【プログラミング不要】WrikeのデータをOutlookに自動的に連携する方法

2. Wrikeでタスクが更新されたらOutlookに通知する

Wrikeのタスクが更新されると自動的にOutlookに通知されるため、最新のタスク状況をスピーディーに把握できるでしょう。効率的なコミュニケーションによるチーム連携強化と、対応の迅速化が期待できます。チーム内の情報共有をスムーズにしたい方におすすめです！

WrikeとOutlookの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくWrikeとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでWrikeとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、「Wrikeでタスクが作成されたらOutlookに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• WrikeとOutlookをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Wrikeのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONに設定して動作確認

ステップ1 : WrikeとOutlookをマイアプリ登録

はじめに、WrikeとOutlookをYoomと連携するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、フローの設定がスムーズに進められます。

Wrikeのマイアプリ登録

1. まずはWrikeのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からWrikeを探すか、検索機能を活用して探しましょう。

2. Yoomと連携したいWrikeのアカウントにログインします。

3. ログイン後、Yoomとの連携を「承認」してください。

Outlookのマイアプリ登録

1. 次はOutlookをマイアプリに登録します。
先ほどと同じように、アプリ一覧からOutlookを探すか、検索機能を活用して探しましょう。Yoomと連携したいアカウントを選択して、サインインしてください。
※Microsoft 365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証できない可能性があります。

マイアプリ欄にWrikeとOutlookが表示されていれば、Yoomとの連携が完了です！

ステップ2 : テンプレートをコピーする

フローの設定が簡単にできるよう、テンプレートを使用します！
1. 以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

2. クリックすると、テンプレートが自動的にコピーされます。「OK」をクリックして設定を進めましょう！

ステップ3 : Wrikeのトリガーアクション設定

いよいよフローの設定に入ります！
1.まずは、Wrikeにタスクが作成されたらフローボットが起動するようにするため、アプリトリガーの設定を行います。以下の赤枠をクリックしましょう。

2. 以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」をクリックします。

• 「タイトル」→自由に変更可能です
• 「アプリ」→Wrike
• 「Wrikeと連携するアカウント情報」→使用するアカウントで間違いないか確認
• 「トリガーアクション」→タスクが作成されたら

3. ここで一旦Wrikeの画面に移ります。テストのために、実際にWrikeでタスクを作成してください！

4. タスク作成後、Yoomの画面に戻ります。
トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5. 設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功すると、以下のようなアウトプットが取得できます。
こちらの値は後のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。

内容確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4 : Wrikeのタスク情報を取得する設定

1. 続いて、作成されたタスクの情報を取得する設定です。「タスク情報を取得」をクリックしてください。

2. 以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」をクリックします。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「アプリ」→Wrike
• 「Wrikeと連携するアカウント情報」→使用するアカウントに間違いないか確認
• 「アクション」→タスク情報を取得

3. 次に、API接続設定を行います。
取得したい「タスクID」を、先ほどのトリガー設定時に取得したアウトプットから選択しましょう！

4. 設定が完了したら「テスト」をクリックします。テストが成功すると、先ほどのようにアウトプットが取得できます。こちらも後のフロー設定時に活用するので、内容を確認しましょう！

確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5 : Outlookに通知する設定

1. 続いて、Wrikeに作成されたタスク情報をOutlookに自動通知する設定です。「メールを送る」をクリックしてください。

2. 以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「アプリ」→Outlook
• 「Outlookと連携するアカウント情報」→使用するアカウントに間違いないか確認

3. 画面をスクロールして、以下の必須項目を入力していきます。
その他の項目は用途に合わせ、必要に応じて入力してください！

4. 「本文」は、定型文やアウトプットを組み合わせることで、タスクごとの内容に合わせて自動通知できます。
例えば、「Wrikeにタスクが作成されました」や「タスクID：」など、毎回同じテキストを使用する部分は、定型文として固定値で入力します。
タスクの詳細や、タスクID、タスクのタイトルなど、タスクごとに異なる値を使用する部分はアウトプットを用いて設定しましょう！

5. 設定完了後、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下のようにOutlookに通知が届きます。正しく通知できていることを確認しましょう！

確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6 : トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

設定お疲れさまでした！

OutlookのデータをWrikeに連携したい場合

今回はWrikeからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからWrikeへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！

1. Outlookで受信した内容をWrikeにタスク化する

日々大量に届くOutlookのメールを手動でWrikeに転記するのは、時間がかかりミスも発生しがちです。
このフローを利用すれば、重要なタスクの作成漏れを防ぎ、タスク管理の効率化が期待できます。

2. Outlookで特定の件名のメールを受信したらWrikeにタスクを作成する

Outlookに特定のキーワードを含む件名のメールが届いた際に、自動的にWrikeにタスクを作成します。
これにより、手動でのタスク作成にかかる手間を省き、他のコア業務に集中できる環境作りをサポートします。

WrikeやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例

WrikeやOutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。​もし気になるものがあれば、ぜひこちらも試してみてください！

Wrikeを使ったその他の便利な自動化例

Wrikeで作成された新規タスクを他のツールに自動登録したり、他のデータベースの更新に合わせてWrikeのタスクも更新したり、タスクの更新・登録情報をチャットツールに通知したりすることも可能です！

Outlookを使ったその他の便利な自動化例

様々なツールとOutlookを連携することで、契約書や請求書をOutlookから自動で送信したり、フォームからの問い合わせに対して自動的に返信を行うことも可能です。

終わりに

いかがでしたか？本記事では、WrikeとOutlookを連携し、タスク管理におけるチームの情報共有を効率化する方法をご紹介しました。情報共有に自動化を取り入れることで、チーム間のコミュニケーションを円滑化し、業務の遅延や抜け漏れを防止できそうですね。結果的に、業務全体の生産性向上に期待できます。
Yoomを使うことで、プログラミング知識がなくても、ノーコードでシンプルな操作だけで連携できるのは魅力ですよね。

「他にどんなことを自動化できるの？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒で完了！登録後はすぐにWrikeとOutlookの自動連携を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできます。ぜひ自社の業務にあった最適な連携フローを作成してみてくださいね。

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ぜひ本記事を参考にWrikeとOutlookの連携を活用して、業務効率を改善してみてくださいね！