【ノーコードで実現】英語のファイルをOCRで自動読み取りする方法

フォームで受信した英語ドキュメントをOCR処理する

<span class="mark-yellow">Yoomの入力フォームやGoogleフォームを通じて提出された英語のファイルに対して自動でOCRを実行し、その結果を指定のGoogle スプレッドシートに整理して追加できる</span>ので、アンケート回答や申請書類に含まれる英語情報のデータ化を迅速かつ正確に行い、集計や分析作業をスムーズに進められます！

メールで受信した英語ドキュメントをOCR処理する

<span class="mark-yellow">OutlookやGmailといったメールツールで受け取った英語の添付ファイル（画像やPDFなど）を自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録できる</span>ため、メールに添付された請求書や報告書からのデータ転記作業を効率化し、確認や対応のスピードアップに繋がります！

Google Drive上の英語ドキュメントをOCRで読み取るフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、Google Driveに特定の英語ドキュメント（画像やPDFファイル）が格納された際に、そのファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるフォルダと各アクション（OCRとレコード追加）の設定
• フロー稼働の準備

前準備：テストに使用するファイルの用意

テスト用に、英文が記載されたPDFファイル（もしくは画像ファイル）と、抽出したテキストを追加するGoogle スプレッドシートのファイルをご用意ください。
ここでは例として、下図の契約書と契約書管理シートを使用します。

ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携

先ずは、Google DriveとGoogle スプレッドシートのアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。

2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGoogle Drive）を検索して選択。

4. 「Sign in with Google」をクリック。

5. 任意のGoogleアカウントを選択してログイン。

6. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

7. YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
   「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

8. 「マイアプリ」の画面に戻り、Google Driveが追加されていることを確認してください。

9. 同様の手順で、Google スプレッドシートも連携しましょう。
   「Sign in with Google」をクリックし、任意のGoogleアカウントでログインした後、YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を許可します。
10. Google スプレッドシートもマイアプリに追加されたら、マイアプリ連携は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：トリガーとなるフォルダの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
   ※ 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
   ここでは例として、「連携用フォルダにファイルが追加されたら」に変更しています。

3. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
   そのプランの最短の起動間隔にすることで、新しいファイルの追加に対して、より早くGoogle スプレッドシートへの追加が行えるようになります。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。

4. 「フォルダID」にトリガーとなるフォルダのドライブのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているGoogle Driveアカウントからフォルダの候補が表示されますので、対象となるフォルダを選択してください。
   検索欄にフォルダ名を入れると検索が楽になります。
   ここでは例として、「連携用フォルダ」を設定しています。

5. 設定を終えたら、前準備で用意したファイルを対象となるフォルダに追加し、「テスト」をクリック。

6. テストに成功すると、「取得した値」の各項目に最終更新日時が最も新しいファイル1件の情報が追加されます。

7. テスト用に追加したファイルであることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、対象フォルダに新しく作成されたファイルの情報が取得できました。
※ アクションのタイトルが変更され、チェックマークがついています。

ステップ4：ファイルのダウンロード

ステップ3で取得したファイル情報を用いて、Google Driveからファイルをダウンロードしましょう。

1. Google Driveの「ファイルをダウンロードする」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

3. 「ファイルID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したファイルのIDが設定されています。
4. 変更は行わずに「テスト」をクリック。

5. テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
   この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。

6. ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、ファイルのダウンロードは完了です。

ステップ5：テキストの抽出

ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。

1. AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。

2. 目的に応じて「アクション」を選択。
   このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。
   4,000字（5タスク）・8,000字（10タスク）・12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4,000字となっています。
   ※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
   文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

3. 「次へ」をクリック。
4. OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「GoogleDriveからの取得ファイル」が設定されています。
   これがステップ4で取得したファイルになりますので、変更は必要ありません。
5. 「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
   この抽出する項目に沿った値が次のステップで利用できます。
   設定例にあるように「契約締結日,契約元住所,サービス内容」などを指定すると、ファイル内から指定したテキストだけが抽出されます。
   この指定方法は議事録や報告書といった定型項目のあるファイルに有効です。
   そうでない場合には、「全文」と指定することでファイルのテキストを全て抽出できます。
6. 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
   AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。
7. 「言語」を「日本語」「英語」から選択。
   ここでは英語の契約書を読み取るため、「英語」を選択しています。
8. OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
   設定を終えたら、「テスト」をクリック。
   ここでは例として、デフォルトで設定されている項目を、ダウンロードしたファイルから抽出します。

9. テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
   ※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更して再度お試しください。

10. 抽出したい情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、ファイルからテキストが抽出できました。

ステップ6：Google スプレッドシートへの追加

最後に、抽出したテキストをGoogle スプレッドシートに追加しましょう。

1. Google スプレッドシートの「レコードを追加する」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションの内容を確認。
3. データベースの連携の「スプレッドシートID」に、抽出したテキストを追加したいスプレッドシートのIDを設定。

入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントからスプレッドシートの候補が表示されます。
前準備で用意したスプレッドシートを選択してください。
検索欄にスプレッドシート名を入れると検索が楽になります。

4. 「スプレッドシートのタブ名」に対象となるスプレッドシートのタブ（シート）名を設定。
   入力欄クリック時に「スプレッドシートID」に設定したスプレッドシートのタブが候補として表示されるため、対象となるタブを選択してください。

5. 「テーブル範囲」に対象となるテーブルの範囲を設定。

例として、「契約書管理シート」の場合はA1からK1までが列になっているため、「A1:K」と入力します。

テーブル範囲の指定に関しては以下のヘルプページもご参照ください。

• Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」それぞれの範囲設定の定義
• Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点

6. 設定を終えたら、「次へ」をクリック。

7. 追加するレコードを設定していきます。
   ※ 追加するレコードの項目は指定したテーブルの列名となっています。
   入力欄をクリック後、「画像・PDFから文字を読み取る」のメニューを開くと、ステップ5で抽出した項目が表示されますので、各列に合う情報を選択してください。

選択すると、{{項目名　抽出された情報}}のような形で入力されます。

「日付」タブから、日付情報を設定することも可能です。

8. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

9. 「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りGoogleスプレッドシートにレコードが追加されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
   ※ スプレッドシートに追加されたレコード

ステップ7：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
ステップ3で指定したフォルダにファイルを作成し、ファイルから抽出されたテキストがGoogle スプレッドシートのレコードとして追加されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

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まとめ

この記事では、「英語ドキュメントをOCRで自動読み取りし、Google スプレッドシートに記録する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Google スプレッドシートと連携させることで、ストレージやメール、フォームなどを通じて受け取った英語のPDFや画像ファイルを自動的にテキスト化し、整理された形で記録・管理できます。手作業による転記ミスや作業時間の削減に大きく貢献する仕組みです。

<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したOCR自動化テンプレート以外にも、さまざまな業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。</span>スケジュールに合わせた処理や、チャット・フォームとの連携など、柔軟に業務フローに組み込める点も魅力です。「英語ドキュメントの処理に手間がかかる」「情報整理に時間を取られている」「作業の正確性を高めたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務の自動化を体感してみてください。

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