カオナビとChatworkを連携して、Yoomのデータベースの情報が更新されたらカオナビに反映しChatworkに通知する方法

ステップ1：カオナビとChatworkをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。

まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にカオナビと入力し、表示された候補から「カオナビ」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「アカウント名」と「APIアクセストークン」を入力し、「追加」をクリックします。
※カオナビのマイアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。
※Base64エンコードに関しては詳しくはこちらをご覧ください。

先ほど同様に、検索窓にChatworkと入力し、表示された候補から「Chatwork」を選択します。
すでにChatworkにログインしている場合、以下の画面が表示されるので「許可」をクリックしましょう。

マイアプリにカオナビとChatworkが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：データベーストリガーを設定

ここからはいよいよ自動化の設定を行なっていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押しましょう。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初に、トリガーアクションの設定を確認していきます。

まず使用するデータベースの設定を確認しましょう。
今回は、以下のようにデータベースを設定しました。
項目は任意で設定可能ですが、カオナビとの連携の際にユニークキーとして使用する<span class="mark-yellow">「社員番号」の設定は必ず行ってください！</span>

フローボットの設定に戻りましょう。
「更新されたら」をクリックすると以下の画面が表示されますので、設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「実行アクション」→更新されたら

「データベースの連携」は、先ほど作成したデータベースを設定しましょう。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。

トリガーアクションで取得できるアウトプットを確認できます。
アウトプットを使用することで、起動ごとの内容に合わせた値をフローに反映できますよ。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

最後に「保存する」をクリックして完了です。

ステップ3：カオナビ「メンバーの基本情報を更新」、Chatwork「メッセージを送る」のアクションを設定

続いてカオナビの設定をしていきます。
「メンバーの基本情報を更新」をクリックし、下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「カオナビと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メンバーの基本情報を更新

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

更新内容を設定していきます。
先述したように「社員番号」は必須項目なので、アウトプットを使用していきましょう。
入力欄をクリックすると、下に候補が出現するので「社員情報」のアウトプットをクリックすると入力できます。

さらに設定していきましょう。
データベースで設定した内容を必要に応じて入力していきます。
以下のように、2つのアウトプットを使用して入力することもできますよ！

さらにこちらの画面にない項目に関しても以下で設定可能です。
項目IDはカオナビで設定している項目が候補として表示されるので選択し、値はアウトプットから入力しましょう。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

Chatworkの設定を行いましょう。
「メッセージを送る」をクリックしたら、以下の画面が表示されるので設定します。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Chatworkと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メッセージを送る

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

API接続設定を行います。
注意事項を確認したら、画面をスクロールしてきます。

ルームIDを候補から選択し、設定します。

メッセージ内容を設定しましょう。
任意のメッセージ内容を設定してください。
今回は以下のように設定を行いました！
ここでもアウトプットを設定することで、フローの起動ごとに合わせた内容を送信できますよ。

設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。

テストが成功すると、Chatworkには以下のように送信が完了します。
テストが成功したら、Yoomの設定画面で「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ4：カオナビとChtworkの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

カオナビを使ったその他の自動化例

他にもカオナビを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録する

はじめに紹介するのは、カオナビでの従業員登録をトリガーとしてGoogle スプレッドシートに同期するフローボットです。カオナビをトリガーとして使用したい方におすすめです。

2.コラボフローで入社申請が承認されたらカオナビに従業員情報を登録する

次に紹介するのは、コラボフローとの連携フローです。承認をトリガーに情報を登録できるので、承認の可否をわざわざ確認する手間が省けそうです。

3.履歴書をOCRで読み取りカオナビに従業員を登録する

最後に紹介するのは、履歴書をOCRで読み取り、自動で登録するフローです。入社する従業員の情報を手入力するのは手間もかかり、ヒューマンエラーのリスクも高いので、AIを活用すれば負担を大幅に軽減できるかもしれません。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

まとめ

カオナビとChatworkの連携により、データベースの情報が更新されるたびに自動で反映・通知が行われるため、業務効率の向上が期待できるでしょう。手動でのデータ更新の手間を省き、迅速にチームへの共有を行うことで、組織全体の業務パフォーマンスを向上させることができるかもしれません。特に、人事担当者や更新に伴い発生した業務の担当者にとって、情報管理の精度向上と迅速な情報共有の実現により、後続業務の効率化が実現するでしょう。

ぜひYoomを実際の業務で活用し、どれだけ手間が省け効率化できるのか、体験してみてくださいね。