【ノーコードで実現】Sansanの情報を元に見積書を自動作成する方法

作成した見積書をチャットツールに通知する

<span class="mark-yellow">Sansanの情報に基づいて自動作成された見積書をSlackやDiscordといったチャットツールに通知する</span>ことができるので、関係者へのスピーディーな情報共有や確認依頼が可能になり、チーム内の連携をスムーズにします！

作成した見積書をメールで送信する

<span class="mark-yellow">Sansanの情報から自動生成した見積書を、GmailやOutlookを使って指定の宛先に自動でメール送信する</span>ことができるため、顧客への見積書送付プロセスを自動化できるため、対応漏れや遅延の防止につながります！

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Sansanの情報から見積書を作成し格納するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Sansanに名刺情報が登録・更新された際に、その情報を使って見積書を自動で作成し、Boxの指定フォルダに格納するフロー</span>を解説していきます！

ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• SansanとBox、Google スプレッドシートをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Sansanのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにして、フローの動作確認をする

ステップ1：SansanとBox、Google スプレッドシートをマイアプリ連携

はじめに、SansanとBox、Google スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。

【事前準備】

フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するSansanで、名刺情報を更新しておきましょう！Sansanのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！

また、Yoomのデータベースでも、データベースも作成しておきましょう！こちらは、後続のデータベースを操作する設定時に必要になります。
今回は、以下画像のようなデータベースを用意しました。

Googleスプレッドシートで、見積書の雛形書類を作成しておきましょう！後続の、見積書発行の設定で必要になります。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Sansan」と入力し、検索結果からSansanのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。

3.続いてBoxをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からBoxを検索します。

表示された画面で、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックしましょう。

次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。

※今回設定するテンプレートは、Google スプレッドシートも使用するため、マイアプリ登録しておきましょう。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle スプレッドシートを検索します。

表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携したいアカウントを選択し、「続行」をクリックしてください。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。

マイアプリにSansanとBox、Google スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローを作っていきましょう！簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！

ステップ3：Sansanのトリガー設定

※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Sansanで名刺情報が更新されたら、見積書を作成してBoxに格納する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！

1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「名刺情報が更新されたら」をクリックしましょう。

2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーの設定はそのままにして、「次へ」をクリックしてください。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。

4.設定を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。

ステップ4：分岐の設定

1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

オペレーションに「名刺情報が更新されたら」、アウトプットに検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。

今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。

設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：データベースを操作する設定

1.データベースを操作する「レコードを取得する」をクリックしましょう。

2.実行アクションはそのままで、「データベースの連携」を設定していきます。
各項目は、プルダウンから、事前に用意したYoomのデータベースの各項目ついて選択してください。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。

3.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※左側2項目は、レコードの項目と条件をプルダウンから設定します。右側は、設定したレコードの項目に対応した項目を、取得した値から選択します。

設定を終えたら「テスト」を実行し、レコードの取得に成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：書類発行の設定

1.書類を発行する「見積書を発行する」をクリックしましょう。

2.「雛形書類の連携」「発行書類」を設定します。

「スプレッドシートのファイルID」は、事前に作成した見積書の雛形のスプレッドシートを設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、発行した書類を格納する場所を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「出力ファイル名」は、発行する書類のファイル名を任意で設定します。今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しました。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

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3.置換条件の設定を行います。

「置換後の文字列」の各項目を設定します。
各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

※以下画像のように設定しました。
「商品名」「金額」「数量」は、アウトプット(取得した値)の「レコードを取得する」から選択しています。

入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。

今回、Sansanのアウトプット(取得した値)が空白のため、Sansanのアウトプットから選択した部分が空白ですが、本来は値が入ります。

ステップ7：Boxの設定

1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

「格納先フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「ファイルの添付方法」は、「取得した値を使用する」を選択して、以下画像のように設定ください。

設定完了後は「テスト」を実行し、Boxへの保存が確認できたら保存します。

確認後、保存しましょう。

ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！

Sansanを使った便利な自動化例

今回紹介した「Sansanの情報を元に見積書を自動作成するフロー」以外にも、Sansanに登録された名刺情報をNotionに転記したり、Googleフォームの情報をSansanに登録したりするなど、幅広い業務の自動化が可能です。

<span class="mark-yellow">このように、SansanとYoomを組み合わせることで、見積書の自動作成はもちろん、社内外の情報連携も効率化できます。</span>気になるフローがあれば、以下のテンプレートもぜひご活用ください！

まとめ

Sansanの名刺情報を活用した見積書作成プロセスを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた会社名や担当者名の転記作業、ファイル作成・保存といった一連の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
</span>これにより、営業担当者は見積書作成に費やしていた時間を提案内容のブラッシュアップや顧客フォローといったコア業務に充てることが可能となり、よりスピーディーかつ正確な対応で顧客満足度の向上にも繋がります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。

もし「Sansanを使った見積書作成を効率化したい！」と少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！