【ノーコードで実現】OCRで経費精算業務を自動化する方法

ストレージに追加された経費精算書類をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動入力する

DropboxやBoxなどのオンラインストレージに経費精算書類（領収書、請求書など）がアップロードされると、自動でファイルをOCR処理し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録します。
従業員が各自で経費書類をストレージにアップするだけで、経理担当者は自動集計されたデータを確認すれば済むようになり、書類の収集からデータ入力までの一連のプロセスの効率化が見込めます！

フォームで申請された経費精算書類をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動入力する

Googleフォームなどの申請フォームを通じて経費精算の申請が行われた際に、添付された書類ファイルを自動でOCR処理し、申請内容と合わせてGoogle スプレッドシートに転記します。
申請データの入力と添付書類の内容確認・転記作業が一度に完了するため、申請から承認までのリードタイム短縮が期待でき、二重入力の手間やミスも防げますよ！

経費精算書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを作ってみよう

ここでは具体例として、「Gmailで送付された経費精算書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローの作成手順を解説します。
このフローを使えば、メールで受け取る請求書や領収書の処理を自動化できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、Gmailで経費精算書を送信しておきましょう。
※今回は、以下画像のようなメールを送信しました。

※経費精算書の中身は、以下の画像です。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。

次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。

3.続いてGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Google スプレッドシートを検索します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。
※クリックした後は、先ほどのGmailと同じ手順で登録します。

マイアプリにGmailとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailで送付された経費精算書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

ステップ4：画像・PDFから文字を読み取るの設定

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。

3.詳細設定を行います。

「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、テンプレートで抽出する文字から、特に抽出したい項目を入力します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：データベースの設定

1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目は、事前に作成したGoogle スプレッドシートのシート内の項目名が表示されます。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにGoogle スプレッドシートに追加されます。

ステップ6：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

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OCRを活用したその他の自動化例

経費精算のOCR処理やGoogle スプレッドシートへの連携は、今回ご紹介した方法以外にも様々なパターンで自動化できます。
ここでは、関連する自動化テンプレートの事例をいくつか紹介します。

まとめ

今回は、OCR技術を活用して「経費精算」業務を自動化する方法について解説しました。
メール、ストレージ、フォームなど、様々な方法で受け取る領収書や請求書をOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートなどのツールにデータを転記することで、手入力の手間や入力ミスを削減でき、経理業務の効率化が見込めます！

Yoomのようなノーコードツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、今回ご紹介したような自動化フローを簡単に構築・運用することが可能です。
あらかじめ用意されたテンプレートを使えば、数クリックで設定を始めることもできますよ！
<span class="mark-yellow">日々の繰り返し作業である経費精算業務を自動化することで、担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できるようになり、企業全体の生産性向上にも繋がるかもしれません。</span>

まずは無料プランから、気になるテンプレートを試してみて、自動化による効率化を体験してみてはいかがでしょうか。

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