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「あれ、また見逃してたのか…」
HubSpotの取引ステージが更新されたのに、チーム内で誰も気づかず、せっかくの商談チャンスが流れてしまった…そんな経験ありませんか？HubSpotは便利なCRMですが、更新情報の共有やタスクの割り振りなどをすべて手動でやっていては、どうしても漏れやムダが発生します。そこで便利なのが、アプリ連携による業務フローの効率化です。たとえば、HubSpotで取引ステージが変わったタイミングでDiscordに自動通知を送ったり、Googleカレンダーに商談予定を自動登録したり、Google スプレッドシートとデータを双方向に同期させることが可能です。
本記事では、「HubSpotと他ツールを連携して業務プロセスを自動化する方法」を画像付きで詳しく解説していきます。今より一歩先の営業体制を目指している方は、要チェックです！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotのデータを他のアプリケーションに連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotは非常に強力なCRMプラットフォームですが、他のツールと連携することでさらにその価値を高めることができます。ここでは、HubSpotを起点とした様々な業務を自動化し、日々の作業を効率化するための具体的なテンプレートを紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
HubSpotでの<span class="mark-yellow">取引ステージ更新や新規リード獲得といった重要なイベントを、SlackやDiscordなどのチャットツールへリアルタイムに自動通知する</span>ことで、チーム内での情報共有を迅速化し、対応漏れを防ぐことができるので、営業機会の損失リスクを低減させ、顧客対応のスピードアップに繋げましょう！
HubSpotと<span class="mark-yellow">Salesforceのような他のCRMや、Googleスプレッドシート、kintoneといったデータベース間で顧客情報や取引データを自動的に同期・追加する</span>ことで、データの二重入力を防ぎ、常に最新の情報に基づいた意思決定を行えるようになるため、データの一元管理を実現し、部門間の連携を強化しましょう！
HubSpotでの<span class="mark-yellow">特定の取引が重要なステージに進んだ際や、特定のアクションが必要になった場合に、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーといったスケジュールツールに自動で関連タスクや会議予定を登録する</span>ことで、重要なフォローアップの機会を逃さず、計画的な営業活動をサポートするので、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、効率的な時間活用を実現しましょう！
それではここから代表的な例として、HubSpotで取引が特定のステージに更新された際に、その情報をDiscordの指定チャンネルへ自動で通知するフローを解説していきます！この設定により、チームメンバーはHubSpotを常に確認しなくても、重要な進捗をリアルタイムで把握できるようになります。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、HubSpotとDiscordをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するHubSpotの、取引を指定のステージに更新しておきましょう！
※後続のHubSpotのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような取引を更新してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「HubSpot」と入力し、検索結果からHubSpotのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「HubSpotアカウントにサインイン」をクリックしましょう。
3.次の画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
次の画面で、チェックボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックしてください。
4.続いてDiscordをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からDiscordを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※Discordの詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。
マイアプリにHubSpotとDiscordが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】HubSpotで取引が指定のステージに更新されたらDiscordに自動で通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「取引が指定のステージに更新されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「パイプライン」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「取引ステージ」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「メッセージを送信」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チャンネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にDiscordにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
HubSpotのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
HubSpotにフォームが送信されたり、新規コンタクトが登録されたタイミングで、Google Chatに通知を送ったり、Gmailで自動的にメールを送信したりすることができます。また、HubSpotに新たなコンタクトが作成された際にZoomミーティングを自動生成し、その詳細をメールで共有することも可能です。
この記事では、「HubSpotと他ツールを連携して業務プロセスを自動化する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
HubSpotの取引ステージ更新や新規コンタクト作成などを起点に、通知送信・スケジュール登録・データベース反映といった一連の業務を自動化することで、手作業によるミスや情報共有の遅れを防ぎ、業務全体のスピードと精度を向上させることが可能です。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したHubSpotを中心とした業務自動化のほかにも、あらゆる業務シーンに対応したテンプレートが多数そろっています。</span>通知のリアルタイム連携や、フォーム送信をきっかけにした処理の自動化など、目的に応じて柔軟に使い分けられるのも魅力です。
「毎回のデータ入力に時間がかかっている」「社内通知の対応が遅れてしまう」「情報連携がうまくいかない」といったお悩みがある方は、Yoomのテンプレートを使った業務自動化をぜひ試してみてください。難しい設定なしで、すぐに導入できますよ！
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