【ノーコードで実現】DeepSeekを使ってPDFから情報を自動抽出する方法

「請求書PDFから支払い金額を抜き出してリスト化する作業、時間がかかって大変！」「契約書PDFの内容を確認して、重要な情報をチャットで共有するのを忘れがち…」
このように、PDFファイルから特定の情報を手作業で抽出し、転記や共有を行う業務に、手間やストレスを感じていませんか？

このような悩みも、PDFファイルの内容をAIが自動で読み取り、指定した項目だけを抽出して、普段お使いのチャットツールやスプレッドシートなどに連携できるフローがあれば解決できるでしょう。
面倒な手作業から解放され、より重要な業務に集中するための時間が確保できます。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
すぐに効果を実感できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはDeepSeekを使ってPDFから情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

DeepSeekでPDFの情報を抽出して活用する様々な方法

DeepSeekを活用してPDFファイルから必要な情報を自動で抽出し、その結果を様々なツールに連携させることで業務を効率化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

抽出結果をチャットツールに通知する

ストレージサービスにアップロードされたPDFの内容をDeepSeekが自動で抽出し、その結果を指定のチャットツールに通知することができます。

関係者への迅速な情報共有や確認作業の効率化を実現し、コミュニケーションの漏れを防ぎましょう！

抽出結果をメールで送信する

ストレージサービスにあるPDFからDeepSeekで抽出した重要情報を、自動でメール本文に記載して送信するフローです。

定期的な報告や関係部署への情報連携などを自動化し、メール作成の手間を削減しましょう！

抽出結果をデータベース/CRMサービスに記録する

ストレージサービス内のPDFからDeepSeekで抽出したデータを、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelなどのデータベース・表計算ソフトに自動で追加・記録できます。

手作業による転記ミスを防ぎ、データの蓄積・管理を効率化しましょう！

受け取ったPDFからDeepSeekを使って情報を抽出し、通知するフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、BoxにPDFファイルがアップロードされた際に、DeepSeekがファイルから重要項目を抽出し、その結果をMicrosoft Teamsに自動で通知するフローを解説していきます！

Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

使用するアプリ（Box・DeepSeek・Microsoft Teams）のマイアプリ連携
テンプレートのコピー
トリガーとなるフォルダと各アクション（OCR・抽出・通知）の設定
フロー稼働の準備

前準備：テストに使用するファイルの用意

テスト用に、要約したいPDFファイル（もしくは画像ファイル）をご用意ください。
ここでは例として、下図の契約書を使用します。

ステップ1：使用するアプリのマイアプリ連携

先ずは、使用するアプリ（DeepSeek・Box・Microsoft Teams）のアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。

この設定は初回のみ必要です。

Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではDeepSeek）を検索して選択。

「アカウント名」に任意の名称を設定。
「API Key」にDeepSeek APIから取得したAPIキーを設定。
DeepSeekにログインした後、APIキー管理ページにアクセス。
「Create new API Key」をクリックすることで、新しいAPIキーが取得できます。
取得したAPIキーは安全な場所に保管してください。
詳しくはDeepSeekのドキュメントをご覧ください。

設定を終えたら「追加」をクリック。

「マイアプリ」にDeepSeekが追加されていることを確認してください。

次はBoxを連携していきましょう。
「アプリ一覧」でBoxを検索して選択。

Boxアカウントでログイン。

YoomからBoxへのアクセス権限を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリック。

「マイアプリ」にBoxが追加されていることを確認してください。

このまま、Microsoft Teamsも連携していきます。
「アプリ一覧」でMicrosoft Teamsを検索して選択。

任意のMicrosoftアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。

既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。

パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。

使用する3つのアプリがマイアプリ画面に追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、フローの設定画面が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：Boxのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

Boxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ここでは例として、「連携用フォルダに契約書が追加されたら」に変更しています。

「フォルダのコンテンツID」にトリガーとして設定したいフォルダのコンテンツIDを設定。
コンテンツIDはBoxの対象フォルダURL（folder/{{ID部分}}/）で確認できます。
※Yoomですでに使っているフォルダを指定するとテストでエラーになるので、その場合は新規フォルダを作成しましょう。
「テスト」をクリックしてください。

テストに成功すると、指定したフォルダにWebhookが作成されます。

「次へ」をクリック。
ここでは例として、「アプリ連携用」フォルダに「契約書サンプル.pdf」をアップロードしています。

「テスト」をクリック。

テストに成功すると、「取得した値」にファイルの情報が追加されます。

手順8でアップロードしたファイルが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、トリガーとなるファイルの設定が完了しました。
アクションのタイトルを変更していた場合、フロー画面でのタイトルも変更されます。

ステップ4：ファイルをダウンロードする設定

OCRアクションを行うにあたって、Boxのフォルダにアップロードされたファイルをダウンロードします。

Boxの「ファイルをダウンロード」をクリック。

「タイトル」を任意で変更。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

「コンテンツID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したファイルのコンテンツIDが設定されています。
このような「取得した値」は、フローが稼働する度に更新されます。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

変更は行わず、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。

ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、ファイルのダウンロードは完了です。

ステップ5：ファイルから文字を読み取る設定

ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。

※ OCRや音声の文字起こしといったAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。

「タイトル」を任意で変更。
目的に応じて「アクション」を選択。
このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。
4,000字（5タスク）、8,000字（10タスク）、12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4,000字となっています。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

「次へ」をクリック。
OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「ダウンロードしたファイル」が設定されています。
これがステップ4で取得したファイルになりますので、変更する必要はありません。
「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
「全文」と設定した場合は、ファイルから全てのテキストを抽出します。
議事録や報告書といった定型項目のあるファイルであれば、「会議名・出席者・議題」などと設定することで、テキストを部分的に抽出することも可能です。
「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。
「言語」を「日本語」「英語」から選択。
OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
ここでは例として、「全文」をダウンロードしたファイルから抽出します。

テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更して再度お試しください。

抽出したい情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、ファイルからテキストが抽出できました。

ステップ6：重要項目の抽出

ステップ5で抽出したテキストからさらに、DeepSeekで重要項目を抽出していきます。

DeepSeekの「テキストを生成」をクリック。

「タイトル」を任意で変更。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

「モデルID」の入力欄をクリックし、表示される候補から抽出に使用するモデルを選択。
DeepSeekのAPIガイドも合わせてご参照ください。

「コンテンツ」にステップ5で抽出したテキストと、重要項目の抽出にあたってのプロンプトを設定。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」の「画像・PDFから文字を読み取る」メニューから、任意の抽出したい項目を選択してください。
※ タイトルを変更している場合は変更後のタイトルで表示されます。
選択した項目は赤枠のように表示されます。

AIの挙動や応答スタイルを制御する「ロール」を「system」「user」「tool」「assistant」から選択。
その他、「参加者名」や「レスポンスフォーマット」など、必要に応じて各種設定が可能です。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストが成功すると、抽出された重要項目が「取得した値」の「メッセージ内容のリスト」に追加されます。
※ 実際にテストを実行した場合、ステップ3～5と同様に取得した値が追加されます。

期待する項目が抽出できているかを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで重要項目が抽出されました。

ステップ7：メッセージを送信する設定

最後に、抽出した重要項目を含むメッセージをMicrosoft Teamsに投稿します。

Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」をクリック。

「タイトル」を任意で変更。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

「チームID」は入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象となるチームを選択してください。

「チャネルID」も同様に候補から選択してください。

「メッセージ」に投稿する任意の内容を設定。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブから、各アクションで取得した値が選択可能です。
これらの値を用いて、投稿するメッセージを作成しましょう。

その他、必要に応じてメンション情報などの各種設定を行ってください。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功したら、Microsoft Teamsの指定したチャネルにメッセージが投稿されていることを確認しましょう。
※ 投稿されるメッセージのイメージ

正しくメッセージが投稿されていれば、「保存する」をクリック。

ステップ8：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させる場合、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したフォルダにファイルをアップロードし、そのファイルの重要項目がMicrosoft Teamsに投稿されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

DeepSeekを使った便利な自動化例

DeepSeekを使った自動化は、今回ご紹介した方法以外にも様々な業務に応用できます。

ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

まとめ

DeepSeekを活用してPDFからの情報抽出を自動化することで、これまで手作業で行っていたPDFの内容確認や転記作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。これにより、担当者は情報入力のような単純作業から解放され、分析や企画立案といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

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