Googleフォームの回答で作成した請求書をストレージサービスに自動保存する
Googleフォームの回答内容から自動作成された請求書PDFを、Google DriveやOneDriveといったオンラインストレージサービスの指定フォルダへ自動的に保存します。これにより、作成された請求書の整理や管理がぐっと楽になり、後から必要な請求書を探す際の手間も省けます。ファイル管理の効率化に貢献します。
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Googleフォームはアンケート収集やイベント申し込み、簡単な注文受付など、様々な用途で活用できる便利なツールですよね！しかし、フォームで受け付けた情報をもとに請求書を作成する作業となると、意外と手間がかかる…と感じていませんか？
多くの場合、フォームの回答内容を確認し、請求書作成ソフトや表計算ソフトに手入力で転記、PDF化してメールで送付…といった一連の作業が発生します。この手作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや請求漏れといったヒューマンエラーのリスクも潜んでいます。特に、毎月たくさんの請求書を発行する必要がある場合、この作業は担当者にとって大きな負担となりがちです。
この記事では、そんな請求書作成にまつわる課題を解決！Googleフォームに回答があったタイミングをきっかけに、請求書を自動で作成し、指定したツールへスムーズに連携する方法を解説します。プログラミングの知識は不要で、簡単な設定だけで実現できますよ。請求書作成業務をもっと効率化したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
Yoomには「Googleフォームの回答をもとに請求書を自動作成し、チャットツールやストレージへ連携する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Googleフォームへの回答を受け取った後の請求書作成と、その後の連携プロセスを自動化する、具体的な例をいくつか紹介していきます。フォーム回答後の通知、メール送信、ファイル保存など、あなたの業務フローに合わせて最適な連携パターンを選ぶことができます。これらのテンプレートを活用することで、請求書発行にかかる手間と時間を削減し、コア業務にもっと集中できる環境を整えるのに役立ちます。気になる自動化例をクリックして、ぜひ体験してみてください。
このテンプレートでは、Googleフォームに回答があると、その内容に基づいて請求書PDFを自動で作成し、SlackやDiscordなどのチャットツールに通知します。担当者はリアルタイムで請求書発行の状況を確認でき、迅速な対応やチーム内での情報共有がしやすくなります。請求書作成後の確認依頼などもスムーズに行えるため、業務の停滞を防ぐことにも繋がります。
Googleフォームの回答内容から自動作成された請求書PDFを、Google DriveやOneDriveといったオンラインストレージサービスの指定フォルダへ自動的に保存します。これにより、作成された請求書の整理や管理がぐっと楽になり、後から必要な請求書を探す際の手間も省けます。ファイル管理の効率化に貢献します。
フォームの回答をトリガーとして請求書を自動生成し、作成された請求書PDFをGmailやOutlook経由で指定のメールアドレスへ自動送信します。手動でのメール作成やファイル添付の手間が不要になるため、請求書送付プロセスを効率化でき、顧客へのスピーディーな対応を実現するのに役立ちます。
ここでは例として「Googleフォームで回答があったら、請求書を作成してSlackに通知する」自動化フローの作成手順を解説します。このフローを使えば、フォーム回答から請求書発行、関係者への通知までの一連の流れをスムーズに自動化できます。
Yoomを使えばプログラミングの知識は不要で、画面操作だけで設定を進められるので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
※PDF化するために、Googleドキュメントも連携します。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Googleフォームのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームのマイアプリ連携は完了です！
SlackのワークスペースのURLを入力します。
入力後「継続する」を押すと、サインイン画面が表示されるため、画面に沿って入力していきましょう！
※詳しいアプリ登録の方法はこちらをご確認ください。
Googleフォームとの連携と手順は同じです！
Googleドキュメントのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。
これで、Googleドキュメントのマイアプリ連携も完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く必要はありません。設定を中断した場合は「マイプロジェクト」から開いて再開しましょう！）
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Googleフォームと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「フォームに回答が送信されたら」を選択
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
早めにSlackへ通知したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
選択したら「テスト」を押します。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
連携したいGoogleフォームの「フォームID」を入力します。
今回はテスト用として、このようなGoogleフォームを事前に作成しています！
請求書の項目に合わせて事前に作成しておきましょう。
フォームIDの入力ができたら、実際に回答を送信してください。
その上で「テスト」ボタンを押します。
テストに成功したら、下までスクロールして「取得した値」が表示されていることを確認しましょう！
取得した値の中を見てみると、フォームに回答した内容（氏名・請求日など）が取得した値として表示されていないことが分かりますね。
フォームへの回答項目を取得するためには「取得する値」を追加する必要があります。
※詳しい追加方法はこちらをご確認ください。
フォームへの回答項目を取得できたら「保存する」をクリックします。
「書類を発行する」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」：合っているか確認
請求書の雛形となる「ドキュメントのファイルID」を入力します。
Googleドキュメントも事前に作成しておきましょう！
※雛形書類の作り方はこちらを参考にしてください。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるのでその中から選ぶと簡単です！
「請求書の格納先」も雛形書類と同様に候補から選べます。
保存する際の「ファイル名」は他のファイル名と被らないように、ステップ3で取得した値を活用します。
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「フォームに回答が送信されたら」をクリック
③「品目」や「顧客名」などを選択
「置換後の文字列」をステップ3で取得した値を活用して入力していきます。
全ての項目に入力が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、先ほど指定したフォルダにGoogleドキュメントとPDFが保存されます。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう！
「ファイルを送る」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Slackと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ファイルを送る」を選択
※事前に送信先のチャンネルにYoomのアプリが追加されている必要があります。
※こちらを確認しながら、追加作業を行いましょう。
追加作業完了後に、投稿先の「チャンネルID」を候補から選択してください。
「メッセージ」は取得した値を活用することで簡単に入力できます！
※メンション付きで通知したい場合はこちらを参考にしてください。
最後に「ファイルの添付方法」を選択します。
「取得した値を使用する」を選択することで、ステップ4で取得した値が反映されます！
「テスト」を押して、Slackに通知されたら成功です！
「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しくフローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Googleフォームで回答があったら、請求書を作成してSlackに通知するための連携手順になります！
Googleフォームは、請求書作成以外にも様々な業務プロセス自動化の起点として活用できます。例えば、問い合わせ管理、タスク作成、スケジュール登録、顧客情報登録など、アイデア次第で多様な業務を効率化することが可能です。ここでは、Googleフォームをトリガーとした他の便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
今回は、Googleフォームの回答をきっかけに請求書を自動作成し、関連ツールへ連携する方法について解説しました。この自動化を実現することで、これまで手作業で行っていた請求書作成にかかる時間を削減できるだけでなく、転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より迅速かつ正確な請求業務が可能になります。
Yoomのようなツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、今回ご紹介したような業務フローの自動化を簡単に設定できます。「Googleフォームの回答があったら」「特定のメールを受信したら」「決まった日時になったら」といった様々なきっかけ（トリガー）で、請求書作成、メール送信、チャット通知、データ登録などの操作（アクション）を自動実行させることが可能です。
請求書作成業務に限らず、日々繰り返される定型業務の中に、自動化によって効率化できる作業はきっとあるはずです。Yoomでは、様々な業務に活用できるテンプレートを豊富にご用意しており、無料プランから試すことができます。まずは、今回ご紹介したテンプレートを試してみて、業務自動化による効率化を体験してみませんか？
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