【ノーコードで実現】OCRで読み取った内容をdirectに自動通知する方法

ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、directに通知する

Google DriveやOneDriveといったストレージサービスは、チームでのファイル共有に便利ですよね。
しかし、新しいファイルが追加された際、その内容を関係者に知らせる作業を忘れがちだったり、少し手間だったりしませんか？

このテンプレートでは、指定したフォルダにファイルが追加されると自動でOCR処理を行い、その内容をdirectに通知可能となります！例えば、契約書や申込書といった重要書類がアップロードされた時に関係者へスムーズに内容を共有できるため、確認漏れを防ぎ、チーム連携が素早くなるかもしれません。

フォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、directに通知する

Webフォームを通じて身分証明書や領収書、申込書などのファイルを受け取る機会が多い場合には、こちらのフローがおすすめです！

提出されたファイルを一つひとつダウンロードし、内容を確認してdirectに連絡するのは意外と負担だったりしませんか？
そのような時にこのテンプレートを活用すれば、GoogleフォームやYoomの独自フォーム機能などでファイルが添付・送信された際に、自動でOCR処理を実行し、抽出したテキスト情報をdirectへ通知してくれるため、その後の確認や対応をスムーズに進められるはずです。

Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、directに通知するフローを作ってみよう

それでは、<span class="mark-yellow">今回は一例として「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、directに通知する」テンプレートをもとに、自動化設定の流れを紹介しましょう！</span>
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Yoomのようなノーコードツールを使えば、プログラミングの知識は不要！画面上の簡単な操作だけで、トリガー（きっかけ）とアクション（実行する操作）を設定し、業務フローを自動化できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてくださいね！

[Yoomとは]

大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• directとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定とdirectのアクション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：directとGmailをマイアプリ連携

directとGmailをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、Gmailで添付ファイルを送信しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなメールを送信しました。

※添付ファイルの中身は、以下の画像です。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「direct」と入力し、検索結果からdirectのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

3.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Gmailを検索します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。

次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。

マイアプリにdirectとGmailが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、directに通知する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力します。
※今回は、以下画像のように入力しました。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

ステップ4：画像・PDFから文字を読み取るの設定

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。

3.詳細設定を行います。

「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、テンプレートで抽出する文字から、特に抽出したい項目を入力します。今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：directの設定

1.アプリと連携する「メッセージを投稿」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「トークID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「メッセージの内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

※設定が完了すると、以下画像のようにdirectに通知されます。

ステップ6：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

directやOCRを活用したその他の自動化例

Yoomには今回ご紹介した連携以外にもdirectを活用した様々な業務自動化テンプレートをご用意しています。
日々の業務をさらに効率化できるヒントが見つかるかもしれません！ぜひ活用してみてくださいね。

directを使った便利な自動化例

OCRを使った便利な自動化例

終わりに

今回は、OCRで読み取ったファイルの内容をdirectに自動で通知する方法について紹介しました！
メールの添付ファイル、ストレージに追加されたファイル、フォームで送信されたファイルなど、様々な形式で受け取る書類の情報を手作業なしでスムーズに共有できるのは、かなりのメリットと言えるはずです！

また、この自動化を導入すれば、書類の内容を確認してからチャットに転記していた時間や、連絡漏れによる確認の手間などが削減でき、より重要な業務に集中しやすくなるかもしれませんよね。

<span class="mark-yellow">なお、今回紹介した自動化はYoomのようなノーコードツールを活用することで、プログラミングの知識がなくても、誰でも簡単に構築できます！</span>
まずは便利なテンプレートから、日々のちょっとした作業を自動化してみませんか？きっと、その効果を実感できるはずです。

ぜひ、日々の業務効率化に役立ててくださいね！