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日々の業務で、Gmailで受け取った画像ファイルをわざわざPDFに変換してからMicrosoft Teamsの特定のチャネルにアップロードしたり、Microsoft Teamsで共有された報告書（PDF）を画像形式に変換してGmailで送付したりといった作業に手間を感じていませんか？
これらのファイル形式の変換や、アプリ間での転送作業は、一つ一つは小さな手間でも積み重なると大きな時間的負担となり、時には変換ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます…
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで特定のファイル形式の添付ファイルを受信した際に、自動で希望の形式に変換し、即座にMicrosoft Teamsの関連チャネルやメンバーに通知する仕組み</span>や、逆にMicrosoft Teams上のファイルをGmail経由で自動送信できる仕組みがあれば、これらの煩わしさから解放され、より戦略的な業務や創造的な活動に集中できる貴重な時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に構築でき、日々のルーティンワークを効率化するので、ぜひこの機会に導入して、業務プロセスをもっとスマートにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Gmailで受信した添付ファイルを自動でファイル変換し、Microsoft Teamsに連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailとMicrosoft Teamsの間で発生する添付ファイルのやり取りや、それに伴うファイル形式の変換作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します！
これにより、<span class="mark-yellow">手作業によるファイル変換の手間や、アプリ間のファイル移動にかかる時間を大幅に削減し、コミュニケーションの迅速化と業務の正確性向上を実現できる</span>ので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailで特定の種類の画像ファイル（例：JPG、PNG）やPDFファイルを受信した際に、それらを自動的に別の指定形式（例：JPGからPDFへ、PNGからJPGへ、PDFからJPGへ）に変換し、Microsoft Teamsの特定のチャネルやダイレクトメッセージに自動で転送する</span>フローです。
ファイル形式の不一致による手間や、手動での変換・アップロード作業から解放され、チーム内での迅速かつスムーズな情報共有が可能になります！
それではここから代表的な例として、GmailでJPG形式の画像ファイルが添付されたメールを受信した際に、その画像を自動でPDFファイルに変換し、Microsoft Teamsの指定したチャネルに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、Microsoft TeamsとGmail、OneDriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、JPG画像ファイルを送信しておきましょう！
※後続のトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような画像を送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
※送信したメール内容は、以下画像です。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Teams」と入力し、検索結果からMicrosoft Teamsのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
4.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGmailを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※今回設定するテンプレートは、OneDriveも使用するため、OneDriveもマイアプリ登録しましょう。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からOneDriveを検索します。
Microsoft Teamsの登録と同様に、メールアドレス・パスワードを入力し、登録します。
マイアプリにMicrosoft TeamsとGmail、OneDriveが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
オペレーションに「特定のラベルのメールを受信したら」、アウトプットに検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
事前準備をしましょう！
「ブラウザを操作する」設定を行うため、事前に拡張機能を追加しておきましょう。
1)こちらのページから追加してください。
2)追加後、拡張機能を管理＞「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細を開き、以下画像の赤枠部分を「許可」にしておきましょう。
以上で、事前準備は完了です！
1.「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
表示されている各アクションの項目を確認してください。
この画面では、取得したJPG画像ファイルをPDFファイルに自動変換するための各アクションが表示されています。
確認したら「テスト」を実行しましょう。画面内のフローボットが起動します。
詳しい設定方法はこちらを確認してください。
すべてのアクションが成功し、ファイルを取得できたら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「格納先フォルダのアイテムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択しましょう。
※取得した値を使用して、以下画像のように設定します。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チームID」「チャネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
添付ファイル情報を設定します。
「ファイル名」「ファイルURL」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にMicrosoft Teamsにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回ご紹介した連携以外でも、GmailやMicrosoft TeamsのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
データベースに記録されたリスト宛にメールを送信することが可能です！
また、Gmailに添付されたファイルをクラウドシステムに格納することもできます。
Salesforceのリード情報や毎月月末にMicrosoft Teamsに通知することも可能です！
Microsoft Teamsのチャネル内容を他システムに転送することもできます。
GmailとMicrosoft Teams間で発生する添付ファイルの形式変換や転送作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル操作の時間を大幅に短縮し、変換ミスや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクも効果的に低減できます。</span>
これにより、担当者は煩雑なルーティンワークから解放され、より創造的で付加価値の高い業務に注力できる環境が整い、チーム全体のコミュニケーション効率の向上も見込めます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしファイル管理やアプリ連携の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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