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「ウェビナーの参加者全員に録画リンクを送りたいけど、手作業だと手間がかかるし、ミスも起きやすい…」そんな悩みをお持ちの方はいませんか？
ウェビナー終了後、参加者リストを取得し、一人ひとりにメールで録画リンクを送るのは、想像以上に時間と手間がかかる作業です。
特に、頻繁にウェビナーを開催する場合に、この作業を自動化できたら、業務の効率化を図れるかもしれません！
ZoomのAPIを活用すれば、ウェビナー終了後に参加者リストを取得し、Gmailで録画リンクを自動送信することが可能です。
しかも、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
本記事では、ZoomとGmailを連携し、ウェビナー後のフォローアップを自動化する方法を詳しく解説します。
少しの設定で、手作業から解放されるため、重要な業務に集中できるようになります！
それではここからは、ノーコードツールYoomを使って「Zoomでウェビナー終了後、参加者リストを取得しGmailで録画リンクを共有」する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Zoomでウェビナーが終了したことをZoomのAPIを利用して受け取り、Gmailの提供するAPIを用いて、Gmailの録画リンクを共有することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きくわけて以下のプロセスで構成されています。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
下準備として、Yoomとアプリを連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインできたら、マイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。
Zoom（OAuth）を選択します。
Client IDとClient secretを入力しましょう。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法はこちらを確認しながら設定するとスムーズです！
次にGmailをYoomと連携します！
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順にクリックして、Gmailを選択しましょう。
「Sign with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択しましょう。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択したら、Gmailのマイアプリ登録は完了です！
次に使用するテンプレートをYoomのサイトからコピーします。
下のバナーをクリックしましょう！
「このテンプレートを試す」を選択し、コピーが完了したと表示されたら「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートをコピーできました！
コピーしたテンプレートは左側のプロジェクト一覧にある「マイプロジェクト」に保存されています。
それでは実際にフローボットを設定しましょう。
先ほどコピーしたテンプレートを選択し、「ミーティングが終了したら」をクリックします。
注）Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
タイトルはあらかじめ設定されていますが、変更できます。
Zoomと連携するアカウント情報は、マイアプリ登録したアカウントが連携されています。
トリガーアクションは「ミーティングが終了したら」を選択します。
設定ができたら、「次へ」をクリックします。
トリガー起動時間を設定しましょう。
→こちらは、契約プランによって選べる時間が異なります。
メールアドレスを入力します。
設定できたらテストを実行してください。
Zoomのミーティング情報がアウトプットとして取得できたら、テスト成功ですので保存しましょう。
次に「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックして設定を進めます！
タイトルは変更できるので、変更したい時は入力し直してください。
Zoomと連携するアカウント情報を確認しておきます。
アクションは「ミーティングのレコーディング情報を取得」を選択します。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。
ミーティングIDは、「ミーティングが終了したら」で取得したアウトプットから選びます。
設定後、テストを実行しましょう。
アウトプットとして、Zoomのミーティング情報が取得できたら、テスト成功ですので保存しましょう！
次に「ウェビナー登録者の一覧を取得」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
Zoomと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「ウェビナー登録者の一覧を取得」を選択します。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう！
ユーザーのメールアドレスを入力しましょう。
ウェビナーIDはミーティングが終了したらで取得したアウトプットから「ミーティングID」を選択します。
複数のウェビナーを開催している場合に候補から選択したIDを使用すると、設定したID以外のものに対応できなくなるため、アウトプットを使用しています。
設定したら、テストを実行しましょう。
ウェビナーの登録者情報をアウトプットとして取得できたら、テスト成功ですので保存しましょう。
次に「ウェビナー参加者の情報を1名ずつ取得する 」をクリックしましょう。
繰り返しのアウトプット対象はウェビナー登録者情報から取得したい項目を選択しましょう。
同じ処理を繰り返すアクションについて、こちらを参考にしてください。
ここでは姓の一覧、名の一覧、メールアドレスの一覧、会社名・学校名の一覧を取得するように設定していますが「アウトプット追加」から項目を増やすことも可能です！
ここまでできたら、保存しましょう。
いよいよ最終ステップになりました！
「メールを送る」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
Gmailと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Fromは候補から選択するか、入力しましょう。
Toはウェビナー参加者の登録情報を1名づつ取得するのアウトプットから「メールアドレスの一覧のループ変数」を選択します。
件名を設定しましょう。
本文を設定する時は、アウトプットを活用しながら入力します。
例えば、名前や会社名を入力する場合はウェビナー参加者の登録情報を1名づつ取得するから選択します。
ZoomのURLやパスコードは「ミーティングのレコーディング情報を取得」から選択しましょう。
設定したら「次へ」をクリックしましょう。
メールの内容を確認して、テストを実行しましょう。
Gmailにメールが送信できたらテスト成功です！ここまでできたら保存してください。
保存して、設定完了の表示が出たら「トリガーON」をクリックして動作チェックを行いましょう！
Yoomの機能を活用すると、もっと効率化を図る自動化フローを作成できます。
テンプレートの右上をクリックし、ワークフローをONに設定しましょう！
フローボットが起動したことをメールで通知できるようになります。
例えばSlackなどのチームのコミュニケーションツールを連携すれば、Gmailで動画情報を送信できたことを共有しやすくなります。
これにより、チームで状況把握しやくなり、業務の効率化を図れるかもしれません。
マイアプリ登録を行えば、フローボットを自由にカスタマイズすることも可能です。
ここからは「Zoomでウェビナー終了後、参加者リストを取得しOutlookで録画リンクを共有する」方法を解説します。
注）Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomのマイアプリ登録は先ほど済んでいるので、Outlookの連携設定を行いましょう。
Yoomのワークスペースでマイアプリ→新規接続→Outlookを選択します。
アカウント選択をしましょう。
パスワードを入力してください。
これでOutlookのマイアプリ登録ができました！
テンプレートをコピーします。
下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックし、コピーできたと表示されたら「OK」を選択しましょう。
これでテンプレートがコピーできました。
Outlookのアクション設定以外は、1つめでご紹介した設定と同様ですので、Outlookの設定方法を解説します。
「メールを送る」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
Outlookと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Toはメールアドレスの一覧のループ変数をアウトプットから選択します。
件名を設定しましょう。
本文を設定する時は、アウトプットを活用しながら入力します。
メールの内容を確認して、テストを実行しましょう。
Outlookにメールが送信できたらテスト成功ですので、保存しましょう。
設定完了と表示されたら「トリガーをON」をクリックして動作をチェックしましょう。
Yoomのメール機能を活用することも可能です。
Yoomのメール機能は、マイアプリ登録の必要はありませんので、テンプレートをコピーをするところから説明します。
下のバナーをクリックしてください。
これまでと同様の手順で進み、コピー完了と表示されたら「OK」をクリックしてください。
Yoomのメール設定以外は、同様の設定方法ですので、最後の項目から解説します。
「メールを送る」を選択しましょう。
タイトルは変更できます。
Toはメールアドレスの一覧のループ変数をアウトプットから選択します。
件名を設定しましょう。
本文を設定する時は、アウトプットを活用しながら入力します。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。
メールの内容を確認して、テストを実行しましょう。
テストを実行して、Yoomでメールの送信ができたら保存しましょう。
他にもZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成するテンプレートです
Yoomを開かずに、NotionからZoomの会議URLを作成することが可能です。
このフローを自動化できれば、ツール間を移動する手間を省けるだけではなく、手動で会議URLを作成する業務を削減できます。
これにより、事務作業の負担が減り、業務の効率化を図れそうです。
2.毎日Zoomの会議情報をMicrosoft Teamsに通知するテンプレートです
毎日手動で会議情報を通知していると、手間と時間がかかります。
また、通知ミスが発生するリスクも高まります。
定型業務を自動化できれば、他の重要な業務に時間を活用できるでしょう。
3.Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、LINE WORKSに通知するテンプレートです
自動的に文字起こしと要約を行えるため、大幅な時間短縮が期待できるでしょう。
チャットツールに通知することで、内容を共有しやすくなり、見落としを防げそうです。
注）AIオペレーションは、一部有料オプションで利用できます。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ウェビナー終了後の録画リンク共有は、手作業だと時間も手間もかかり、ミスが発生するリスクもあります。
ZoomとGmailを連携すると、この作業フローを自動化することが可能です。
今回ご紹介した手順を活用すれば、ウェビナー参加者に対して、スムーズかつ確実に録画リンクを共有が行えます。
さらに、この自動化フローを応用すれば、OutlookやYoomメールを使った連携も可能になり、業務スタイルに合わせてカスタマイズできます。
ノーコードツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、業務の効率化を進めたい方は、ぜひ試してみてください。
Yoomを活用して、日々のルーティン業務を減らし、もっとクリエイティブな業務に時間を使える環境を整えませんか？
