【簡単設定】ZendeskとOCRを連携してファイルから抽出したデータでチケットを自動作成する方法

フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskチケットを自動作成する

Webフォーム（YoomフォームやGoogleフォームなど）からファイルが送信されたタイミングで、そのファイルをOCRで読み取り、Zendeskのチケットを自動で生成するフローです。
例えば、ユーザーサポート窓口のフォームに、エラー画面のスクリーンショットや関連書類が添付された場合などに活用できます。
ファイルを開いて内容を確認し、手動でチケットを作る手間がなくなるので、より効率的なチケット管理が実現可能かもしれません！

ストレージに追加されたファイルをOCRで読み取り、Zendeskチケットを自動作成する

Google DriveやBoxといったオンラインストレージの特定のフォルダにファイルが追加されたら、自動的にOCRを実行し、その結果をもとにZendeskチケットを作成します。
例えば、社内の申請書類や報告書など、ファイルベースでのやり取りをZendeskのワークフローにスムーズに組み込みたい場合に便利です。
ファイルがアップロードされた後の確認やチケット作成作業を自動化することで、情報連携をより円滑に進められるはずです！

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ファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成するフローを作ってみよう

それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
<span class="mark-yellow">今回はトリガーをGmailとし、「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」流れを例として解説します。</span>

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• GmailとZendeskをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定とZendeskのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：GmailとZendeskをマイアプリ連携

GmailとZendeskをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、Gmailにファイルを送信しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなメールを送信しました。

※ファイルの中身は、以下の画像です。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。

次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックして進みましょう！

3.続いてZendeskをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Zendeskを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

※・Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
・有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！

マイアプリにGmailとZendeskが表示されていれば、登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用可能です。その後の設定で活用するデータとなります。

ステップ4：分岐の設定

1.分岐「分岐｜添付ファイルの有無」をクリックしてください。

※・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

オペレーションに「特定のラベルのメールを受信したら」、アウトプットに検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。

なお、今回はテンプレートを活用しているため、すでに設定が完了しています。

確認を終えたら「保存する」をクリックして次に進みましょう！

ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るの設定

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

3.詳細設定を行います。

「ファイルの添付方法」はデフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です！

「抽出したい項目」は、抽出したい項目を入力します。今回は以下の画像のように入力しました！

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：Zendeskの設定

1.アプリと連携する「チケットを作成」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います！
「サブドメイン」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「件名」は、入力欄をクリックして、先ほど取得したアウトプット(取得した値)から選択できます。

「詳細」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
<span class="mark-yellow">※設定が完了すると、Zendeskでチケットが作成されます。</span>

ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが待機状態（トリガーが発動次第フローが起動する状態）になります！

ZendeskとOCRの便利な自動化テンプレート

ZendeskやOCRを使った自動化はまだまだたくさんあります。
ここでは、関連するYoomのテンプレートをいくつかご紹介しますね。業務改善のヒントが見つかるかもしれません！

Zendeskを使った便利な自動化例

OCRを使った便利な自動化例

 まとめ

この記事では、ZendeskとOCRを連携させて、メールやフォーム、ストレージ経由で受け取ったファイルの内容を抽出し、そのデータでZendeskにチケットを自動で作成する方法についてご紹介しました。

今回ご紹介したような自動化フローを活用すれば、ファイルの内容を確認して手動でZendeskに情報を入力する作業を簡略化できるはずです！<span class="mark-yellow">これにより、入力ミスや対応漏れのリスクを減らせるかもしれませんよね。</span>

なお、Yoomには、すぐに自動化を導入できるテンプレートがたくさん用意されています。まずはテンプレートを試してみて、自動化による業務効率化を体験してみませんか？

きっと、これまで手作業に費やしていた時間を短縮でき、業務改善となるはずです！