【プログラミング不要】ZoomのデータをOutlookに自動的に連携する方法

2. Zoomウェビナー終了後、Outlookで録画リンクを自動送信する

Zoomウェビナーが終了すると、自動的にOutlookから参加者へ録画リンクを送信するフローです。
見逃した参加者へのフォローアップや、参加者が内容を再度確認できるようになります。これにより、ウェビナーの内容をより深く理解してもらうことをサポートし、参加者との関係強化に寄与するでしょう。

ZoomとOutlookの連携フローを作ってみよう 

それでは、さっそく実際にZoomとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoomとOutlookの連携を進めていきます。

Yoomをまだ利用していない方は、まずはこちらから無料登録をお願いします。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう！

[Yoomとは]

今回は、「Zoomウェビナー終了後、Outlookでフォローメールを自動送信する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• ZoomとOutlookをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Zoomのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにし動作確認

ステップ1：ZoomとOutlookをマイアプリ連携

はじめに、使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、その後の連携フローの設定がスムーズになります。

【Zoomのマイアプリ登録 事前準備】

Zoomのマイアプリ登録には「Client ID」と「Client secret」が必要です。
まずはZoom App Marketplaceでアプリ登録をします。こちらのページにアクセスし、ログイン（サインイン）してください。
Zoomのマイアプリ登録について、詳しい方法はこちらを参考にしてください。

1)Yoomのアカウントにログインしたら、画面左の「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されます。検索窓から、今回使用するアプリを1つずつ検索しましょう。

まずはZoom(OAuth)を選択します。事前に取得しておいた「Client ID」と「Client secret」を入力し、「追加」をクリックしてください。

3)先ほどと同様に、検索窓でOutlookを検索します。Outlookをクリックしたら、Yoomと連携するアカウントでログインしてください。詳しくはこちらをご参照ください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

4)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。ZoomとOutlookのアイコンが表示されていることを確認しましょう。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、実際にフローを作成していきます！
簡単に設定できるよう、テンプレートが用意されているので使用しましょう。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると以下の確認画面が表示されるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されていれば、テンプレートのコピー完了です！タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Zoomのアプリトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定していきます。
まずは「アプリトリガー | ミーティングが終了したら」をクリックしてください。

1) アクションは「ミーティングが終了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
「トリガーの起動間隔」をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。各プランの内容についてはこちらをご参照ください。

「メールアドレス」には、Zoomアカウントのメールアドレスを入力しましょう。

入力後、Zoomの画面に移り、テスト用のミーティングを開始・終了させてください。
（この後に続く設定のテストで使用するため、何人か参加者を追加してミーティングを設定してください！）

完了後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。テストが成功すると、Zoomからミーティング情報がアウトプットとして取得されます。
ここで取得したアウトプットは、この後に続く設定の、「ウェビナー登録者の一覧を取得する」際に必要な情報になります。正しくアウトプットが取得されていることを確認したら保存しましょう。

※アウトプットについて、詳しくはこちらをご確認ください。

ステップ4：Zoomのアクションを設定する

1) 「アプリと連携する | ウェビナー登録者の一覧を取得」をクリックします。

アクションは「ウェビナー登録者の一覧を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。

必須項目を入力します。
「メールアドレス」には、Zoomアカウントのメールアドレスを入力してください。

「ウェビナーID」は、先ほどのトリガー設定時に取得したアウトプットを用いて設定します。入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、「ミーティングID」を選択しましょう。

‍入力後はテストを行い、ウェビナー登録者の一覧が正しくアウトプットとして取得できていることを確認してください。確認後に保存しましょう。

ステップ5：コマンドオペレーションを設定する

続いて、繰り返し処理の設定を行います。
1) 「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひこの機会にお試しください。

ここでは、複数のウェビナー参加者すべてにOutlookでメールを送信するための設定を行います。
Zoomから複数人のウェビナー参加者情報を得た際に、「繰り返し対象で取得したアウトプット」で設定した値に応じて、すべてのメールアドレス宛に自動的にメールを送信できるようになります。
※繰り返し処理の詳しい設定方法については、こちらをご参照ください

2)Zoomから取得されるウェビナーの参加者情報の内、メール送信に必要な情報を全て「繰り返し対象のアウトプット」に設定します。
※「＋アウトプットを追加」をクリックすると設定欄が追加されます

下図のように、オペレーションは「ウェビナー登録者の一覧を取得」を選択し、アウトプットは「メールアドレスの一覧」、「姓の一覧」、「名の一覧」を選択しましょう。

設定が完了したら保存しましょう。

ステップ6：Outlookのアクションを設定

1) 「アプリと連携する | メールを送る」をクリックしてください。

2)連携するアカウント情報が間違っていないかを確認しましょう。

3)メールの内容を設定していきます。
メッセージは定型文とアウトプットを活用して設定しましょう。
「お世話になっております。」など、毎回同じテキストを使用する部分は固定値で入力します。
「姓」や「名」など、毎回変動する値はアウトプットを用いて設定しましょう。
コマンドオペレーションで取得した「ループ変数」のアウトプットを活用することで、複数の参加者すべてに、繰り返しメールを自動送信できるようになります。

入力が完了したら「テスト」をクリックし、メッセージ内容を確認しましょう。正しくメールが送信されることを確認したら保存してください。

以上で、「Zoomウェビナー終了後、Outlookでフォローメールを自動送信する」フローボットが完成です！

ステップ7：トリガーをONにして動作確認

全ての設定が完了すると、以下の画面が表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

設定お疲れ様でした！

Outlookの情報をZoomに連携したい場合 

今回はZoomからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからZoomへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Outlookで予定が作成されたらZoomミーティングを作成しリンクをOutlookに追加する

‍Outlookで新しい予定が作成されると、自動的にZoomミーティングを作成し、会議リンクをOutlookの予定に追加するフローです。
これにより、会議の設定プロセスの効率化が見込め、手動でのリンク作成やスケジュール調整の手間を削減します。参加者には素早く会議リンクが共有され、オンラインミーティングの準備をスムーズにし、時間を節約して円滑な会議進行が期待できます。

ZoomやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例

Outlookとの連携以外でも、ZoomのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらもお試しください！

Zoomを使ったその他の便利な自動化例

会議の録画データをクラウドストレージに自動保存したり、参加者リストをチームに自動共有することも可能です。他のスケジュール管理ツールやCRMとの連携などもできます！

Outlookを使ったその他の便利な自動化例

メールの受信内容を自動で分類・フォルダ振り分けしたり、特定の条件でリマインドを自動送信することも可能です。他のカレンダーアプリやタスク管理ツールなどとの連携もできます！

終わりに 

いかがでしたか？ZoomとOutlookを連携することで、ウェビナーや会議終了後のフォローアップ、録画リンクの共有など、さまざまな業務が自動化可能に！日々複数の業務に追われる中でも、効率的かつ抜け漏れなく正確に対応することで、顧客満足度の向上にも寄与できるでしょう。

Yoomでは、プログラミング不要で誰でも簡単に連携設定を実現できます。
「本当に簡単に設定できるの...？」「他にどんなことが自動化できるんだろう」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒で完了！登録後すぐにZoomとOutlookの自動連携を体験できます。

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フローはカスタマイズできるので、ぜひ自社の業務に合った連携フローを作成してみてください！
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