YouCanBookMeとDiscordを連携して、YouCanBookMeの予定追加をDiscordに自動通知する方法

予定管理の効率化のためにYouCanBookMeを活用しているけれど、予定の登録を毎回確認するのに手間を感じていることはありませんか？今回はYouCanBookMeとDiscordの連携させて、ノーコードで予約管理の効率化を簡単に実現する方法を紹介します。この連携を活用することで、スケジュール確認の手間を省き、業務の生産性を向上させることが期待できます。この記事では、具体的な連携方法とそのメリットについて詳しく解説しますので、業務効率化のヒントをぜひゲットしてくださいね。

こんな方におすすめ

・YouCanBookMeとDiscordを活用して、予約管理の効率化を図りたい方
・予約やスケジュール管理を行っており、自動通知によって業務の迅速な対応をしたい方
・複数のチームメンバーが関与する業務で、円滑に情報を共有したいと考えている方
・リモートワーク環境での予定確認やチーム間の情報共有を効率化したい方
・手動でのスケジュール確認を削減し、業務の生産性向上を目指している方

YouCanBookMeとDiscordの連携メリットと具体例

予定登録後の業務への迅速な対応

YouCanBookMeで新しい予約が登録されると、Discordに通知が届くことで、チャットの確認だけで予定の確認が可能になります。これにより、担当者は予約が登録されたら、アプリをわざわざ確認をすることなく予定を把握することができます。
例えば、予定が登録された後に資料の準備が必要な場合、チャットでの通知で素早く通知を受けることで、資料の準備に取り掛かるまでのタイムロスを省くことにつながります。
また、複数の担当者がいる場合やリモートワーク環境で業務を行っている場合、チーム全体で即座に情報を共有でき、その後の対応業務がスムーズになるかもしれません。

チーム間の効率的な連携

Discordの通知機能を活用することで、YouCanBookMeでの予約内容をチームメンバーと即座に共有できます。
例えば、顧客との打ち合わせやセッションの予定が入ると、関連する営業担当者やサポートチームなどに自動的に通知を行うことができます。これにより、情報共有が簡素化され、ミスや手違いなどのヒューマンエラーを防止できるかもしれません。特に、複数の担当者が関与する業務においては、チーム全体への通知を行うことによって、予定登録後の業務を誰が担当するのが最適か、現在抱えている業務量から判断することができそうです。

手動通知の手間の削減

YouCanBookMeで登録された予定を、チーム内へ共有するために手動でDiscordに入力する作業を削減することができます。
例えば、YouCanBookMeで登録された予定を手作業で通知している場合、担当者が手入力で通知を行うまで情報共有が完了できず、効率的ではありません。自動化して手入力による事務作業を削減することにより、担当者の負担を軽減できるかもしれません。さらに手入力の完了を待つことなく、予定の登録後、スムーズに通知を送信することで、情報共有の円滑化に繋がるでしょう。これにより、チーム全体がコア業務に集中でき、業務全体の生産性が向上が見込めます。

では、ここからは実際にYoomを使用して、YouCanBookMeとDiscordを連携する方法を一緒に行っていきましょう！

[Yoomとは]

YouCanBookMeとDiscordの連携フローの作り方

今回は「YouCanBookMeで予定が登録されたらDiscordに通知する」というテンプレートの設定方法を紹介していきます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

・YouCanBookMeとDiscordをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるYouCanBookMeのトリガー設定と、その後に続くDiscordのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、YouCanBookMeとDiscordの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：YouCanBookMeとDiscordをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。

まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンをクリックします。

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次に検索窓にYouCanBookMeと入力し、表示された候補から「YouCanBookMe」を選択します。
アプリを選択すると以下の画面になるので、設定していきます！
・アカウント名：設定してください
・アクセストークン：YouCanBookMe上で取得してください
※アクセストークンの取得方法に関してはこちらを参考にしてください。

「追加」を押して完了です！

続いて、Discordのマイアプリ登録を行います。
こちらも検索窓にDiscordと入力し、表示された候補から「Discord（v2）」を選択します。
アプリを選択すると以下の画面になるので、設定していきましょう！
・アカウント名：設定してください
・アクセストークン：Discord上で取得してたBotトークンを入力してください
※Botトークンの取得方法はこちらを確認してください。

「追加」を押して完了です！

YouCanBookMeとDiscordがマイアプリに表示されていれば、登録完了です！

ステップ2：YouCanBookMe「Webhookを受信したら」のトリガーを設定

マイアプリ登録が完了したら、フローの設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。

一番初めにトリガーの設定を行うので、「Webhookを受信したら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、詳細を設定していきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「YouCanBookMeと連携するアカウント情報」→マイアプリ登録をしたアカウントを選択
「トリガーアクション」→Webhookを受信したら

設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。

Webhook設定用のURLが表示されるため、URL右側のマークをクリックしてコピーし、YouCanBookMe側で設定を行いましょう。
※YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらを参考にしてください。

設定完了後、「テスト」をクリックして成功したら、「保存する」を押して完了です。

ステップ3：Discord「メッセージを送信」のアクションを設定

次に、Discordの設定をします。
「メッセージを送信」のアクションをクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定をしていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Discordと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メッセージを送信

設定が完了したら「次へ」をクリックして進みます。

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注意事項が表示されるので、設定の前に目を通し、画面を進めていきます。

チャンネルIDとメッセージ内容を設定します。

・チャンネルID→DiscordのURL内から取得して設定
・メッセージ内容→任意で設定

メッセージ内容は
・定型的な部分は直接入力で設定
・変動的な部分はWebhookで取得したアウトプットを追加
このように設定することで、内容ごとの通知を受けることが可能です。
アウトプットの入力方法は、メッセージ内容の枠内でクリックすると下に候補が出てくるので、「Webhookを受信したら」の右側ボタンをクリックし、詳細を表示させて、入力したいアウトプットを選択します。
※アウトプットについてはこちらをご覧ください。

設定後、「テスト」をクリックし、成功したら「保存する」で完了です！

ステップ4：アクションを設定

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定お疲れ様でした！

YouCanBookMeを使ったその他の自動化例

他にもYouCanBookMeを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.YouCanBookMeで予定が登録されたら、Slackに通知する
今回の記事で紹介したテンプレートのSlack版のフローボットです。使用しているチャットに合わせて使い分けることができます。ご自身の使用しているツールで検索してみてください。

2.YouCanBookMeで予定が登録されたら、Salesforceにリードを登録する
YouCanBookMeで登録された情報を引用してリードの登録を自動で行うフローボットです。リード管理を効率化するのに活用できそうです。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

3.YouCanBookMeで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
最後に紹介するのは、YouCanBookMeで登録された予定をNotionのデータベースに登録するフローボットです。データベースを活用して情報の一元管理を行うことで、登録情報を一目で確認することができます。

まとめ

YouCanBookMeとDiscordを連携することで、予約管理の効率化を実現することができます。自動通知を行うことによって、手作業による手間やスケジュール確認の手間を省き、業務の生産性を向上させることが期待できます。特にリモートワーク環境や複数の担当者が関与する業務においては、スピーディーな情報共有が可能となり、チーム全体のパフォーマンス向上にも寄与しそうです。

ぜひ、Yoomを使用した連携を行って、業務の効率化を体験してみてください！