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「申請内容、毎回手作業で転記していて、正直そろそろ限界かも…」
そんなふうに感じたことはありませんか？業務の中で発生する承認フローや書類管理、各種ツールへの情報登録など、ちょっとした作業が積み重なることで、いつの間にか本来注力すべき業務に集中できないこともあるのではないでしょうか。たとえば、申請があったら自動でZendeskにチケットを追加したり、承認されたユーザーをGoogle Workspaceのグループに自動追加したり、承認された書類をPDF化してOneDriveに保存することができるとしたら業務が簡単になると思いませんか？
本記事では、kickflowのWebhook機能を活用した外部サービスとの連携方法について画像付きで詳しく解説していきます。面倒な作業に頭を抱えている方は必見の内容です！
Yoomには<span class="mark-yellow">kickflowの申請情報を他サービスに連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのkickflowのWebhook機能を利用して、様々な外部サービスとの連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">kickflowで申請が行われた際に、Zendeskなどのデータベース/CRMサービスに自動でタスクを追加する</span>ことができるので、申請後の顧客対応や情報管理をスムーズに行い、対応漏れを防ぎながら業務を効率化しましょう！
<span class="mark-yellow">kickflowで申請が承認されたタイミングで、Google Workspaceなどのクラウドオフィスツールに情報を連携する</span>こともできるので、例えば承認されたユーザーを特定のグループへ自動で追加するといった作業を自動化し、これまで手間だったアカウント管理や権限設定の作業もラクラク対応できます。この自動化も活用して、情報共有やチーム連携を更に効率化しましょう！
<span class="mark-yellow">kickflowで申請が承認された際に、その申請書類のPDFをOneDriveなどのストレージサービスへ自動でアップロードする</span>ことも可能であり、これにより書類の保管や管理を一元化し、必要な情報へのアクセスを容易にすることで、ファイリングの手間を削減し、書類管理の効率向上が期待できます。
それではここから代表的な例として、kickflowで申請が行われた際にZendeskにタスクを自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
まず、自動化に必要なkickflowとZendeskをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、kickflowをクリックします。
(2)「kickflowの新規登録」画面から、赤枠を確認の上、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
(3)次にZendeskの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からZendeskをクリックします。
「Zendeskの新規登録」画面から、赤枠を確認の上、アカウント名、メールアドレス、APIトークンを入力し、「追加」をクリックします。
※Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
また、有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されている[アプリ名]も問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
連携が完了するとYoomのマイアプリにkickflowとZendeskが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
(1)kickflowと連携して、Webhookを受信した際の設定を行っていきます！
アプリトリガーの「Webhookを受信したら」をクリックします。
(2)kickflowの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、kickflowと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「Webhookを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から赤枠を確認の上、WebhookURLをコピーし、kickflowの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、kickflowにテスト用申請データを登録します。
登録が完了したら、フローボットに戻り「テスト」をクリックしましょう。
「取得した値」にSalesforceの情報が反映されればテスト成功です。
※下の画像は取得した値は反映されていない状態です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次に、Zendeskと連携して、チケットを作成します。
「チケットを作成」をクリックします。
(2)Zendeskの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Zendeskと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チケットを作成」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、サブドメインを入力します。
下へ進み、件名、詳細は取得した値を使って入力します。
取得した値を使うことで、都度変更することなくkickflowの情報を引用できます！
それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が終わったら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、kickflowで申請が行われた際にZendeskにタスクが追加されているか確認してみてくださいね！
kickflowのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
kickflowで申請が承認されたタイミングで、GmailやOutlookを使って担当者にメール通知を送信したり、Slackでチームに自動共有したりすることができます。さらに、承認内容をMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートに自動で記録・反映させることで、情報の集約や後続業務への連携もスムーズに行えます。
この記事では、「kickflowのWebhookを活用して他のアプリと自動連携する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
kickflowの申請や承認にあわせて外部サービスへ情報を連携することで、通知・記録・共有といった一連の業務をスムーズに自動化できます。これにより、対応漏れの防止や手作業の削減など、業務の正確性とスピードの両立が可能になります。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したkickflowとの連携テンプレート以外にも、様々な業務に応じた自動化フローが豊富に用意されています。</span>申請後の通知やデータの転記、メンバーの追加など、あらゆる業務フローに対応できる柔軟性も魅力のひとつです。
「申請後の通知作業が手間」「承認後の対応が遅れがち」「各ツール間の情報連携が煩雑」そんな課題を感じている方は、ぜひ一度Yoomのテンプレートを試して、自動化の効果を実感してみてください。
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