### 作成した帳票PDFをメールで送信する
<span class="mark-yellow">フォーム回答をもとに生成した帳票PDFを、GmailやOutlookといったメールツールで自動送信できる</span>ため、取引先への送付や関係者への報告といった定型業務の手間を削減し、送信ミスを防ぐことができます。
.png)
・
見積書や請求書、発注書などの帳票作成業務において、「フォームに入力された内容を毎回手作業で転記するのが面倒…」「転記ミスが多くて確認に時間がかかる…」といった課題を抱えていませんか？
あるいは、毎月決まった帳票を作成・送付する定型業務に追われ、本来注力すべきコア業務に集中できないと感じている方もいるかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">Webフォームに入力された顧客情報や注文内容をもとに、見積書や請求書などの帳票PDFを自動で生成し、指定した宛先やツールに連携できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい手作業や確認の手間から解放され、より生産的な業務に時間を使うことができるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して帳票作成業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォーム入力内容から帳票を自動生成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、Yoomのフォーム機能や外部のフォームサービスへの入力内容をトリガーとして、帳票を自動で生成し、メールやチャット、ストレージサービスなど、様々なツールへ連携する方法を具体的なテンプレートを交えて紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">フォーム入力から帳票を自動生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールに通知できる</span>ので、チーム内での迅速な情報共有や、作成された帳票内容の確認作業などを効率化しましょう！
### 作成した帳票PDFをメールで送信する
<span class="mark-yellow">フォーム回答をもとに生成した帳票PDFを、GmailやOutlookといったメールツールで自動送信できる</span>ため、取引先への送付や関係者への報告といった定型業務の手間を削減し、送信ミスを防ぐことができます。
### 作成した帳票PDFをストレージサービスに保存する
<span class="mark-yellow">フォームから作成した帳票PDFを、DropboxやBoxなどのオンラインストレージに自動で保存・整理できる</span>ので、ファイル管理の手間を省き、必要な時にすぐアクセスできる環境を整えましょう！
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームに回答が送信された際に、その内容をもとに帳票PDFを自動で生成し、指定した宛先にGmailで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
【事前準備 Googleスプレッドシート】
このフローは、情報を基にGoogleスプレッドシートで書類を作成するため、Googleスプレッドシートの書類を準備する必要があります。
こちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
なお、今回は、営業担当や社内スタッフが発注書を作成するイメージで以下のような発注書を作成しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Googleスプレッドシート、Gmailの場合】
Googleスプレッドシート、Gmailを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「フォームトリガー 帳票作成フォーム」をクリックしてみましょう！
2) 帳票作成フォームを作成します。
今回は、発注番号や発注日、発注元・会社名など帳票に必要な情報を回答してもらうフォームを作成しています。
取得したい情報にあわせて質問を編集してみてください。
右上の「レビューページ」をクリックすると実際の表記も確認することができますよ！
フォームの基本設定・オプション設定について | Yoomヘルプセンター
回答フォームを完了した際に表示される、完了ページの内容の設定も可能です。
※完了ページのプレビューは次のページで確認できます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
3)「取得した値」はこの後のフローで回答のサンプルとして表示されます。
サンプルとして使用するわかりやすい内容を入力して「保存」してください。
1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。
雛形書類の連携はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、事前に用意した書類のIDを選択してください。
出力ファイル名にはぜひ帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した作成した書類の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」には出力ファイル名と同様に帳票作成フォームのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールを送る」を選択して、項目を入力します。
件名や本文には帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。
取得ファイルが「取得した値」「発行した書類」になっていることを確認して、「次へ」をクリックします。
メール内容を確認して「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。
これで【フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをGmailに送付する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
フォーム入力をもとに帳票を自動生成する仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた転記作業やファイル作成、メール送信といった一連の業務から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなります。</span>これにより、帳票作成にかかっていた時間を大幅に削減し、顧客対応や分析業務など、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし帳票作成の自動化や業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら（[https://yoom.fun/members/sign_up](https://yoom.fun/members/sign_up)）から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.avif)
