【ノーコードで実現】SansanとOCRを連携して名刺情報を自動登録する方法

ストレージサービスにアップされた名刺画像をOCR処理してSansanに自動登録する

Google DriveやOneDriveといったオンラインストレージに名刺画像ファイルが保存されると、OCR技術により自動でテキストデータを読み取り、Sansanに情報を登録することも可能です。
スキャンした名刺画像を特定のフォルダにアップロードするだけで、あとはお任せ！面倒な手作業を大幅に削減し、空いた時間を他のコアな業務に充てることができるのはメリットですよね。

フォームから受け付けた名刺画像をOCR処理してSansanに自動登録する

GoogleフォームやYoomフォームなどで名刺画像を受け付けた際、自動的に画像をOCRで解析し、Sansanに情報を登録することもできます。
イベントでの情報収集やWebサイトからの問い合わせ時に活用すれば、効率的にリード情報をSansanに蓄積できるでしょう。フォームの回答受信後、タイムリーにSansanに名刺情報が登録されるため、迅速な営業活動をサポートします。

Outlookに添付された名刺画像をOCR処理してSansanに自動登録するフローを作ってみよう

今回は例として、「Outlookに添付された名刺画像をOCRで読み取り、Sansanに自動登録する」自動化フローの作り方を解説します。
このフローを使えば、メールで受け取った名刺データが自動でSansanに登録されるので、手入力の手間やミスを減らせますよ！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

今回ご紹介するフローは、大きく分けて以下の手順で作成していきます。

• OutlookとSansanをマイアプリ登録
• テンプレートのコピー
• Outlookのトリガー設定とSansanのアクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

ステップ1：OutlookとSansanをマイアプリ登録

はじめに、OutlookとSansanをYoomと連携するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められます。

1. Yoomにログイン後、画面左側の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」を選択します。
右上の検索窓にOutlookと入力し、検索結果からOutlookのアイコンを選択してください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

2. サインイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントのメールアドレスを入力し、「次へ」をクリックします。

3. パスワードを入力して「サインイン」をクリックしたら、Yoomとの連携完了です！

4. 続いてSansanのマイアプリ登録です。
先ほどと同様の手順で、Sansanを検索します。

※Sansanは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSansanも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会に、いろいろと体験してみてくださいね！

5. 以下の必須項目を入力して「追加」をクリックしたら、Yoomとの連携完了です！

• アカウント名：任意の値で入力頂けます。
• アクセストークン：Sansanの管理画面から値を取得して入力します。連携するSansanのアカウントにログインし、「設定＞外部サービス連携設定＞API Key」と進み、アクセストークンを取得しましょう。

マイアプリ欄にOutlookとSansanが表示されていることを確認し、次に進みましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから実際に、自動化フローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、自動的にテンプレートがコピーされます。下図の画面が表示されるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
※コピーしたテンプレートは、Yoomの画面左側にある「マイプロジェクト」のフローボット内に、「【コピー】Outlookに添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する」という名前で格納されています。

ステップ3：Outlookのトリガー設定

まずは、Outlookのトリガー設定から行います。
ここでは、Outlookに名刺画像が添付されたメールが届いたら、フローボットが自動的に起動するように設定していきます。

【事前準備】

詳細設定後にテストを行うため、事前にテスト用の名刺画像をOutlookに送信しておきましょう！
今回は、下図のようなメールを送信してみました。

※送信した名刺画像は、以下です。

1. コピーしたテンプレートの、「メールを受信したら」をクリックしてください。

2. 「連携するアカウント情報」には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう。

3. 次に詳細を設定していきます。
「トリガーの起動間隔」をプルダウンメニューから選択してください。基本的には、最短の時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。ご利用中のプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4. 「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
ここで設定したフォルダにメールが届くとフローボットが自動的に起動するようになるので、名刺画像用の受信フォルダなどを作成しておくと便利です。

5. 入力を終えたら「テスト」を実行します。テストが成功すると、テスト用に事前に送信しておいたメールの情報がアウトプットとして取得されます。正しく情報が取得できていることを確認して保存しましょう。
※取得したアウトプットは、後続のフロー設定時に活用できます。

ステップ4：Outlookの情報取得設定

続いて、Outlookで受信したメールの添付ファイル情報を取得する設定です。

1.「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。

2. 先ほどと同様に各項目の設定内容を確認し、アクションはそのままにして「次へ」をクリックします。

3. 次にAPI接続設定を行います。
「メールID」は、入力欄をクリックして表示される、アウトプット(取得した値)から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、事前にテスト用に送信しておいた名刺画像のファイル情報が取得されることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。

ステップ5：Outlookの添付ファイルをダウンロードする設定

続いて、Outlookで受信したメールの添付ファイルをダウンロードする設定を行います。

1. 「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

2. 先ほどまでと同様に各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
「メールID」は先ほど同様に、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

「ファイルID」も同じように、アウトプット(取得した値)から「ファイルIDの一覧」を選択しましょう。

入力を終えたら「テスト」を実行し、テスト用に送信していた名刺画像がダウンロードされることを確認してください。確認後は「保存する」をクリックします。

ステップ6：画像・PDFから文字を読み取る設定

続いて、受信したメールの添付ファイルから、OCR技術を使ってテキストを抽出する設定を行います。

1. 「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

2. 各項目の設定内容を確認し、「次へ」をクリックします。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

3. 次に、詳細を設定していきましょう。
「ファイルの添付方法」は下図のように、「取得した値を使用」を選択し、「取得したファイル」を設定します。
「追加で抽出したい項目」には、名刺画像からデータを抽出したい項目を設定します。
デフォルトで「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」が抽出されるように設定されていますが、他にも追加で抽出したい項目がある場合は入力しましょう。

入力を終えたら「テスト」を実行し、名刺画像から正しくテキストデータを取得できていることを確認してください。確認したら「保存する」をクリックします。

ステップ7：Sansanに名刺データを登録する設定

最後に、抽出したテキストデータを用いて、Sansanに名刺データを登録する設定を行います。

1. 「名刺データを登録」をクリックしてください。

2. 連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。アクションはそのままにし、「次へ」をクリックしてください。

3. 次に、API接続設定です。
各項目を、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から、適切な値を選択していきましょう。
ここでは、「画像・PDFから文字を読み取る」内にあるアウトプットから選択してください。
こうすることで、名刺画像に記載されている情報から抽出したテキストデータを用いて、Sansanに名刺データを自動登録できるようになります。

入力を終えたら「テスト」を実行し、Sansanに正しく名刺データが登録されることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックして設定完了です！

ステップ8：トリガーをONにし、フローの動作確認

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。下図赤枠の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが自動的に起動します。正常に動作するかどうか、チェックしてみましょう！

SansanやOCRを使ったその他の自動化例

Yoomでは、今回ご紹介したSansanとOCRの連携以外にも、様々な業務フローの自動化を実現できるテンプレートが豊富に用意されています。
ここでは、SansanやOCRを使ったその他の便利なテンプレートを一部ご紹介します。
気になるテンプレートがあれば、「試してみる」をクリックし、気軽に試してみてくださいね！

Sansanを使ったその他の便利な自動化例

今回ご紹介したOCRとの連携以外にも様々なツールと連携でき、多様な業務フローを自動化することができます。
たとえば、Sansanに登録された名刺情報を他のデータベースにも同期したり、登録された名刺情報をチャットツールに自動通知することも可能。逆に、他のデータベースの情報をもとに、Sansanに名刺データを自動登録することもできますよ！

OCRを使ったその他の便利な自動化例

様々なツールとOCR技術を組み合わせることで、色々な業務フローの自動化を実現できます。
たとえば、クラウドストレージにアップされたファイルをOCR処理して、チャットツールに自動通知することも可能！ぜひ気軽に試してみてください。

まとめ

いかがでしたか？今回は、OCR技術を使って名刺画像をデータ化し、Sansanに自動登録する方法について解説しました。メール、ストレージサービス、フォームなど、様々な方法で受け取った名刺情報を、手間なく正確にSansanへ集約できる自動化は、日々の名刺管理業務をグッと楽にしてくれるはずです。
手入力の時間削減や入力ミスの防止はもちろん、情報共有のスピードアップにも繋がり、獲得したリード情報をより効果的に活用できるようになるでしょう。

Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化フローの構築も、ノーコードで実現可能！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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