ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してチャットツールに通知する方法
Boxにファイルがアップロードされると、OCRで文字を読み取り、ChatGPTがその内容を要約します。
<span class="mark-yellow">要約結果はSlackやDiscordなどのチャットツールに自動で通知され、チーム内の情報共有がスピーディに。</span>さらに、問い合わせ対応の一次返信としても活用でき、やり取りの効率化につながります。
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近年、OCR（光学的文字認識）技術とChatGPTのような生成AIは進化しており、これらを組み合わせることで、これまで手作業で行っていた多くの業務を自動化できる可能性が広がっています。
たとえば、紙の書類や画像ファイルに含まれる文字情報をデジタルデータ化し、さらにその内容をAIが要約・分析するといった活用です。しかし、実際にこれらの技術を連携させ、業務フローに組み込むには、プログラミングの知識や複雑な設定が必要だと感じている方もいるかもしれません。
<span class="mark-yellow">この記事では、プログラミングの知識がなくても使える自動化の流れをご紹介します。</span>自動化すれば、画像やPDFファイルからOCRでテキストを抽出し、ChatGPTで要約したうえで、さまざまなツールへ連携することができます。
この方法を取り入れることで、煩雑なデータ入力や転記の手間を減らし、重要な業務に専念できるようになるでしょう！
YoomにはファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約して、指定したツールへ自動で連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
OCRで読み取ったテキストデータをChatGPTで処理し、その結果を様々なツールに自動で連携させることができます。
ここでは、業務効率化に役立つ実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
Boxなどのストレージサービスにファイルが追加されると自動でOCR処理を実行し、抽出したテキストをChatGPTが要約。
その結果をGoogle スプレッドシートやNotionといったデータベースやCRMツールに自動で登録することで、<span class="mark-yellow">書類の内容確認からデータ入力までの手間を削減できるため、情報の整理や活用もスムーズに行えます。</span>
Boxにファイルがアップロードされると、OCRで文字を読み取り、ChatGPTがその内容を要約します。
<span class="mark-yellow">要約結果はSlackやDiscordなどのチャットツールに自動で通知され、チーム内の情報共有がスピーディに。</span>さらに、問い合わせ対応の一次返信としても活用でき、やり取りの効率化につながります。
Boxなどのストレージサービスに保存されたファイルに対してOCR処理を行い、ChatGPTが内容を要約。
その結果を指定した宛先にGmailやOutlookで自動送信することで、<span class="mark-yellow">請求書内容の要約を経理担当者に送るなどの作業を自動化し、関係者への情報伝達を効率化します。</span>
ここでは、<span class="mark-yellow">例としてBoxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに自動で追加するフロー</span>の作成手順を解説します。この自動化によって、Box内の書類管理とデータ活用の効率向上が期待できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
BoxとChatGPTをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
連携前に、Boxにファイルを格納しておきましょう！今回は、以下画像のようなファイルを格納しました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓にBoxと入力し、検索結果からアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしてください。
次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
3.続いてChatGPTをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順でChatGPTを検索して、次の画面で必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。詳しくは、こちらを参照してください。
今回設定するテンプレートは、Google スプレッドシートも使用するため、Google スプレッドシートもマイアプリ登録をしましょう！
先ほどと同様の手順で、Google スプレッドシートを検索します。
表示された画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしましょう。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックします。
マイアプリにBoxとChatGPT、Google スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「次へ」をクリックします。
4.次の画面で、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルの取得に成功したら「保存する」をクリックします。（ファイルをアップロードしていない人は、テスト前にアップロードしてください。）
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※・OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには、少し余裕をもたせてご利用ください。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。必要であればアクションを変更しましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、ファイルから抽出したい項目を入力します。今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力を終えたら「テスト」を実行し指定した項目通りに情報が抽出されていることを確認したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「テキストを生成」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※今回は、以下画像のように入力しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目は、事前に作成したGoogle スプレッドシートのシート内の項目が表示されます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにGoogle スプレッドシートに追加されます。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Yoomでは、ChatGPTやOCRを活用した様々な自動化テンプレートを提供しています。業務に合わせてカスタマイズ可能なテンプレートをいくつかご紹介します。
ChatGPTと連携した自動化フローを活用すれば、面倒なテキスト処理や報告書作成も短時間で完了します。
議事録やメール下書き、請求書の要約など、日々の業務を効率化できるテンプレートを今すぐ試してみましょう。
OCRを使えば、紙の書類や画像から文字を抽出して、他のツールと自動で連携できます。
入力や転記の手間を減らし、情報のデジタル化・共有をスムーズに。ルーチン業務を効率化する具体的な例を紹介します。
この記事では、プログラミング不要でChatGPTとOCRを連携させ、画像やPDFファイルからテキスト情報を抽出・要約し、様々なツールへ自動連携する方法について解説しました。OCRで読み取ったテキストデータをChatGPTで処理することで、書類の内容把握、データ入力、情報共有といった一連の作業を効率化できます。
Yoomでは、Boxのようなストレージサービスだけでなく、メール受信やフォーム送信など、様々なきっかけ（トリガー）で自動化を開始できます。
また、連携先もGoogle スプレッドシートや各種チャットツール、メールなど多岐にわたるため、既存の業務フローに合わせて柔軟に自動化を構築できます。
手作業によるデータの転記ミスを防ぎ、情報処理の時間を削減することで、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを使えば、すぐに自動化の効果を体験できますので、ぜひ試してみてください！
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