Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Discordに通知する

ZoomとDiscordのマイアプリ連携

テンプレートをコピーしたら、事前準備としてZoomとDiscordをYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」の順にクリック

2.検索窓からZoomとDiscordを検索し、それぞれ登録に必要な情報を入力

＜Zoomの場合＞

・Client IDとClient secretを入力後、「追加」をクリックします。
※ZoomのClient ID、Client secretの取得方法は、こちらのヘルプページで確認できます。

・「Allow」をクリックすると、マイアプリ登録が完了です。

＜Discordの場合＞

アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックするとマイアプリの登録完了です。

※アカウント名とアクセストークンの取得は、こちらのヘルプページで確認ください。

※アクセストークンは、こちらのDiscord Developer Portalから取得できます。

マイアプリ一覧にZoomとDiscordが表示されていれば準備完了です！

早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは、アプリトリガー「ミーティングが終了したら」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したZoomのアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

次のページでは、API接続設定を行います。
Zoomアカウントのメールアドレスを指定してください。
※なお、「トリガーの起動間隔」についてはご契約のプランごとに指定できる時間が異なるため、ご注意ください。詳細はこちらをご覧ください。基本的に短い設定がおすすめです。

「テスト」をクリックして問題がなければ、「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ2.ミーティングのレコード情報を取得

次に、「ミーティングのレコード情報を取得」をクリックしてください。

最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されるので、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目ではAPI接続するために、メールアドレスとミーティングIDを指定します。
ミーティングIDの項目は、ステップ1で取得したミーティングIDが引用されるように、{{ミーティングID}}というコードがプリセットされているため変更不要です。
メールアドレスのみ入力して「テスト」をクリックしてください。

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「保存する」をクリックして次のステップへ進みましょう。

ステップ3.ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード

次のステップ「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックしてください。

1ページ目にはアカウント情報が表示されているので、そのまま次へ進みましょう。
2ページ目ではAPI接続をするために「ダウンロードURL」を指定します。
あらかじめ、{{ダウンロードURL（M4A）}}というコードが入っているので、特に変更は不要です。
※ファイル容量が大きい場合、ダウンロードできない場合があるため動画ファイルのMP4ではなく、音声録音であるM4Aの指定をおすすめします。

「テスト」をクリックし、「保存する」で次に進みましょう。

ステップ4.音声データを文字起こしする

次に、「音声データを文字起こしする」をクリックしてください。

1ページ目では、アクションを選択します。
ミーティングの時間にあわせて適切なアクションを選択してください。

2ページ目ではファイルの添付方法を設定します。
前のステップでミーティングのファイルをダウンロードしているので、今回は取得した値を使用します。
プルダウンから「ダウンロードしたファイル」を選択しましょう。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5.要約する

次に「要約する」を選択してください。

1ページ目ではアクションの選択をします。
文字数にあわせて適切なアクションを選択し、次へ進みましょう。

2ページ目では、要約の詳細設定を行います。

1）「要約対象のテキスト」は、前のステップで取得した文字起こしの結果を利用します。あらかじめ、{{解析結果}}というコードがセットされてあるので、特に入力する必要はありません。
2）「文字数」はあらかじめ1000という数字がセットされていますが、必要に応じて変更してください。
3）「要約の条件」はプロンプトのような役割を果たします。「文章は短くシンプルにしてください」「最後にネクストアクションの項目を記載してください」などの指示を入力しましょう。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」で次に進みましょう。

ステップ6.Discordに通知する

それでは、最後のステップ「Discordに通知する」をクリックしてください。

1ページ目はアカウント情報が表示されているので、確認してそのまま「次へ」をクリックします。
2ページ目では、DiscordのチャンネルIDとメッセージ内容を設定します。
メッセージ内容はこれまで取得した値を活用して入力しましょう。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローボットが実行されます。

このようにYoomはノーコードで連携することができます。以下の「試してみる」をクリックすると、今回のテンプレートをコピーすることができます。

ZoomやDiscordを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもZoomやDiscordのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

ZoomとDiscordを連携した自動化例

Zoomでミーティングが終了したら、DiscordにレコーディングURLを通知したり、毎日Zoomの会議情報をDiscordに通知したりする連携も可能です。
また、Discordの投稿内容をもとにZoom会議を作成することもできます。

Zoomを活用した自動化例

Zoomでミーティングが終了したら会議の内容を文字起こししてデータベースなどに保存する

Zoomでミーティングが終了したら会議の内容を文字起こしして、NotionやGoogle スプレッドシートなどに自動で保存します。

顧客管理アプリで会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する

SalesforceやHubSpotなどで会議相手を選択してZoomの会議URLを自動で作成します。

Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでクラウドストレージに保存する

Zoom会議終了後に、録画の文字起こしと要約を行い、議事録としてPDFをGoogle DriveやOneDriveなどに自動で保存します。

Discordを活用した自動化例

メッセージツールに送信された内容をDiscordに通知する

メールやチャットツールに送信された内容をDiscordに自動で通知します。

データベースに新しいレコードが投稿されたらDiscordに通知する

Google スプレッドシートやNotionなどに新しいレコードが追加されたらDiscordに自動で通知します。

フォームの回答内容をDiscordに通知する

GoogleフォームやHubSpotのフォームなどに回答が送信されたら、Discordに自動で通知します。

ZoomとDiscordを連携するメリット

メリット1.共有漏れの防止

毎回手動で議事録の作成と共有を行っていると、会議終了後から議事録の共有までの間にタイムラグが生じやすくなり、迅速な情報共有の妨げになることがありませんか。 あるいは、あとで送ろうと思っていた議事録の内容を通知し忘れてしまい、共有漏れが起きることもありますよね。 本記事でご紹介した連携を使うと、会議の内容をスムーズに共有できるだけでなく、通知漏れを防ぐこともできます。 これにより、関係者は必要な情報をスピーディに把握でき、適切な顧客対応を促進できるかもしれません。

メリット2.議事録構成などの質が一定に

議事録は顧客の状況把握やサービスの改善を図る上で重要な情報源ですよね。しかし、作成者によって書き方に違いがあったり、重要な情報だと思わずメモしそびれたりするなど、クオリティを一定に保つことが難しいことがありませんか。そこで本記事の連携を使うと、AIによって議事録を作成できるので、議事録構成などの質を一定にすることができるかもしれません。プロンプトによって議事録のフォーマットや注意点なども指示できるので、情報の一貫性が保持され、関係者が議事録に目を通す際の理解がスムーズになるのではないでしょうか。

まとめ

いかがでしたか？
以上がZoomとDiscordの連携手順でした！
この自動連携を活用すると、議事録の作成の手間や通知を送る作業の負担を軽減することができます。
会議が終わった後にスピーディに情報共有できるため、各関係者は状況を把握しやすくなるはずです。
また、議事録は作成者によって書き方に違いがでますが、AIによる自動作成により議事録構成などの質を一定に保つことにもつながります。
ノーコードで連携できるので、ぜひ試してみてくださいね！