【簡単設定】スクリーンショットからOCRでテキスト抽出を自動化する方法

「スクリーンショット内のテキスト情報だけを使いたい！」

という場面って、結構多いのではないでしょうか。しかし、画像の中から手作業で文字を書き起こしたり、コピー＆ペーストしたりするのは、意外と時間がかかり入力ミスも起こりがちです…。特に、扱うスクリーンショットの量が多い場合、この作業は大きな負担になりかねませんよね。

そこでこの記事では、メールやフォーム、チャットツールなどで受け取ったスクリーンショット画像を自動でOCR（光学文字認識）処理し、抽出したテキストデータを様々なツールに記録・送信する方法を解説しましょう！

プログラミングの知識は不要で、誰でも簡単に設定できますので、ぜひ参考にしてくださいね。

とにかく早く試したい方へ

Yoomには「様々な方法で受け取ったスクリーンショット画像をOCRで読み取り、他のツールへ自動でデータ連携する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックして試してみましょう。

スクリーンショットとOCRを組み合わせた様々な自動化例

OCRでテキストデータを自動抽出するためには、メール、フォーム、チャットなど、様々な経路からスクリーンショットを受け取る必要があります。そこで、まずはどのようなアクションをトリガー（きっかけ）とした自動化の方法があるのか、いくつか紹介していきましょう！
なお、今回は例として、スクリーンショットからOCRで抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに格納する方法をメインに紹介しますが、もちろんその他のツールにも送信・格納可能です。
業務に合ったテンプレートを見つけたら、クリックではじめてみてくださいね。

メールに添付されたスクリーンショットをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

GmailやOutlookで受信したメールに添付されたスクリーンショット画像を自動でOCR処理し、抽出したテキストをGoogle スプレッドシートに記録します。
問い合わせ対応や情報収集で受け取ったスクリーンショットの内容を手間なくGoogle スプレッドシートに蓄積できるため、チームでの情報共有もスムーズになるかもしれません！

フォームで受信したスクリーンショットをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

YoomフォームやGoogleフォーム経由で送信されたスクリーンショット画像を自動でOCR処理し、結果をGoogle スプレッドシートにまとめます。
ユーザーから送信されたデータを効率的に保管できるため、管理の手間が削減できるかもしれませんよね！

チャットツールで受信したスクリーンショットをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツール上で共有されたスクリーンショットに含まれるテキスト情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートに記録します。
チャットでのスピーディーなやり取りの中で埋もれがちな情報も、見逃すことなく記録・活用できるようになるはずです！

スクリーンショットをOCRで読み取りツールに追加するフローを作ってみよう

それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
ここでは、例としてメール（Gmail）で受け取ったスクリーンショット画像を自動でOCR処理し、抽出したテキストとファイル情報をGoogle スプレッドシートに記録するフローの作成手順を解説します！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてくださいね。

[Yoomとは]

大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Gmailのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのオペレーション設定
トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、Gmailにスクリーンショットを送信しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなスクリーンショットを送信しました。

※スクリーンショットは、以下画像です。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。

次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」を押して進みましょう！

3.続いてGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Google スプレッドシートを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。

次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックして進みましょう！

マイアプリにGmailとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

では、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用して設定をしていくため、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailに添付されたスクリーンショットをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしましょう。

2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう！

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。テスト毎に取得できるアウトプットは、その後の設定で活用するデータとなります。

ステップ4：分岐の設定

1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください！

オペレーションに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」、アウトプットに検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。

今回はテンプレートを活用しているため、既に以下の画像のように設定が完了しています！

画像と同じ状態になっているか確認を終えたら、「保存する」をクリックして先に進みましょう。

ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るの設定

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。