メールで領収書データを送信する
<span class="mark-yellow">フォームで受け取った領収書データをOCRで解析し、抽出した情報をGmailやOutlookを使って関係者へ自動でメール送信する</span>ことも可能です。
迅速な情報共有と確認作業の効率化を実現し、スムーズな業務運営をサポートします。
.png)
・
ここでは、フォーム経由で受け取った領収書データを自動で読み取り、様々なツールに連携する方法を、具体的なテンプレートを用いて紹介します。
これらを活用することで、手作業によるデータ入力の手間やミスを削減し、経理業務全体の効率化を図ることができるでしょう。
気になるテンプレートがあればクリックして、気軽に試してみてくださいね！
<span class="mark-yellow">フォームで受け取った領収書ファイルをOCRで読み取り、その内容をMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどのデータベースや表計算ソフトに自動で追加する</span>ことができます。
手入力の手間と時間を削減しつつ、ヒューマンエラーを防止できるため、データの正確性や対応スピードの向上が期待できます。
<span class="mark-yellow">フォームで受け取った領収書データをOCRで解析し、抽出した情報をGmailやOutlookを使って関係者へ自動でメール送信する</span>ことも可能です。
迅速な情報共有と確認作業の効率化を実現し、スムーズな業務運営をサポートします。
<span class="mark-yellow">フォームに領収書が添付された際に、OCRで情報を読み取り、内容をSlackやDiscordなどのチャットツールへ自動通知する</span>こともできます。
タイムリーにチームへ情報共有できることで、担当者への確認依頼がスムーズになるでしょう。
それではここから代表的な例として、「Yoomのフォームで受け付けた領収書ファイルをOCRで読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelに自動で追加する」フローの作成方法を解説していきます！
このフローは、Yoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
ここでは、YoomとMicrosoft Excelを連携して、Yoomで操作が行えるようにしていきます。
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。一般法人向けプランに加入していない場合、Yoomとの連携に失敗する可能性があるので、ご注意ください。
1.YoomにログインしたあとYoomページ画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右の「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓にMicrosoft Excelと入力し、検索結果から選択してください。
3.以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインしましょう。
※詳しいMicrosoft Excelのマイアプリ登録方法や注意事項は、以下のリンク先をご参照ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
マイアプリ欄にMicrosoft Excelが表示されていれば、連携完了です！
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようにするためにテンプレートを利用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、領収書のファイルをアップロードするためのフォームを作成します！
クリックすると以下の画面に移ります。
Microsoft Excelに追加するための質問がすでに設定されていますが、フォームのタイトルや質問項目など、自由にカスタマイズも可能です。
取得したい情報にあわせて質問を編集してみてくださいね。
右上の「プレビューページ」をクリックすると実際の表記も確認することができますよ。
質問文、質問形式、必須項目にするかどうかを設定できます。
「ファイルを添付してください」の部分が質問項目です。今回は以下のように設定してみました。
※質問形式は、上記の画面では「添付ファイル」と設定されていますが、プルダウンを開いて表示された項目の中から選ぶことができます。
質問を追加したい場合は、「＋質問を追加」をクリックしてくださいね。
続いて、「完了ページ」の設定です。
※完了ページとは、フォームへの回答が送信されたあとに表示される画面のことです。
「完了メッセージの見出し」と「説明文」をデフォルト設定以外のものに設定したい場合は、赤枠部分をクリックして入力しましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
次に、アクセス制限を選択後、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定しましょう。
入力を終えたら、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、フォームの表示確認と詳細設定画面に遷移します。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページのプレビューを確認できます。
次に「取得した値」を、入力してください。「取得した値」はこの後のフローで回答のサンプルとして表示されます。
ここでは、OCRで読み取り、Micorsoft Excelに追加したいファイルを添付しましょう。
入力を終えたら、「保存する」をクリックします。
これで、フォームトリガーの設定は完了です！
以下の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください！
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう！
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
次にOCRで読み取るための詳細設定を行っていきます！まずは、注意事項を確認しましょう。
「ファイルの添付方法」を選択します。
今回は、先ほど設定したフォームから送信されたファイルを使用するので、「取得した値を使用」と「添付ファイル1」を選択してください。
次に、「抽出したい項目」を設定しましょう。
この項目は注釈を参照し、デフォルト以外の抽出したい項目をカンマ区切りで追加してください。今回はデフォルトのみ抽出するので、空欄にしました。
使用するAIを任意で選択してください。ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました。
各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されました。問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
ここで表示される画面で、タイトルの任意編集とアクションとアカウント情報の確認を行いましょう。
ここでは、データベースの連携をします。
※今回は、テスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は上記の設定になります。
※「サイトID」・「アイテムID」・「シート名」は、入力欄をクリックして表示される「候補」から設定できます。設定の詳細に関しては、こちらをご確認ください。
入力を終えたら保存を押し、次に進みましょう！
すると、データベース操作の詳細画面に遷移します。
ここでは、「追加するレコードの値」を設定していきます。
下記のように、入力欄をクリックして表示される「取得した値」から選択しましょう。
入力を終えたら、「テスト」をクリックし、エラーが表示されなければ、最後に「保存」をクリックしましょう！
これで、「フォームで送付された領収書をOCRで読み取って、Microsoft Excelに追加する」フローボットの完成です！お疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、様々なOCRを活用した自動化テンプレートを提供しています。業務に合わせて、便利な自動化を見つけてみましょう。
いかがでしたか？領収書データのシステム入力や通知作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータの転記作業の手間を大幅に削減し、入力ミスを防ぐことができます。これにより、経理担当者や申請者は面倒な入力作業から解放され、確認作業や他の重要な業務に集中できる環境が整うはず！
ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを自動化する仕組みを構築できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できるの？」「ちょっと気になるかも…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズ可能！アイデア次第で活用方法は無数にあります。自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
この機会にまずは1つ、領収書処理の自動化を体験して、自動化によって業務効率がどれだけ改善されるのかを体感してみてください。
.avif)
