【ラクラク設定】OCRで抽出したテキストをPDF.coでPDFファイルに追加する方法

「請求書や領収書のPDFから必要な情報を手作業で転記するのが面倒…」
「大量のPDF書類の内容を確認してテキスト化、さらにPDF.coに追記するのに時間がかかりすぎている…」

このように、PDFファイルに含まれる文字情報を扱う業務において、手作業による非効率さや入力ミスに悩んでいませんか？

もし、受け取ったPDFファイルの内容を自動で読み取り、必要なテキスト情報を抽出して活用できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放され、確認や入力にかかっていた時間を大幅に削減し、より付加価値の高い業務へ集中できるようになります！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはOCR機能でファイルからテキストを読み取りPDF.coに追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

OCRで抽出したデータをPDF.coで処理する自動化テンプレート

OCR機能とPDF.coのを連携させ、ファイルなどからテキスト情報を自動で抽出し、PDF.coにデータ追加する自動化テンプレートをご紹介します！
これにより、手作業でのデータ入力や転記の手間を削減し、業務の正確性とスピードを向上させることが可能かもしれません。
具体的な例を紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

メールで受信したファイルのテキストを自動で読み取る

GmailやOutlookで受信したメールに添付されたPDFファイルをトリガーとして、OCR処理を実行し、抽出したテキストをPDF.coのファイルに追記できます。
メールで受け取った請求書や申込書などの情報を手動で確認・入力する手間なく、迅速かつ正確な処理が実現するかもしれません。

フォームで送信されたファイルのテキストを自動で読み取る

GoogleフォームやYoomのフォーム機能を通じて送信された添付ファイルを検知しOCR処理を行い、テキスト情報を抽出して、PDF.coで自動的にファイルに追記することが可能です。
アンケート回答に付随する書類や、ユーザーからアップロードされた証明書などの情報を効率的にデータ化し、管理の手間を削減しましょう！

ストレージ上のファイルのテキストを自動で読み取る

DropboxやBoxなどのストレージサービスに特定のファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でOCR処理し、読み取ったテキストをPDF.coのファイルに追加する仕組みを構築できます。
契約書や報告書などのドキュメントをストレージに保存するだけで、内容のテキスト化と整理が自動で行われ、情報活用の基盤を整えられるはずです！

添付ファイルをOCR処理しPDF.coのファイルに追記するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されているファイルをOCR機能で読み取り、抽出したテキストをPDF.coのファイルに追記するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

GmailとPDF.coのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定およびOCR、PDF.coのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：GmailとPDF.coのマイアプリ連携

GmailとPDF.coを連携するために、マイアプリに登録しましょう！
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、この後の自動化設定がスムーズにできます。

まず、Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

次に、アプリ一覧の右上の検索窓からGmailとPDF.coを検索し、アプリを選択します。

Gmailの連携方法

以下の画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントにログインします。

以下のアクセス権選択の画面が表示されたら「すべて選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックします。

Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば、連携完了です。

PDF.coの連携方法

以下の画面で、任意のアカウント名と、PDF.coで取得したAPIキーを入力してください。

入力が完了したら「追加」をクリックし、Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば、連携完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

簡単に自動化を設定できるように、Yoomが用意しているテンプレートを使用していきます。
Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。

Yoomの管理画面に、自動化テンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、早速フローボットの設定を進めていきましょう！

ステップ3：Gmailのトリガー設定

最初の設定です！「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

以下の画面で連携するアカウントを確認し、次へ進みます。

以下の画面で、トリガーの起動間隔と、トリガーとなるメールを受信するGmailのラベルを指定します。

・トリガーの起動タイミング：5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

・ラベル：以下のように、入力欄をクリックすると表示される候補から選択できます。

設定が完了したら、先ほど指定したラベルに受信されるよう、OCR読み取りたいテスト用ファイルを添付したメールを送信してください。

【OCRで読み取る添付ファイル例】
・契約書や領収書、発注書などのスキャンデータ（PDF、JPG、PNG）
・手書きのメモやドキュメント（PDF、画像ファイル）
・請求書や注文書のスキャン（PDF）

メール受信完了後、Yoomの画面で「テスト」をクリックし、テストメールの情報が読み取れているか確認しましょう。

問題なければ保存し、Gmailの設定は完了です。

ステップ4：OCRのアクション設定

続いて、OCR（読み取り）の設定を行いましょう！「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
こちらには、既に設定されているチェックマークが表示されていますが、使い方に応じて設定を編集できるので、一度確認してみましょう。

・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
・YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

以下の画面が表示されます。
読み取りたいファイルの文字数が多く想定される場合、「アクション」で読み取れるファイルの文字数を増やすことが可能です。

アクションは以下の中から選択できます。

次のページに進むと、以下の画面で、メールに添付されたファイルの読み取りについて、詳細を設定できます。

・ファイルの添付方法：今回の場合、メールに添付されたファイルを読み取りたいので、「取得した値を使用」「添付ファイル1」と設定します。

・使用するAI：以下の中から選択できます。
ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。 https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

・言語：日本語、英語から選択できます。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ3で送信した添付ファイルの情報が読み取れたか確認しましょう。

問題なければ保存し、OCRの設定は完了です。

ステップ5：PDF.coのアクション設定

フロー最後の設定です！「PDFファイルにテキストを追加」をクリックしてください。

以下の画面で連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。

以下の画面に移ります。OCRで読み取った情報をテキストとして追加したいPDFファイルを、予めPDF.coにアップロードしてから、こちらの設定を行いましょう。

【テキストを追加するPDFファイル例】
・請求書や契約書のPDFファイルに、OCRで読み取ったテキストを追加（支払い金額、契約内容など）
・レポートや報告書に注釈を追加したPDF
・フォームの入力情報を追加した申請書や登録用紙

・PDFのURL：PDF.coにファイルをアップロードした際に入手できる、以下赤枠のURLをコピーして入力します。

・X座標/Y座標：PDF.co内でテキストを追加したい座標を確認し、設定します。

・テキスト：以下のように、入力欄をクリックし、表示されるOCRの読み取り結果項目を選択して設定します。

他の場所にもテキストを追加したい場合、「アノテーションを追加」をクリックして、2つ目以降も上記と同様に設定してください。

設定完了後に「テスト」をクリックすると、テキストを書き換えたPDFのファイルURLが発行されるので、仕上がりを確認してみましょう。
問題なければ保存し、PDF.coの設定は完了です！

ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックし、フローが起動するか動作確認を行ってください。

以上で、自動化設定は完了です。お疲れ様でした！

OCRを使った便利な自動化例

Yoomには、今回紹介した以外にもたくさんの自動化例があります。
その中からOCR機能を活用しているテンプレートをいくつか紹介しましょう！

まとめ

OCR機能を用いた自動化により、これまで手作業で行っていたPDFファイルからの情報抽出やPDF.coへの転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、データの正確性が向上するだけでなく、情報が必要なタイミングで迅速に利用できるようになり、業務全体のスピードアップに繋がります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。

もしPDFファイルのOCR処理自動化や、その他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！