「あれ、このタスク、誰か対応してる？」
「新しいタスクが作成されてたの気づかなかった...」
そんな経験、ありませんか？手動でチームに作成したタスク情報を伝達していると、手間もかかり情報伝達にタイムラグが生じがち...
そんな課題の解決に役立つのが、WrikeとOutlookの連携です！
連携することで、タスクの情報共有漏れを防ぎつつタイムリーに共有でき、チームの連携強化をサポートします。これにより、対応の迅速化が期待でき、顧客満足度の向上にも寄与するかもしれません。
本記事では、ノーコードでWrikeとOutlookを連携する方法を詳しく解説。プログラミング不要で設定できるので、非エンジニアの方でも安心です。
ぜひ最後までチェックして、チーム内の情報共有をスムーズにし、業務効率をアップさせましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にWrikeとOutlookの連携が可能です。
YoomにはあらかじめWrikeとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識がなくても、登録するだけで簡単に連携可能です。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」からスタートしましょう
Wrikeでタスクが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
Wrikeで新しいタスクを作成した際に、関係者への共有漏れや、都度メールを作成する手間に課題を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Wrikeでのタスク作成をきっかけに、Outlookから関係者へ自動で通知メールを送信できます。
これにより、タスクの共有漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeでタスク管理を行い、関係者への共有をOutlookで行っている方
- タスク作成時の通知漏れを防ぎ、プロジェクトの進行をスムーズにしたい方
- 手作業による情報共有の手間をなくし、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクを作成するたびにOutlookで通知メールを作成・送信する手間が自動化され、作業時間を短縮できます。
- 手動での通知による宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeの「タスクが作成されたら」を設定します。
- 続いて、Wrikeの「タスク情報を取得する」アクションを設定し、作成されたタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を含んだメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「メールを送る」では、前段のオペレーションで取得したタスク名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Wrike、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
WrikeとOutlookを連携してできること
WrikeとOutlookのAPIを連携すれば、WrikeのデータをOutlookにも自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
1. Wrikeでタスクが作成されたらOutlookに通知する
Wrikeで新しいタスクが追加されると自動的にOutlookに通知が届くため、タスクの見落としを防ぎ、対応の迅速化に期待できます。
また、手動での情報共有の手間を省くことで時間が節約でき、空いたリソースを有効活用できるでしょう。
Wrikeでタスクが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
Wrikeで新しいタスクを作成した際に、関係者への共有漏れや、都度メールを作成する手間に課題を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Wrikeでのタスク作成をきっかけに、Outlookから関係者へ自動で通知メールを送信できます。
これにより、タスクの共有漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeでタスク管理を行い、関係者への共有をOutlookで行っている方
- タスク作成時の通知漏れを防ぎ、プロジェクトの進行をスムーズにしたい方
- 手作業による情報共有の手間をなくし、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクを作成するたびにOutlookで通知メールを作成・送信する手間が自動化され、作業時間を短縮できます。
- 手動での通知による宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeの「タスクが作成されたら」を設定します。
- 続いて、Wrikeの「タスク情報を取得する」アクションを設定し、作成されたタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を含んだメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「メールを送る」では、前段のオペレーションで取得したタスク名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Wrike、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2. Wrikeでタスクが更新されたらOutlookに通知する
Wrikeのタスクが更新されると自動的にOutlookに通知されるため、最新のタスク状況をスピーディーに把握できるでしょう。効率的なコミュニケーションによるチーム連携強化と、対応の迅速化が期待できます。チーム内の情報共有をスムーズにしたい方におすすめです！
Wrikeでタスクが更新されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
Wrikeでプロジェクトのタスクを更新した際に、関係者への通知を手作業で行うことに手間を感じたり、通知漏れによる確認の遅れが発生したりしていませんか。このワークフローは、Wrikeで特定のタスクが更新されると、その内容を自動でOutlookからメールで通知する仕組みを構築します。これにより、情報共有の漏れや遅延を防ぎ、円滑なプロジェクト進行を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeで管理しているタスクの更新情報を、関係者へ迅速かつ確実に共有したい方
- 手動での通知作業による手間や、連絡漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- WrikeとOutlookを連携させ、プロジェクト管理の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでのタスク更新をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮します。
- 通知が自動化されることで、連絡漏れや宛先の間違いといった人為的なミスを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、タスクの作成か更新かでも後続のアクションが分岐するようにします。
- 次に、オペレーションでWrikeの「タスク情報を取得」アクションを設定し、更新されたタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を記載したメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信アクションでは、通知を送りたい相手のメールアドレスを宛先に設定してください。
- メールの件名や本文は自由にカスタマイズが可能です。前段のWrikeのアクションで取得したタスク名や担当者、期日などの情報を変数として埋め込むことで、具体的で分かりやすい通知内容を作成できます。
■注意事項
- Wrike、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
WrikeとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくWrikeとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでWrikeとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「Wrikeでタスクが作成されたらOutlookに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- WrikeとOutlookをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Wrikeのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONに設定して動作確認
Wrikeでタスクが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
Wrikeで新しいタスクを作成した際に、関係者への共有漏れや、都度メールを作成する手間に課題を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Wrikeでのタスク作成をきっかけに、Outlookから関係者へ自動で通知メールを送信できます。
これにより、タスクの共有漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeでタスク管理を行い、関係者への共有をOutlookで行っている方
- タスク作成時の通知漏れを防ぎ、プロジェクトの進行をスムーズにしたい方
- 手作業による情報共有の手間をなくし、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクを作成するたびにOutlookで通知メールを作成・送信する手間が自動化され、作業時間を短縮できます。
- 手動での通知による宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeの「タスクが作成されたら」を設定します。
- 続いて、Wrikeの「タスク情報を取得する」アクションを設定し、作成されたタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を含んだメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「メールを送る」では、前段のオペレーションで取得したタスク名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Wrike、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1 : WrikeとOutlookをマイアプリ登録
はじめに、WrikeとOutlookをYoomと連携するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、フローの設定がスムーズに進められます。
Wrikeのマイアプリ登録
1. まずはWrikeのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からWrikeを探すか、検索機能を活用して探しましょう。
2. Yoomと連携したいWrikeのアカウントにログインします。
3. ログイン後、Yoomとの連携を「承認」してください。
Outlookのマイアプリ登録
1. 次はOutlookをマイアプリに登録します。
先ほどと同じように、アプリ一覧からOutlookを探すか、検索機能を活用して探しましょう。Yoomと連携したいアカウントを選択して、サインインしてください。
※Microsoft 365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証できない可能性があります。
マイアプリ欄にWrikeとOutlookが表示されていれば、Yoomとの連携が完了です！
ステップ2 : テンプレートをコピーする
フローの設定が簡単にできるよう、テンプレートを使用します！
1. 以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Wrikeでタスクが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
Wrikeで新しいタスクを作成した際に、関係者への共有漏れや、都度メールを作成する手間に課題を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Wrikeでのタスク作成をきっかけに、Outlookから関係者へ自動で通知メールを送信できます。
これにより、タスクの共有漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeでタスク管理を行い、関係者への共有をOutlookで行っている方
- タスク作成時の通知漏れを防ぎ、プロジェクトの進行をスムーズにしたい方
- 手作業による情報共有の手間をなくし、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクを作成するたびにOutlookで通知メールを作成・送信する手間が自動化され、作業時間を短縮できます。
- 手動での通知による宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeの「タスクが作成されたら」を設定します。
- 続いて、Wrikeの「タスク情報を取得する」アクションを設定し、作成されたタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を含んだメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「メールを送る」では、前段のオペレーションで取得したタスク名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Wrike、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2. クリックすると、テンプレートが自動的にコピーされます。「OK」をクリックして設定を進めましょう！
ステップ3 : Wrikeのトリガーアクション設定
いよいよフローの設定に入ります！
1.まずは、Wrikeにタスクが作成されたらフローボットが起動するようにするため、アプリトリガーの設定を行います。以下の赤枠をクリックしましょう。
2. 以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」をクリックします。
- 「タイトル」→自由に変更可能です
- 「アプリ」→Wrike
- 「Wrikeと連携するアカウント情報」→使用するアカウントで間違いないか確認
- 「トリガーアクション」→タスクが作成されたら
3. ここで一旦Wrikeの画面に移ります。テストのために、実際にWrikeでタスクを作成してください！
4. タスク作成後、Yoomの画面に戻ります。
トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5. 設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功すると、以下のようなアウトプットが取得できます。
こちらの値は後のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。
内容確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4 : Wrikeのタスク情報を取得する設定
1. 続いて、作成されたタスクの情報を取得する設定です。「タスク情報を取得」をクリックしてください。
2. 以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」をクリックします。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Wrike
- 「Wrikeと連携するアカウント情報」→使用するアカウントに間違いないか確認
- 「アクション」→タスク情報を取得
3. 次に、API接続設定を行います。
取得したい「タスクID」を、先ほどのトリガー設定時に取得したアウトプットから選択しましょう！
4. 設定が完了したら「テスト」をクリックします。テストが成功すると、先ほどのようにアウトプットが取得できます。こちらも後のフロー設定時に活用するので、内容を確認しましょう！
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5 : Outlookに通知する設定
1. 続いて、Wrikeに作成されたタスク情報をOutlookに自動通知する設定です。「メールを送る」をクリックしてください。
2. 以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Outlook
- 「Outlookと連携するアカウント情報」→使用するアカウントに間違いないか確認
3. 画面をスクロールして、以下の必須項目を入力していきます。
その他の項目は用途に合わせ、必要に応じて入力してください！
4. 「本文」は、定型文やアウトプットを組み合わせることで、タスクごとの内容に合わせて自動通知できます。
例えば、「Wrikeにタスクが作成されました」や「タスクID：」など、毎回同じテキストを使用する部分は、定型文として固定値で入力します。
タスクの詳細や、タスクID、タスクのタイトルなど、タスクごとに異なる値を使用する部分はアウトプットを用いて設定しましょう！
5. 設定完了後、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下のようにOutlookに通知が届きます。正しく通知できていることを確認しましょう！
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6 : トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
OutlookのデータをWrikeに連携したい場合
今回はWrikeからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからWrikeへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
1. Outlookで受信した内容をWrikeにタスク化する
日々大量に届くOutlookのメールを手動でWrikeに転記するのは、時間がかかりミスも発生しがちです。
このフローを利用すれば、重要なタスクの作成漏れを防ぎ、タスク管理の効率化が期待できます。
Outlookで受信した内容をWrikeにタスク化する
試してみる
■概要
Outlookで受信した依頼メールなどを、手作業でWrikeにタスクとして登録していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが内容を解析しWrikeへ自動でタスクを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受けた依頼をWrikeでタスク管理しているチームの方
- メールからタスクへの手作業での転記に、手間や時間を取られている方
- 定型的なタスク作成業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーにWrikeのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力内容の間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとWrikeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などからタスクに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするメールフォルダを選択することが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、Outlookで受信したメールの件名や本文などを変数として利用し、抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
- Wrikeにタスクを作成する際、タイトルや説明などの各項目に、固定値や前段のステップで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Outlook、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2. Outlookで特定の件名のメールを受信したらWrikeにタスクを作成する
Outlookに特定のキーワードを含む件名のメールが届いた際に、自動的にWrikeにタスクを作成します。
これにより、手動でのタスク作成にかかる手間を省き、他のコア業務に集中できる環境作りをサポートします。
Outlookで特定の件名のメールを受信したらWrikeにタスクを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した特定のメールを確認し、その内容をWrikeに手作業で転記してタスクを作成する業務に手間を感じていませんか。このような定型作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際にWrikeへタスクを自動で作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのメールを元にWrikeでタスクを手作業で作成している方
- 重要なメールの見落としやWrikeへのタスク登録漏れを防ぎたい方
- メール対応とタスク管理の連携を自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーにWrikeへタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとWrikeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメールの本文などからタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールの受信フォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを設定可能です。
- AI機能のアクションでは、抽出対象としてOutlookで受信したメール情報を変数として利用でき、タスク名や詳細など抽出したい項目を自由に設定できます。
- Wrikeでタスクを作成するアクションでは、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用し、タスクのタイトルや担当者などを自由に設定可能です。
■注意事項
- Outlook、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
WrikeやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
WrikeやOutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらも試してみてください！
Wrikeを使ったその他の便利な自動化例
Wrikeで作成された新規タスクを他のツールに自動登録したり、他のデータベースの更新に合わせてWrikeのタスクも更新したり、タスクの更新・登録情報をチャットツールに通知したりすることも可能です！
Wrikeにタスクが登録されたらChatworkに通知する
試してみる
■概要
Wrikeにタスクが登録されたらChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wrikeでタスク管理しChatworkでコミュニケーションを行っている部署
・タスクの発生をChatwork上でスピーディーに共有して迅速な対応を促したい方
・WrikeとChatworkの情報連携を強化してプロジェクト管理におけるコミュニケーションを円滑化したい方
2.Wrikeを主に利用するプロジェクトマネージャー
・Chatworkの気軽にコミュニケーションできる環境を通してタスクに関する情報共有をスムーズに行いたい方
・チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握できるようにしたい方
3.Chatworkを主に利用するチームメンバー
・Wrikeで登録されたタスクをSlack上で確認したい方
・WrikeとChatworkを連携することで情報共有の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Wrikeはプロジェクト管理に役立つツールです。
しかしながら、Chatworkと併用する場合においてタスク登録のたびに情報を手動でChatworkへ通知するのはミスも起こりやすいです。
このフローを使用することで、Chatworkにタスク情報が通知されることによりチーム全体でタスクの進捗状況を共有できます。
チームメンバーは進捗状況がどうなっているのかを全員が把握することができるためメンバー間の連携が強化されてスムーズなタスク管理が可能になります。
■注意事項
・Wrike、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Wrikeにタスクが登録されたらDiscordに通知する
試してみる
■概要
Wrikeにタスクが登録されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wrikeでタスク管理しDiscordでコミュニケーションを行っている部署
・WrikeとDiscordの情報連携を強化してプロジェクト管理におけるコミュニケーションを円滑化したい方
2.Wrikeを主に利用するプロジェクトマネージャー
・Discordの気軽にコミュニケーションできる環境を通してタスクに関する情報共有をスムーズに行いたい方
・チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握できるようにしたい方
3.Discordを主に利用するチームメンバー
・Wrikeで登録されたタスクをDiscord上で確認したい方
・WrikeとDiscordを連携することで情報共有の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Wrikeはプロジェクト管理の効率化に欠かせないツールですが、タスクの発生をいち早く把握するためには、Wrikeの画面を常にチェックする必要があり、担当者の負担が大きくなってしまうことがあります。
このフローを使用することで、Wrikeにタスクが登録されるとDiscordへ通知され、担当者はWrikeを開く必要がなくタスクの発生をスピーディー把握することが可能になります。例えば、外出先でスマートフォンを見ていても、新しいタスクが登録されたことを直ぐに把握でき、タスクの内容や期日などを確認して必要があればすぐに対応することができます。
■注意事項
・Wrike、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Wrikeでタスクが更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Wrikeで管理しているタスクの更新情報を、手作業でMicrosoft Teamsに通知していませんか。この方法では、通知の遅れや共有漏れが発生し、プロジェクトの進行に影響を及ぼすこともあります。このワークフローを活用することで、Wrikeでタスクが更新されると、即座に指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知が送信されます。これにより、関係者への情報共有が迅速かつ正確になり、チーム全体の生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- WrikeとMicrosoft Teamsを併用し、タスク更新の手動通知に手間を感じている方
- タスクの進捗共有を自動化し、チームの連携をスムーズにしたいプロジェクトマネージャーの方
- 重要なタスクの更新を見逃さず、迅速に対応したいと考えているチームメンバーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeのタスク更新が自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、手作業での共有にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 手動による通知漏れや内容の誤りを防ぎ、関係者全員が常に最新のタスク情報を正確に把握できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでWrikeの「タスク情報を取得」アクションを設定し、トリガーで反応したタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Wrikeのトリガー設定では、どのフォルダやプロジェクト内のタスク更新を検知の対象とするか、任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへメッセージを送るアクションを設定する際に、通知を送信したいチームやチャネルを任意で指定してください。
Wrikeで作成された新規タスクをGitHubに登録する
試してみる
■概要
Wrikeでプロジェクトタスクを管理し、GitHubで開発を進めているチームでは、双方のツールに情報を手作業で登録する手間が発生していませんか。このような二重入力は非効率なだけでなく、転記ミスや連携漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが作成されると同時にGitHubへIssueが自動で登録されるため、こうした課題を解消し、開発チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- WrikeとGitHubを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
- 手作業による情報連携でのミスを減らし、開発の生産性を向上させたいチームリーダーの方
- ツール間の連携を自動化し、スムーズな業務フローを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクを作成するだけでGitHubにIssueが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた情報登録の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、タスクの登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとGitHubをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定し、新規タスクの作成を自動で検知するようにします。
- 最後に、オペレーションでGitHubを選択し、「Issueを作成」アクションを設定します。この際、トリガーで取得したWrikeのタスク情報をIssueのタイトルや本文にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GitHubでIssueを作成するアクションでは、Wrikeから取得したタスク情報を変数として利用し、Issueのタイトルや本文に自由にマッピングできます。
- 例えば、Wrikeのタスク名をそのままGitHubのIssueタイトルに設定したり、タスク詳細をIssueの本文に記載したりといった柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Wrike、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が更新されたらWrikeのタスクも更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらWrikeのタスクも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務に活用する方
・情報の一元管理場所として活用している方
・共有シートを活用して効率的な情報共有を行いたい方
2.Wrikeを活用してタスク管理をしている方
・プロジェクトの詳細タスクを管理して進捗状況を可視化させている方
■このテンプレートを使うメリット
Wrikeはタスクを可視化させ期限を明確にすることでプロジェクト進行を円滑にできるツールです。
しかしGoogle スプレッドシートに登録されるタスク情報が更新されたらWrikeの登録情報にも反映させるのは、情報の正確性を保つことを困難にするかもしれません。
チーム内で共有する情報の精度を保ちたいと考える方にこのフローは有益です。
このフローを活用することで、Google スプレッドシートで更新された情報を自動でWrikeにも反映を行い、情報の正確性と最新性を保ちます。
登録情報が自動で更新されることによって、手入力していた時間をタスク解決に充てることができ、業務を効率化します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookを使ったその他の便利な自動化例
様々なツールとOutlookを連携することで、契約書や請求書をOutlookから自動で送信したり、フォームからの問い合わせに対して自動的に返信を行うことも可能です。
Outlookでメールを受信したら、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
Outlookで受信する重要なメールをチームで確認するため、LINE WORKSへ手作業で転送する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Outlookのメール受信をきっかけに、AIが内容を要約しLINE WORKSへ自動で通知できます。これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有を実現し、業務を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookからLINE WORKSへの手作業での情報共有に手間を感じている担当者の方
- Outlookで受信する重要なメールを見逃さず、迅速な対応をしたいと考えている方
- LINE WORKSを活用し、チーム内でのスムーズな情報連携を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールの内容がLINE WORKSへ自動で通知されるため、情報共有にかかる手作業の時間を短縮します。
- 手作業による情報の転送漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのOutlookアカウントとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー」を選択し、「メールを受信したら」というアクションでフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約」を設定し、抽出したテキストを簡潔にまとめます。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のトークルームへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- LINE WORKSへメッセージを送信するアクションでは、通知したいトークルームを任意で指定できます。
- 送信するメッセージ本文は、「【至急】Outlookより新規メール受信」のような固定テキストと、トリガーで取得したメールの件名や、AIによって要約された本文などを変数として組み合わせ、自由に設定することが可能です。
■注意事項
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信する
試してみる
■概要
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業
・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント
・営業案件ごとに採番して情報追加を行う企業
2.Outlookを主なコミュニケーション手段として使用している方
・関連企業との連絡に使用している営業担当
・お礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
kintoneで案件を管理することで全体への情報共有ができ、業務進行をスムーズにします。
しかしお礼メールを送る際、kintoneに登録されている情報をその都度手入力するのは手間がかかり、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
お礼メールなど定型文のメールの送付を簡単に行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Chrome拡張機能を使用し、kintone上から直接トリガーを起動させため、定型メールの送付を自動化し、手作業を省くことができます。
メール送付にかかっていた時間を短縮し、他の業務への時間を多く取ることができます。
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionデータベースの情報でGoogleドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogleドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談に関する情報を登録している方
・見積書作成のためのデータの管理を行う方
2.Googleドキュメントを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との情報伝達手段に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは顧客に関連するデータを一元管理することでチーム内へ情報共有をスムーズに行うい、業務進行を円滑にするツールです。
しかし、毎回Notionに登録された情報を手入力して見積書を作成し、メールで作成データを送るのは、組織全体の成長を妨げるかもしれません。
このフローを活用すると、Googleドキュメントにあらかじめ作成した雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成データをメールで送付することができます。
見積書の作成を自動化することで、作業の手間を省き、他の業務に時間を使うことができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げることができます。
申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する
試してみる
■概要
申し込みメールを受信したら、AIを用いてメール内容を抽出して見積書をMicrosoft Excelの雛形から作成、Outlookメールで送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業チーム
・顧客からの見積もり依頼をメールで受信しており、見積書作成の効率化を図りたいチーム
・見積書作成にかかる時間を短縮して顧客への迅速な対応を可能にしたいチーム
2.Microsoft ExcelやOutlookを使用している事務担当者
・見積もり依頼メールの処理を担当しており、手作業によるテータの抽出や転記ミスを削減したい方
・Microsoft Excelの雛形を使用して見積書作成の時間を短縮し他の業務に時間を割きたい方
3.Microsoftを使用しておりAIを活用して業務の効率化を図りたい経営層
・見積書作成プロセスを自動化して業務効率の向上とコスト削減を目指したい方
・見積書の品質を均一化して顧客満足度向上に繋げたい方
・AIを活用した業務の効率化を推進して競争力を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
新規顧客からの問い合わせ対応はビジネス拡大の機会ですが、見積書作成は時間と手間がかかる作業です。複数のシステムを利用している企業では、手作業での対応となり、担当者の負担も大きいです。
このフローを使用することによって、AIが申し込みメールを解析して見積書を自動で生成・送信することで問題を解決してくれます。担当者は手入力などの作業することなく、迅速かつ正確な顧客対応が可能となり顧客満足度の向上につながります。
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
毎月決まった日に起動し、YoomDBから請求対象の企業を抽出してMicrosoft Excelの請求書雛形を使って請求書を自動送付
試してみる
■概要
毎月発生する請求書の発行・送付業務は、件数が増えるほど手間がかかり、送付漏れや金額の入力ミスといった課題につながりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にYooｍのデータベースから請求対象を自動で抽出し、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を作成、Outlookから自動で送付することが可能になり、請求業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月の請求書発行や送付業務に多くの時間を要している経理・バックオフィス担当者の方
- Microsoft ExcelとOutlookを利用しており、手作業での請求書送付を自動化したいと考えている方
- Yooｍのデータベースで顧客管理を行い、請求業務全体のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時に請求書の作成からメール送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による請求情報の転記ミスやメールの宛先間違い、送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーに「スケジュールトリガー」を設定し、毎月1日など、フローボットを起動したい日時を具体的に指定します。
- オペレーションでYooｍの「複数のレコードを取得する」を設定し、Yooｍのデータベースから当月請求対象となる企業のレコードを一括で取得します。
- 次に、「ループ機能」を用いて、取得した企業のレコード1件ずつに対して後続の処理を繰り返すように設定します。
- ループ処理の中で、Microsoft Excelの「書類を発行」アクションを設定し、指定の請求書雛形とレコード情報をもとに請求書を自動で作成します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、作成した請求書を添付し、対象企業へメールを自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎月1日や月末など、請求書を送付したいタイミングに合わせて自由に起動日時を設定できます。
- Yooｍから請求対象の企業情報を取得する際に、利用しているプロジェクトやデータベースを任意で指定してください。
- 分岐機能を追加することで、「請求金額が一定以上の場合」や「特定の契約プランの場合」など、条件に応じた処理の分岐が可能です。
- ループ機能では、前段で取得した企業リストの中から、繰り返し処理を行いたいデータの範囲を任意で設定できます。
- Microsoft Excelで請求書を発行する際に、使用する請求書の雛形ファイルや、発行後のファイル名などを任意で設定可能です。
- Outlookからメールを送る際に、送付先や件名、本文を自由に設定でき、本文には企業名や金額などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
終わりに
いかがでしたか？本記事では、WrikeとOutlookを連携し、タスク管理におけるチームの情報共有を効率化する方法をご紹介しました。情報共有に自動化を取り入れることで、チーム間のコミュニケーションを円滑化し、業務の遅延や抜け漏れを防止できそうですね。結果的に、業務全体の生産性向上に期待できます。
Yoomを使うことで、プログラミング知識がなくても、ノーコードでシンプルな操作だけで連携できるのは魅力ですよね。
「他にどんなことを自動化できるの？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒で完了！登録後はすぐにWrikeとOutlookの自動連携を体験できます。
今すぐ無料でアカウントを発行する
フローは自由にカスタマイズできます。ぜひ自社の業務にあった最適な連携フローを作成してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
ぜひ本記事を参考にWrikeとOutlookの連携を活用して、業務効率を改善してみてくださいね！
