解説します！

🔍テキスト生成AIとは？仕組みとできること

この見出しでは、テキスト生成AIの根幹をなす基本的な仕組みと、実際の業務や生活でどのように利用されているのか、その具体的な用途について詳しく解説します。

▼テキスト生成AIの基本的な仕組み

テキスト生成AIは、大規模言語モデルという技術を基盤にしています。
これは、入力されたテキストに対して、統計的に最も自然に続く単語や文章を順番に予測して出力する仕組みです。人間が言葉を話すときのように、文法や文脈の規則性を学習データから見出し、それに沿って確率の高い言葉を選び出しています。

そのため、質問に答えるだけでなく、プログラミングコードの記述や小説の執筆など、多様な形式のテキスト生成に対応します。ユーザーはチャット形式の画面から指示を入力するだけで、専門的なプログラミングの知識を持たずとも、高度な言語処理機能を日常的に利用できます。
これにより、誰もが手軽にAIの恩恵を受けられます。

▼テキスト生成AIでできること・主な用途

テキスト生成AIは、以下のような多岐にわたる用途で活用されます。

記事やブログの構成案作成および本文の執筆
長文の議事録やレポートの要約
取引先へのメール文面案の作成
他言語への翻訳および自然な表現への推敲
新規企画やキャッチコピーのアイデア出し

これらの用途においてAIを活用することで、白紙の状態から作業を始める心理的ハードルが下がります。また、自分では思いつかないような視点からのアイデアを得るための壁打ち相手としても機能します。定型的な文章の作成を自動化するだけでなく、クリエイティブな思考を補助するツールとしての側面も強く持っています。

⭐Yoomはテキスト生成AIの活用を自動化できます

テキスト生成AIだけでも文章作成や要約の効率化は図れますが、実際の業務では「他のツールから情報をコピーし、AIに入力して、生成された文章を別のツールに貼り付ける」という手作業が発生します。Yoomを使えば、このデータの受け渡し自体を自動化できます。

[Yoomとは]

たとえば、Google スプレッドシートに商品が登録されたら、AIワーカーでSNSテキストを生成し通知するといったことも可能です。気になる方はぜひチェックしてみてくださいね👀

Google スプレッドシートに商品が登録されたら、AIワーカーでSNSテキストを生成し通知する

試してみる

■概要
新しい商品の情報を管理する際、SNS向けの投稿文を都度作成するのは時間と労力がかかる作業です。特に、ブランドイメージを維持しながら魅力的な文章を考案し続けることは、担当者にとって大きな負担になることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに商品情報が登録されるだけで、AIがブランドに合わせたSNS投稿文を自動で生成し、Slackへ通知します。商品登録からSNS投稿の準備までをスムーズに連携させることで、販促活動のスピード感を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで商品管理を行っており、SNS運用を効率化したいECサイトの運営担当者の方
ブランドイメージに沿ったSNSテキストの作成に時間がかかっており、AIによる自動生成を活用したい広報担当者の方
新商品の情報を登録したら、迅速にSNS投稿ができる体制を整えたいと考えているマーケティングチームの方

■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの登録をきっかけにSNSテキストが自動生成されるため、文章作成に費やす時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
AIがブランドイメージを解析して投稿文を作成し、Slackで担当者に通知するため、投稿内容の確認から発信までの流れを迅速化できます。

■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたとき」というアクションを設定します
次に、商品情報を解析してブランドイメージに合わせたSNS投稿文を生成するためのスキルを作成し、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションとSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを使用ツールとして設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、商品情報を入力する対象のシートやテーブルを任意で指定してください。
AIワーカーのスキル設定にて、生成したいSNS（X、Instagramなど）の種類や、反映させたいブランドのトーン＆マナーを詳細に指示することで、より精度の高い文章が生成されます。
Slackの通知設定では、投稿案を確認する担当者が常駐しているチャンネルを送信先として指定してください。

■注意事項
Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

詳細を見る  試してみる

Squarespaceで商品情報が作成されたら、 AIワーカーで分析してSNS向けの最適な販促テキストを生成する

試してみる

■概要
Squarespaceに新商品を追加するたびに、SNSでの告知文を考える作業に手間を感じていませんか。毎回効果的な投稿文を作成するのは骨が折れる作業であり、販促活動のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、まるで専属のSquarespace AIエージェントのように、登録された商品情報をもとにSNS向けの最適な販促テキストを自動で生成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Squarespaceでの商品登録からSNSでの販促までを一貫して担当されている方
Squarespaceと連携可能なAIエージェントのような仕組みで、販促テキスト作成を自動化したい方
新商品の情報をよりスピーディーにSNSで告知したいマーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Squarespaceへの商品登録をきっかけにAIが販促テキストを自動生成するため、これまで手作業での文章作成に費やしていた時間を短縮できます。
設定した指示に基づきAIエージェントがテキストを生成するため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、安定したトーンの投稿を作成できます。
■フローボットの流れ
はじめに、SquarespaceとSlackをYoomと連携します。
次に、トリガーでSquarespaceを選択し、「商品情報が作成・更新されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで、特定の条件に応じて後続の処理を分けるために分岐を設定します。
最後に、オペレーションで、AIワーカーに商品情報を分析し、SNS向けの販促テキストを生成するためのマニュアル（指示）を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのオペレーションを追加して通知を送る際には、通知先として任意のチャンネルIDを設定してください。
AIワーカーでは、利用したいAIモデルを任意で選択し、ブランドイメージに沿った販促テキストが生成されるよう、AIへの指示を具体的に設定してください。
■注意事項
Squarespace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

詳細を見る  試してみる

💻テキスト生成AIの使い方【初心者向け】

テキスト生成AIを実際の業務や日常に取り入れるための具体的な手順を解説します。
アカウント登録から基本操作、AIをより効果的に活用するための基本的な使い方を紹介します。

ステップ① アカウント登録と基本操作

テキスト生成AIを利用するには、各サービスの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成する必要があります。多くのサービスはメールアドレスやGoogleアカウントでの登録に対応しています。
登録完了後、チャット画面が表示されます。画面下部にある入力フォームにプロンプトを入力し、送信ボタンを押すことでAIからの回答が生成されます。

【参考：ChatGPT】

また、過去の対話履歴は画面のサイドバーに保存されることが多く、後から見返すことも可能です。

ステップ② プロンプトの作成と入力

プロンプトを作成する際は、AIに役割を設定することで、目的に合った回答を得やすくなります。たとえば

「あなたは経験豊富なマーケティングコンサルタントです」

と指定すると、専門的な視点や適切なトーンで回答が生成されます。
また、

箇条書きで3点
表形式で比較
500文字以内

など出力形式を指定することも重要です。これにより、生成結果をそのまま資料に使える形に整えやすくなります。なお、プロンプトの基本構造や詳しい作り方については次章で解説します。

ステップ③ 対話を重ねて精度を高める

一度のプロンプトで理想的な回答が得られない場合は、対話を通じて前提条件を追加し、回答を洗練させていく手順が効果的です。
最初の回答に対して

「この部分をもっと詳しく説明して」
「ターゲットを中学生に変更して書き直して」

と追加の指示を与えます。AIは過去の対話の文脈を保持したまま回答を修正するため、対話を重ねるごとにユーザーの意図に近づいていきます。目的や背景事情を小出しに伝えていくことで、複雑な課題に対しても質の高いアウトプットを引き出すことができます。

📒テキスト生成AIを使いこなすプロンプトの作り方

AIとの対話において、ユーザーが入力する指示文を「プロンプト」と呼びます。
プロンプトはAIの出力を決定づける重要な役割を担いますが、その本質は「AIへの正しい条件提示」にあります。ここでは実際にAIから期待通りの回答を引き出すための、具体的なプロンプトの作り方や要素の組み込み方について解説します。

▼プロンプトの基本構造

質の高い出力を得るためのプロンプトは、単なる質問文ではなく、複数の要素を組み合わせた構造を持ちます。基本となる構造は、

前提条件（AIに演じてほしい役割や状況）
明確な指示内容（何をしてほしいか）
制約条件（文字数や使ってほしくない表現）
出力形式（箇条書きや表形式）

の4つです。これらを網羅的に記述することで、AIはユーザーの意図を正確に汲み取ります。
たとえば

「おすすめのパソコンを教えて」

という単純な指示よりも、

「あなたは家電販売員です。動画編集に適した予算15万円以内のパソコンを、箇条書きで3つ提案してください」

という構造的なプロンプトのほうが、はるかに有益な回答を得られます。

▼出力精度を高めるプロンプトのコツ

プロンプトの精度を高めるためには、指示の解像度を上げることが不可欠です。
解像度を上げるには、AIに参考にしてほしい具体例（例文や過去のデータ）をプロンプト内に含める手法が有効です。
また、「なぜその作業が必要なのか」という目的や背景を伝えることで、AIはより文脈に沿った回答を生成します。これらの要素を組み合わせることで、出力の質は劇的に向上します。

【プロンプト例】

あなたは家電販売の専門スタッフです。
以下の目的に沿って、初心者にも分かりやすく回答してください。
#目的
動画編集に適した、予算15万円以内のパソコンを知りたい
#条件
・おすすめを3つ提案する
・それぞれの特徴と向いている用途を簡潔に説明する
・難しい専門用語はできるだけ使わない
#出力形式
・箇条書き
・500文字以内

🤖主要なテキスト生成AIツールを紹介

広く利用されている主要なツールとして、ChatGPT、Claude、Geminiの3つが挙げられます。
この見出しでは、各ツールの強みや特徴的な機能を比較し、どのような場面でどのAIを選択するのが適しているのかを整理して解説します。

▼ChatGPTの特徴

ChatGPTは、幅広い分野で活用されているテキスト生成AIです。
文章の作成や要約、コード生成からデータ分析まで、多様なタスクをこなします。複雑な指示にも対応しやすく、回答の整理や構成を保ちながら出力しやすいのが特長です。そのため、ブレインストーミングの相手や、論理的な記事の構成案を作成する用途に適しています。
また、ユーザーインターフェースが直感的であり、初めてテキスト生成AIに触れる方でも迷わずに操作できます。汎用性が高く、用途が定まっていない段階でも選択肢に入れやすい代表的なツールの一つとして、個人利用から企業の業務支援まで非常に幅広く導入されています。
【おすすめの活用シーン】

企画のアイデア出しやブレインストーミング
記事構成案・資料構成などのアウトライン作成
要約・翻訳・コード生成などの汎用的な業務支援

▼Claudeの特徴

Claudeは、自然な文章生成や長文の取り扱いを得意とするテキスト生成AIです。
文体がなめらかで、長文の推敲やニュアンスを整える作業にも向いています。
また、一度に多くの情報を扱いやすい特徴があり、長い文章や資料をまとめたり整理したりする作業にも活用しやすいです。そのため、膨大な会議録から要点を抽出して整理したり、長文のレポートを別のフォーマットに書き換えたりする用途で活躍します。文章の質や読みやすさ、文体の自然さを求める場面で活用しやすいツールです。

【おすすめの活用シーン】

長文資料や議事録の要約・構造化
レポートや記事の推敲・リライト
大量テキストを前提とした分析・整理作業（仕様書・契約書など）

▼Geminiの特徴

Geminiは、Googleの各種サービスと組み合わせて使いやすいテキスト生成AIです。
Google Workspaceの対象プランや機能では、ドキュメントやスプレッドシート、Gmailなどと連携し、画面を切り替えることなくシームレスにAIを呼び出して文章を生成できます。業務でこれらのアプリケーションを頻繁に利用している場合、作業の手間を大幅に省けます。
さらに、画像や音声など複数の情報形式を同時に処理するマルチモーダル機能も備わっています。ウェブ上の情報を素早く取得し、それを基にした資料作成や広範なリサーチ業務を効率化するための実務向きのアシスタントとして活用しやすいツールです。

【おすすめの活用シーン】

Googleドキュメント／スプレッドシート／Gmailと連携した業務効率化
Web情報を活用したリサーチ・資料作成
画像・音声を含むマルチモーダルデータの分析や整理

🤔主要なテキスト生成AIを実際に使ってみた

ここでは、代表的なテキスト生成AIツールを実際に使用して、業務効率化の検証を行った結果を紹介します。検証の目的は、テキスト生成AIツールそれぞれの

作業時間の短縮
出力される文章の自然さ
要約の正確さ

を確認することです。それぞれのモデルが得意とするアプローチに合わせた検証を用意し、実際の出力結果をまとめました。

①ChatGPTでメール作成を検証

まず、ChatGPTを使用してビジネスメールの文面を素早く作成し、作業時間の削減と文章の自然さを確認します。

【検証プロンプト】

あなたはプロの営業アシスタントです。
以下の目的に沿って、メールを作成してください。
#目的
昨日の打ち合わせのお礼と、次回の見積り提出日（来週水曜日）の連絡をする
#条件
・丁寧なビジネスメールの文体とする
・300文字程度
・簡潔で分かりやすい表現にする
#出力形式
ビジネスメール本文のみ（件名なし）

結果結果

入力から約10秒ほどで、自然なビジネスメールが生成されました。
生成されたメールは丁寧な敬語表現と自然な文章構成を備えており、全体として違和感のないビジネス文書に仕上がっています。特に「昨日の打ち合わせのお礼」と「次回見積り提出日の連絡」という目的が過不足なく反映されており、指示への適合性は高い結果でした。
また、未指定の情報については無理に補完せず、文章の整合性を保ったまま出力される点も確認できました。（○月○日の箇所）

人間が手動でゼロから書くのに比べ、作業時間を大幅に削減する目的が達成され、文章の自然さも微修正でそのまま送信できる水準です。

②Claudeで長文要約を検証

次に、Claudeの強みである長文処理能力を活かし、長大な資料の要点整理と要約の正確さを確認します。約3000文字の社内会議の議事録テキストを読み込ませ、以下の検証プロンプトを入力しました。

【検証プロンプト】

あなたは議事録分析を行うアシスタントです。
議事録テキストを読み込み、次の目的に沿って整理してください。
#目的
会議で決定した事項と、次回までに持ち越しとなった課題をそれぞれ抽出する
#条件
・それぞれ箇条書きで出力する
・要点のみを簡潔にまとめる
・誰が読んでもわかりやすい自然な日本語で構成する

結果結果

こちらも約10秒ほどで長い議事録の中から正確に決定事項と課題が抽出されました。
約3000文字の長文議事録に対しても、決定事項と持ち越し課題を適切に分類できており、要点抽出の精度は高い結果でした。

一方で、持ち越し課題については技術的な論点や運用面の懸念まで幅広く含まれており、やや情報量が多くなっています。そのため、重要度ごとの整理や優先順位付けが加わると、さらに読みやすさが向上すると考えられます。プロンプトを工夫し、「重要度順に整理してください」「優先度を付けてください」といった指示を追加すると、実務で確認しやすい要約になります。

こうした改善の余地はあるものの、要約の正確さという目的は達成され、Claude特有の自然な日本語表現により、情報を一目で把握できる資料が短時間で完成しました。
作業時間の削減と情報整理の効率化に寄与することが確認できました。

③Geminiで画像・データ分析を検証

最後に、Geminiのマルチモーダル機能を活かし、テキスト以外の画像データからの情報抽出と分析能力を確認します。売上推移が記載された棒グラフの画像をアップロードし、以下の検証プロンプトを入力しました。

【使用する画像】

【検証プロンプト】

あなたはデータ分析を行うアシスタントです。
添付した売上グラフの画像を読み込み、内容を分析してください。
#目的
過去半年間の売上の増減傾向を把握し、売上がピークに達している月と、その要因として考えられる理由を整理する
#条件
・売上のピーク月を特定すること
・その理由を一般的な視点から3点箇条書きで提示すること
・推測は一般論の範囲にとどめること
#出力形式
分析結果のみを簡潔に出力する

結果結果

Geminiは約10秒でグラフ画像を正しく認識し、売上のピーク月をテキストとして適切に抽出しました。その上で、ゴールデンウィークや季節要因、母の日といった一般的な需要変動要因を3点に整理しており、数値の読み取りから要因整理まで一貫した分析ができています。過度な推測も避けられており、条件に沿った妥当なビジネス視点の回答です。
一方で、業種や商材の情報がないため、要因がやや一般論にとどまり、具体性には限界があります。そのため、こちらもプロンプトに前提情報を追加することで、より実務に近い分析が期待できます。

全体として、画像からの情報抽出による作業効率化とデータ分析の自動化という目的は達成されており、テキストと画像を組み合わせた処理の有用性が確認できました。

⚠️テキスト生成AIを使う際の注意点

テキスト生成AIは便利な反面、利用においていくつかの注意点が存在します。

1.AIの回答は必ず事実確認する

テキスト生成AIは、もっともらしい文章を生成することに特化しているため、事実とは異なる誤った情報を出力する現象（ハルシネーション）を起こすことがあります。AIは文章の文脈から次の単語を予測しているだけであり、自らが発している情報が真実かどうかを判断する能力を持っていません。
そのため、AIが提示した専門的な知識、統計データ、歴史的事実などは、必ず公式な情報源や信頼できる一次資料と照らし合わせて確認する必要があります。事実確認を怠ると、誤った情報を拡散してしまうリスクにつながります。

2.機密情報・個人情報を入力しない

テキスト生成AIを利用する際、入力したテキストデータの取り扱いはサービスやプラン、設定によって異なり、個人向けサービスではモデル改善に利用される場合があります。そのため、

顧客の個人情報
企業の未公開の業績データ
開発中のプロジェクトの詳細

といった機密情報をそのまま入力することは避けるべきです。社内規定やガイドラインに従い、個人を特定できる情報を伏せ字にするなどの加工を行ってから入力する運用が求められます。
利用前に各サービスの公式な利用規約やプライバシーポリシー、管理設定を確認し、自社の利用環境でデータがどのように扱われるかを把握しておくことが重要です。情報漏洩のリスクを未然に防ぐためにも、入力するデータの選別には細心の注意を払う必要があります。

【安全に利用するためのポイント】

顧客情報・氏名・住所・メールアドレスなどの個人情報は入力しない
入力前に社内ガイドラインや情報管理ルールを必ず確認する
利用するAIサービスの利用規約・プライバシーポリシーを定期的に確認する
必要に応じて、伏せ字・ダミーデータ・仮想データに置き換えて利用する

3.最終チェックは人が行う

テキスト生成AIの出力結果は、あくまで作業のたたき台や補助的な情報として捉えることが重要です。AIが作成した文章には、文脈の矛盾や、特定のターゲットに対して不適切な表現が含まれている場合があります。
また、業務に関する最終的な責任はAIではなく人間が負うものです。そのため、AIが生成したコンテンツをそのまま公開・送信するのではなく、必ず人間が内容を精査し、意図や状況に合致しているかを最終チェックするプロセスを設けることが不可欠です。

🖊️まとめ

テキスト生成AIは、プロンプトの構成を少し工夫するだけで、文章作成や要約、アイデア出しといった日常業務を劇的に効率化してくれます。AIは決して人間の仕事を奪う脅威ではなく、指示次第で期待以上の成果を返してくれる優秀なアシスタントです。
最初から完璧な指示を出そうと構える必要はありません。まずは簡単な調べ物やメールの作成から始め、対話を繰り返しながら少しずつ使い方に慣れていくことが大切です。事実確認やセキュリティに配慮しつつ、AIを日々の相棒として積極的に活用し、自身のクリエイティビティをさらに広げていきましょう！

💡Yoomでできること

Yoomは、業務を自動化するハイパーオートメーションプラットフォームです。
これまで手動で利用していた各ツールをメインとした自動化フローが、直感的な操作で実現可能です。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。