「このテンプレートを試す」を選択し、コピーが完了したと表示されたら「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートをコピーできました!
コピーしたテンプレートは左側のプロジェクト一覧にある「マイプロジェクト」に保存されています。
ステップ3:Zoomのトリガー設定(ミーティングが終了したら)
それでは実際にフローボットを設定しましょう。
先ほどコピーしたテンプレートを選択し、「ミーティングが終了したら」をクリックします。
注)Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルはあらかじめ設定されていますが、変更できます。
Zoomと連携するアカウント情報は、マイアプリ登録したアカウントが連携されています。
トリガーアクションは「ミーティングが終了したら」を選択します。
設定ができたら、「次へ」をクリックします。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガー起動時間を設定しましょう。
→こちらは、契約プランによって選べる時間が異なります。
メールアドレスを入力します。
設定できたらテストを実行してください。
Zoomのミーティング情報がアウトプットとして取得できたら、テスト成功ですので保存しましょう。
ステップ4:Zoomのアクション設定(ミーティングのレコーディング情報を取得)
次に「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックして設定を進めます!
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更できるので、変更したい時は入力し直してください。
Zoomと連携するアカウント情報を確認しておきます。
アクションは「ミーティングのレコーディング情報を取得」を選択します。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。
2.API接続設定
ミーティングIDは、「ミーティングが終了したら」で取得したアウトプットから選びます。
設定後、テストを実行しましょう。
アウトプットとして、Zoomのミーティング情報が取得できたら、テスト成功ですので保存しましょう!
ステップ5:Zoomのアクション設定(ウェビナー登録者の一覧を取得)
次に「ウェビナー登録者の一覧を取得」をクリックしましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更できます。
Zoomと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「ウェビナー登録者の一覧を取得」を選択します。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう!
2.API接続設定
ユーザーのメールアドレスを入力しましょう。
ウェビナーIDはミーティングが終了したらで取得したアウトプットから「ミーティングID」を選択します。
複数のウェビナーを開催している場合に候補から選択したIDを使用すると、設定したID以外のものに対応できなくなるため、アウトプットを使用しています。
設定したら、テストを実行しましょう。
ウェビナーの登録者情報をアウトプットとして取得できたら、テスト成功ですので保存しましょう。
ステップ6:処理繰り返し
次に「ウェビナー参加者の情報を1名ずつ取得する 」をクリックしましょう。
1.繰り返し対象を指定
繰り返しのアウトプット対象はウェビナー登録者情報から取得したい項目を選択しましょう。
同じ処理を繰り返すアクションについて、こちらを参考にしてください。
ここでは姓の一覧、名の一覧、メールアドレスの一覧、会社名・学校名の一覧を取得するように設定していますが「アウトプット追加」から項目を増やすことも可能です!
ここまでできたら、保存しましょう。
ステップ7:Gmailのアクション設定
いよいよ最終ステップになりました!
「メールを送る」をクリックしましょう。
1.メールの設定
タイトルは変更できます。
Gmailと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Fromは候補から選択するか、入力しましょう。
Toはウェビナー参加者の登録情報を1名づつ取得するのアウトプットから「メールアドレスの一覧のループ変数」を選択します。
件名を設定しましょう。
本文を設定する時は、アウトプットを活用しながら入力します。
例えば、名前や会社名を入力する場合はウェビナー参加者の登録情報を1名づつ取得するから選択します。
ZoomのURLやパスコードは「ミーティングのレコーディング情報を取得」から選択しましょう。
設定したら「次へ」をクリックしましょう。
2.メール送信のテスト
メールの内容を確認して、テストを実行しましょう。
Gmailにメールが送信できたらテスト成功です!ここまでできたら保存してください。
保存して、設定完了の表示が出たら「トリガーON」をクリックして動作チェックを行いましょう!
さらに自動化するには
Yoomの機能を活用すると、もっと効率化を図る自動化フローを作成できます。
事例1:Yoom完了通知を受け取ろう
テンプレートの右上をクリックし、ワークフローをONに設定しましょう!
フローボットが起動したことをメールで通知できるようになります。
事例2:チャットツールにメッセージを送る
例えばSlackなどのチームのコミュニケーションツールを連携すれば、Gmailで動画情報を送信できたことを共有しやすくなります。
これにより、チームで状況把握しやくなり、業務の効率化を図れるかもしれません。
Zoomでウェビナー終了後、参加者リストを取得しOutlookで録画リンクを共有する方法
マイアプリ登録を行えば、フローボットを自由にカスタマイズすることも可能です。
ここからは「Zoomでウェビナー終了後、参加者リストを取得しOutlookで録画リンクを共有する」方法を解説します。
注)Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1:Outlookのマイアプリ登録
Zoomのマイアプリ登録は先ほど済んでいるので、Outlookの連携設定を行いましょう。
Yoomのワークスペースでマイアプリ→新規接続→Outlookを選択します。
アカウント選択をしましょう。
パスワードを入力してください。
これでOutlookのマイアプリ登録ができました!
ステップ2:テンプレートをコピーする
テンプレートをコピーします。
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