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定期的に提出される社内申請を確認・処理する際、申請内容の確認から承認フローの完了を通知するまでの作業はそれぞれのアプリで操作を行う必要があり、時間と手間がかかっていました。
Yoomを活用してX-point CloudとDiscordを連携することで、X-point Cloudで申請を承認した後、詳細情報をDiscordに自動で通知します。
一連の作業が自動で行われることで、承認完了からその内容を通知するまでの時間を短縮でき、担当者の負担軽減にもつなげられるでしょう。
本記事では、X-point Cloudで申請が承認されたらDiscordに通知する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、手作業の削減と関連チームへの情報共有の円滑化が実現できるのでぜひご覧ください。
X-point Cloudで申請承認後に関係者へ手動で通知を送るプロセスを自動化することで、申請承認から通知にかかる作業時間を削減できます。
例えば、X-point Cloudで経費申請を承認すると、そのまま経理担当者にDiscordから自動通知が届くようになるため、総務担当者の確認から通知にかかる作業を簡略化できるでしょう。
担当者は他の重要な業務に集中することができ、企業の生産性向上にも寄与します。
X-point Cloudの承認状況がDiscordに自動通知されることで、申請者への通知対応が遅れる等のトラブルを回避できます。
例えば、X-point Cloudで備品の経費申請が承認されると、関連チームにその旨を自動的に通知するため、通知先のスタッフはすぐに発注手続きを開始できます。
承認を行った担当者は別途Discordに通知する必要がなくなるため、承認後のプロセスの対応漏れや遅れによる影響を最小限に抑えられるでしょう。
X-point Cloudの申請承認の通知がDiscordに自動で届くことにより、異なるチーム間での情報共有が円滑になります。
例えば、複数のチームが関与するプロジェクトにおいて、チーム責任者にX-point Cloudの承認状況が通知されるように事前設定することで、承認後のプロセスをよりスピーディーにこなせるようになるでしょう。
X-point Cloudの申請内容をもとに通知を行うため、情報の誤送信などのトラブルを防止でき、スムーズな情報共有を実現します。
では、「X-point Cloudで申請が承認されたらDiscordに通知する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
X-point Cloudで申請が承認されたことをX-point CloudのAPIを利用して受け取り、Discordの提供するAPIを用いてDiscordにX-point Cloudの申請内容の詳細を通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への共有を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応漏れやタイムラグを生む原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請が承認されると、関連情報を自動でDiscordに通知できるため、こうした共有に関する課題をスムーズに解消し、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
(1)まずはX-point Cloudをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からX-point Cloudを検索してください。
(2)X-point Cloudのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)「サブドメイン」と「クライアントID」、「ドメインコード」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは1つ目のX-point Cloudの接続が完了しました。
(4)次にDiscordのアプリ連携を行います。
X-point Cloudのマイアプリ登録と同様に、Discord(v2)を選択します。
(4)「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
アクセストークンにはDiscord Developer Portalから取得したBotトークンを設定します。
Discordの設定方法はこちらの記事をご確認ください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への共有を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応漏れやタイムラグを生む原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請が承認されると、関連情報を自動でDiscordに通知できるため、こうした共有に関する課題をスムーズに解消し、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、X-point Cloudのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】X-point Cloudで申請が承認されたらDiscordに通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずは、1つ目のアクション「書類（申請）の承認が完了したら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「フォームID」を設定します。
入力バーをクリックすると連携したアカウントの内容に基づいた情報が『候補』に展開されますので、該当するIDを選択しましょう。
「備考」には任意の情報を入力し、［テスト］をクリックします。
テストに問題がなければ、［次へ］をクリックしてください。
(5)次の画面でWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(6)次に、2つ目のアクション「書類（申請）情報を取得」をクリックします。
(7)アカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックしてください。
次の画面で「書類ID」に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
（以下は「書類ID」に前ステップで取得したアウトプット【書類ID】を引用したものです。）
申請項目の情報を取得する場合、「+ 取得する値を追加」から対象の項目を追加できます。
設定方法はこちらのページをご確認ください。
(8)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、3つ目のアクション「メッセージを送信」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面の「チャンネルID」の項目は、注釈に沿って情報を入力します。
(4)「メッセージ内容」には、通知したい内容を入力していきます。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットも引用可能です。
通知の際、ユーザーをメンションするには、<@USER_ID>などの形式で設定する必要があります。
DiscordのユーザーIDを取得する方法は、こちらのページをご確認ください。
(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への共有を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応漏れやタイムラグを生む原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請が承認されると、関連情報を自動でDiscordに通知できるため、こうした共有に関する課題をスムーズに解消し、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもX-point Cloudを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
X-point Cloudで申請承認後にGoogle Chatへその旨を通知するため、承認状況を素早く把握できるようになります。
承認状況がGoogle Chatに通知されることで、手動によるX-point Cloudの確認作業を省略できます。
■概要
X-point Cloudでの申請が承認された後、関係者への通知を手作業で行っていませんか？この作業は、対応漏れや遅延が発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請が承認されると同時に、Google Chatへ自動で通知が送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
X-point Cloud側で申請を承認後Slackに素早く通知されるので、承認状況をタイムリーに確認できます。
X-point Cloudへのログインや検索の手間を省くことができ、承認状況に応じたアクションを行えます。
■概要
X-point Cloudでの申請が承認された後、関係者への連絡を手作業で行っていませんか？重要な通知だからこそ迅速かつ確実に行いたいものの、担当者の負担になったり、連絡漏れが発生したりするケースもあります。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請の承認が完了したタイミングで、Slackに関連情報を自動で通知できるため、こうした連絡業務の手間やミスを解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
社内のやり取りでMicrosoft Teamsを利用している方におすすめのフローです。
申請の承認はMicrosoft Teamsにて通知されるようになるため、都度X-point Cloudにログインして確認する必要が無くなり、業務管理をスムーズに行えます。
今回紹介したX-point CloudとDiscordの連携を日常業務に取り入れることで、申請承認後の情報共有プロセスが自動化され、申請管理業務のさらなる効率化が期待できます。
手動での通知作業が不要になることでそれぞれアプリの横断作業を省くことができ、対応時間の短縮につながります。
また、X-point Cloudの情報を反映しDiscordに承認状況を通知するため、対応漏れや情報の誤送信などのヒューマンエラーを未然に防止できるようになるでしょう。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
