メールで受信したファイルからバクラク共通管理へ登録
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールツールで受信した添付ファイルを起点とし、OCRで内容を読み取ってバクラク共通管理に従業員情報や所属情報を自動登録する</span>ことで、メールでの書類授受に伴うデータ入力の手間と時間を削減し、担当者の負担を軽減できます！
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「請求書や領収書をスキャンしてOCRで読み取った後、そのデータをバクラク共通管理に手入力する作業、時間もかかるしミスも怖いな…」
「新しい従業員が入社するたびに、書類から情報を読み取ってバクラク共通管理に登録するのが地味に大変…」
このように、OCRで読み取った情報のシステムへの転記作業に、日々追われていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールやチャットツール、フォームなどで受け取ったファイルからOCRで自動的に情報を抽出し、そのデータをバクラク共通管理に従業員情報や所属情報として自動で登録できる仕組み</span>があれば…。なんて思いますよね。実はこのような仕組みは、業務に簡単に導入可能です！
導入することで面倒な手入力作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなり、より重要な業務に集中するための時間を確保できるかもしれませんよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OCR機能を利用して書類情報をデータ化する業務フローを自動化できるテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
様々なツールで受け取ったファイルに含まれる情報をOCRで読み取り、バクラク共通管理へ自動で登録する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
この自動化により、手作業でのデータ入力の手間やミスをなくし、従業員管理や経費精算に関わる業務を効率化できるため、日々の定型作業から解放されたい方はぜひ参考にしてください。
具体的なテンプレートを紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで受け取ったファイルをトリガーとして、ファイル内の情報をOCRで読み取りバクラク共通管理へ自動で登録する</span>ことで、チャットでのやり取りから発生する従業員情報などの登録作業を効率化し、迅速な情報反映を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールツールで受信した添付ファイルを起点とし、OCRで内容を読み取ってバクラク共通管理に従業員情報や所属情報を自動登録する</span>ことで、メールでの書類授受に伴うデータ入力の手間と時間を削減し、担当者の負担を軽減できます！
<span class="mark-yellow">YoomフォームやGoogleフォームなどでファイルが送信された際に、そのファイルをOCRで処理し抽出した情報をバクラク共通管理へ自動登録する</span>ことで、申請フォームなどからの情報登録プロセスを自動化し、手入力によるミスを防ぎながらスムーズなデータ連携を実現します！
それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回は例として、Gmailで特定の件名のメールを受信し、添付されたファイルをOCRで読み取って、その情報をバクラク共通管理に従業員の所属情報として自動登録するフローの作成手順を解説します。この設定により、メールで受け取った書類からの情報登録作業を自動化可能です！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Gmailとバクラク共通管理をYoomと連携するために、マイアプリに登録しましょう！
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、この後の自動化設定がスムーズにできます。
まず、Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
次に、アプリ一覧の右上の検索窓からGmail、バクラク共通管理をそれぞれ検索し、アプリを選択します。
以下の画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントにログインします。
以下のアクセス権選択の画面が表示されたら「すべて選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックします。
Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば、連携完了です。
以下の画面が表示されます。案内に従って、バクラク共通管理でアクセストークンを入手し、欄に入力してください。
入力が完了したら「追加」をクリックし、Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されたら、連携完了です。
簡単に自動化を設定できるように、Yoomが用意しているテンプレートを使用していきます。
Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
Yoomの管理画面に、自動化テンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、早速フローボットの設定を進めていきましょう！
最初の設定です！以下の赤枠の「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
以下の画面で連携するアカウントを確認し、次へ進みます。
遷移した以下の画面で、自動化フローを起動するトリガーの起動間隔とキーワードを設定しましょう。
・トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
・ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
・なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローの起動テストのために、テストメールを用意します。
OCRで従業員情報を読み取りたい画像やPDFを添付し、かつ先ほど設定したキーワードを含めたメールを、連携したGmailアカウント宛にテスト送信しましょう。
今回は「従業員情報」をキーワードに設定し、以下のようなテストメールを送信しました。
送信が完了したら「テスト」をクリックし、テストメールの情報を取得できたか確認しましょう。
問題なければ保存し、Gmailのトリガー設定は完了です！
次の「コマンドオペレーション（分岐）」は、テンプレートでは既に設定されています。
使い方に応じて設定を変更することも可能なので、一度確認してみましょう。
・「分岐」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
以下のように、分岐条件を細かく設定することができます。
なお、今回使用しているテンプレートでは、メールにファイルが添付されていたらOCRで読み取るよう条件が設定されています。問題なければそのまま保存し、次のステップに進みましょう。
次のステップ「画像・PDFから文字を読み取る」も、先ほどの分岐同様、テンプレートでは既に設定されています。
使い方に応じて設定を変更できるので、一度確認してみましょう。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
・YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
以下の画面では、読み取りアクションについて設定可能です。
アクションは、以下の中から選択できます。使い方に応じて設定を変更しましょう。
次に進むと、以下のように、画像読み取りの詳細が設定できます。
・ファイルの添付方法：今回はGmailに添付されたファイルを読み取りたいので、「取得した値を使用」「添付ファイル1」を選択します。
・使用するAI：以下の中から選択できます。
ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。 https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・言語：日本語、英語から選択できます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ3でテストメールに添付したファイルから、今回設定した抽出したい項目が読み取れているか確認しましょう。
問題なければ保存して、OCRのアクション設定は完了です！
最後の設定です！「従業員の所属の登録」をクリックしてください。
以下の画面で連携するアカウントを確認し、次に進みます。
以下の画面で、ステップ5でOCRで読み取った項目と、バクラク共通管理に登録する項目を一致させましょう。
従業員コード、チームコード、役職コードはデフォルトで設定されています。
手動で設定したい場合は、以下のように各入力欄をクリックして、OCRで読み取った項目を選択してください。
設定が完了したら保存し、バクラク共通管理のアクション設定は完了です！
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
以上で、自動化設定は完了です。お疲れ様でした！
やOCRを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
今回は、OCR機能を利用して様々なツールから受け取ったファイル情報を読み取り、バクラク共通管理へ自動で登録する方法とそのメリットについて解説しました。
このような自動化を実現することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーも防止できるため、</span>従業員情報の管理や関連するバックオフィス業務の正確性とスピードを向上させることができるはずです！
今回ご紹介した業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がなくても画面操作だけで簡単に設定可能。
もし「バクラク共通管理へのデータ登録を自動化したい」「OCRを使った業務を効率化したい」とお考えでしたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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