フォームで受け取ったMicrosoft WordファイルをPDFへ自動変換する
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどでファイル添付可能なフォームを通じてMicrosoft Wordファイルを受け取った際に、自動でPDF形式に変換し、指定したストレージサービスへ保存する</span>ことが可能です！
アンケート回答や申込書など、フォーム経由でのファイル提出が多い業務でのファイル管理を効率化できます。
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普段利用している様々なツールを起点として、Microsoft WordファイルをPDF形式へ自動で変換する具体的なテンプレートを紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">OneDriveなどの特定のストレージサービスにMicrosoft Wordファイルがアップロードまたは更新されたことをトリガーとし、自動でPDFに変換して別のフォルダに格納する</span>設定が可能です。
チーム内でのファイル共有や版管理が必要な場面で、常に最新のPDF版を用意しておくといった運用を自動化できますよ！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどでファイル添付可能なフォームを通じてMicrosoft Wordファイルを受け取った際に、自動でPDF形式に変換し、指定したストレージサービスへ保存する</span>ことが可能です！
アンケート回答や申込書など、フォーム経由でのファイル提出が多い業務でのファイル管理を効率化できます。
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のMicrosoft Wordファイルを受信した際に、自動でPDFに変換して指定のストレージサービスに格納する</span>ことができるので、メールでのファイル授受が多い場合に発生する変換の手間やミスを削減し、効率的なファイル管理を実現しましょう！
それではここから代表的な例として、OneDriveの特定フォルダにMicrosoft Wordファイルが格納された際に、自動でPDFに変換して別の指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からOneDriveを選択します。Microsoftのサインイン画面に遷移するので、Microsoft 365のログイン情報を入力します。
ログイン情報の入力と追加、OneDriveのマイアプリ登録が完了です。
マイアプリ画面内の「ブラウザ操作用アカウント」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。
下の画面が表示されます。
上記を入力し、追加ボタンをクリックすると操作用アカウントの追加が完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。
この工程ではフローボットの起動間隔と、OneDrive内の指定したフォルダにMicrosoft Wordのファイルがアップロードされたことを検知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
ここまで設定ができたら、下へスクロールします。
指定したフォルダに、テスト用にMicrosoft Wordファイルをアップロードしてください。
ファイルが空・もしくはファイルをアップロードして1時間以上経つ場合はファイルを検知できずエラーになります。
ファイルのアップロードができたら、テストボタンをクリックします。
成功すると、以下のような結果が表示されます。
これは、YoomがOneDriveに正しくつながり、指定のMicrosoft Wordファイル（.docs）の情報が問題なく取得できていることを示すテスト結果です。
【ダウンロード可能か：はい、可能です（is_downloadable: true）】と記載されています。
取得できる項目・値は以下です。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、作成日時を条件にPDFに変換する・しないを判断するための設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
最終更新日時の引用コードの格納先は、編集欄をクリックすると確認できます。条件を追加する場合は、下の「＋分岐条件を追加」ボタンから、条件を増やすことが可能です。
設定を確認したら保存するをクリックして次へ進みましょう。
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、条件にあったファイルIDからファイルをダウンロードする設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）詳細を設定
テストボタンをクリックします。成功すると、テストでアップロードしたファイルをフローボットがダウンロードできたことが表示されます。
保存するをクリックします。
テンプレートの4つ目の工程をクリックします。この工程では、「https://www.ilovepdf.com/ja」にアクセスしてMicrosoft WordファイルをPDFに変換してダウンロードするまでの設定を行います。
この画面では、サイトにアクセスしてダウンロードするまでの工程が設定済みです。
画面右下のテストボタンをクリックして動かしてみましょう。
上から順にアクションを辿っていき、最後まで成功するとPDFに変換されたファイルが取得できます。
右下の保存するボタンをクリックしましょう。
次へをクリックします。
テンプレートの5つ目の工程をクリックします。この工程では、前の操作で取得したPDFを指定したフォルダにアップロードする設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
設定ができたら下へスクロールします。
すべての設定の確認ができたら、テストボタンをクリックしてください。成功すると、以下のような内容が表示されます。
保存するをクリックしましょう。ちなみに、OneDrive上でPDFの格納が確認できました。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
メールに添付されたファイルや締結済み書類をOneDriveに自動格納可能です！
また、OneDriveにファイルが格納された際に、通知することもできますよ。
Microsoft WordファイルをPDFに変換する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル変換の手間を大幅に削減し、変換漏れやファイル選択ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、文書共有プロセスがスムーズになり、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことが可能になります！
今回ご紹介したようなファイル変換の自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に実現できます。
もしMicrosoft WordからPDFへの変換作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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