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「日々の問い合わせ対応に追われ、FAQの作成や更新がなかなか進まない…。」
手作業でFAQを管理していると、入力や更新に時間がかかり、情報の抜け漏れや古い内容が残ってしまうことも少なくありません。このようなFAQ作成・管理に関する課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">AIが問い合わせ内容をもとにFAQを自動で作成し、整理された形で記録する仕組み</span>があれば、こうした悩みから解放され、顧客満足度の向上や社内のナレッジ共有をスムーズに進めながら、より重要な業務に集中する時間を生み出せます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に導入できるため、すぐに作業の効率化を始められます。
Yoomには<span class="mark-yellow">FAQをAIで作成しMicrosoft Excelでデータを管理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
AIを活用してFAQを自動作成し、Microsoft Excelをはじめとする様々なツールに連携・記録する具体的な方法を、Yoomの自動化テンプレートを使ってご紹介します！
テンプレートを活用することで、FAQの作成や更新がスムーズになり、問い合わせ対応の質を向上させることができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで受信した問い合わせ内容をAIが解析し、FAQとしてMicrosoft Excelに自動で追加する</span>フローです。
問い合わせ対応とFAQ作成・更新の手間を大幅に削減し、常に最新の情報を共有できます。
<span class="mark-yellow">入力フォームから送信された問い合わせ内容をAIが解析し、FAQとしてGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトに自動で追加する</span>ことができます。
顧客からのフィードバックを効率的にFAQ化し、サービス改善やサポート品質の向上につなげられます。
<span class="mark-yellow">Boxなどのストレージサービスにアップロードされたドキュメントや資料をAIが読み込み、FAQコンテンツ案を生成してNotionなどのドキュメント管理ツールに自動で整理する</span>ことができます。
社内に散在する情報を元にしたFAQ作成も効率化し、ナレッジ共有を促進します。
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Outlookで受信した問い合わせメールの内容をもとに、AIがFAQを自動で作成し、その結果をMicrosoft Excelの指定したシートに記録する業務自動化フロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するOutlookに、問い合わせメールを送信しておきましょう！
※後続のOutlookのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなメールを送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
また、Microsoft Excelで、FAQを追加するデータベースを作成しておきましょう。
下図のようなデータベースを作成しました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Outlook」と入力し、検索結果からアイコンを選択しましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
4.続いてMicrosoft Excelをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からMicrosoft Excelを検索します。
以降の登録方法は、<span class="mark-yellow">先ほどのOutlookと同じ手順で進めてください。</span>
マイアプリにOutlookとMicrosoft Excelが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
そのあと「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Outlookで受信した問い合わせメールをもとに、FAQをAIで作成してMicrosoft Excelに追加する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「キーワード」は、事前に送信したメールの件名を入力しましょう。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.続いて、AI技術を使って、テキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。
変換タイプは文字数やタスク数を参考に変更できるので、選択をしてから次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、後続の設定をするため、設定で使用する項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.続いて、AI技術を使って、テキストを生成する設定を行います。
「テキストを生成する（FAQ_質問）」をクリックしましょう。
2.設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「プロンプト」は、AIへの指示内容を入力します。入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「言語」は、出力したい言語を入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが生成されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.「テキストを生成する（FAQ_回答）」をクリックしましょう。
2.先ほどと同様に、アクションを文字数・タスク数を参考に選択してください。
3.次に、回答を生成するための設定です。
「プロンプト」は、AIへの指示内容を設定します。入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「言語」は、出力したい言語を入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが生成されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしましょう。
「データベースの連携」の各項目を設定していきます。
「ファイルの保存場所」は、プルダウンから、OneDriveまたはSharePointのどちらかを選択してください。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ファイル名（任意）」は、事前に作成したMicrosoft Excelのファイル名を入力してください。
「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「シート名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目は、事前に作成したMicrosoft Excel内の項目が表示されます。
各項目は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にMicrosoft Excelにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
問い合わせ対応の手間を軽減し、FAQの整備・活用をスムーズに進めたい方に向けて、AIを活用したFAQ自動作成テンプレートを紹介します。
GoogleフォームやZoho Formsなどのフォームツールで受け取った回答内容をもとに、AIがFAQを自動生成し、Google スプレッドシートやNotion、Slack、Gmailなどに自動で記録・通知することができます。
ナレッジの蓄積や共有が手間なく進み、対応品質の向上にもつながります。
FAQ作成をAIで自動化し、その結果をMicrosoft Excelに集約することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた問い合わせ内容の分析やFAQ項目作成、Microsoft Excelへの転記といった一連の作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速かつ正確に最新のFAQを社内や顧客に提供できるようになり、問い合わせ対応の質の向上、従業員の自己解決能力の向上、そして顧客満足度の向上にも繋がり、ビジネス全体の情報活用が促進されます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もしFAQ作成やデータ管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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