フォーム経由で契約書要約を自動化する
<span class="mark-yellow">GoogleフォームやYoomのフォーム機能などで契約書ファイルを受け付けた際に、送信されたファイルを自動で読み取り、AIが内容を要約する</span>ことで、受付と同時に内容の把握を進められ、後続のプロセスをスムーズに開始できます！
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普段お使いの様々なツールを起点として、契約書の要約プロセスを自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いて紹介します。メール、フォーム、ストレージサービスなど、契約書を受け取る様々な場面に対応した自動化が可能です。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookといったメールツールで契約書ファイルを受信した際に、添付ファイルを自動で読み取り、AIが内容を要約して指定のツールに通知する</span>ことができるので、メールチェックと同時に契約書の概要を把握でき、迅速な対応が可能になります！
<span class="mark-yellow">GoogleフォームやYoomのフォーム機能などで契約書ファイルを受け付けた際に、送信されたファイルを自動で読み取り、AIが内容を要約する</span>ことで、受付と同時に内容の把握を進められ、後続のプロセスをスムーズに開始できます！
<span class="mark-yellow">DropboxやBoxなどのオンラインストレージに契約書ファイルがアップロードされた際に、そのファイルを自動で読み取り、AIが内容を要約する</span>ように設定できるため、チーム内での契約書共有と内容把握を効率化し、情報共有のスピードを向上させます！
それではここから代表的な例として、Gmailで契約書ファイルを受信した際に、添付されたファイルをOCRで読み取り、AIで要約した後、その結果をTelegramに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
※このフローではAIオペレーションを使用します。
AIオペレーションは一部有料プランのみで利用可能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになります。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。
GmailとTelegramをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
※すでに連携が完了している方は、次のステップにお進みください。
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
また、Gmailで受信したファイルをTelegramに通知させる際、メールが特定のラベルに振り分けられる必要があります。トリガーとなるラベルを作成しておきましょう。
作成方法は、公式HPを参考にしてください。
※今回はテスト操作のため、赤枠のラベルを作成しました。また、以下のメールを受信した想定で進めていきます。
【Telegramのマイアプリ連携】
次にTelegramをマイアプリに登録します。先ほどと同じ手順で「新規接続」から、Telegramを検索します。
Telegramを選択すると、以下のような画面が表示されます。
アカウント名は任意の名称を入力してください。
アクセストークンはTelegramで新しくBotを作成すると発行されます。
参照）BotFather
入力が完了したら、追加ボタンをクリックしてください。
GmailとTelegramがマイアプリに表示されれば、登録は完了です！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。タイトルを任意修正し、トリガーアクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
※今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベル作成がまだの方は、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
入力完了後、ラベルが付与されたメールを受信した後に「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
※表示されたアウトプットは、次の設定で活用できます。
確認できたら「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
各項目を確認し、次へをクリックしましょう！任意で、アクションを変更してください。
詳細設定の画面に遷移したら、各項目を設定していきましょう。ここでは、Gmailで受信したファイルからAIを用いて、文字を読み取る設定を行います。
まず、「ファイルの添付方法」を選択します。取得した値を使用するため、以下のように設定しましょう。
次に、「追加で抽出したい項目」を設定します。
この項目には、添付ファイルから抽出したい項目を入力します。入力欄下の注釈を参照し、入力しましょう。
そのほか、使用するAIと言語を選択してください。
各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示され、問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、内容を確認します。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
以下の画面を確認し、次に進みましょう！
続いて、詳細設定をします。ここでは、先ほど抽出した項目を要約したり、プロンプトをカスタマイズすることができます。
要約対象のテキストはすでに設定されていますが、 先ほど取得したアウトプットから選択することも可能です。
続いて、文字数・要約条件・言語を設定しましょう。
要約の条件は、「簡潔に箇条書きでまとめてください」など自由に設定してください。各項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功したら、「取得した値」に表示されているかを確認後、「保存する」をクリックします。
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面に遷移したら、タイトルの任意修正とアカウント情報の確認を行います。
アクションは変更せず、次に進みましょう！
続いて、API接続設定を行います。注意事項を確認後、チャットIDを設定しましょう。入力欄下の注釈を参照して入力してください。
次に、「メッセージ内容」を設定しましょう。ここでは、Telegramに通知する内容を設定します。
以下のように、任意で作成した文章と入力欄をクリックして表示される「取得した値」を組み合わせて設定が可能です。
入力が完了したら、テストをします。
テスト成功の表示がでたら、「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上、「Gmailで送信された契約書をOCRで読み取りAIで要約した後、Telegramに通知する」方法でした！
文章の要約機能やTelegramのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
GitHubでプルリクエストが作成された際にその内容を要約し、Slackに通知できます。また、Gmailで受信したメールをChatGPTで要約して通知したり、Google スプレッドシートに追加された情報をDeepSeekで要約することも可能です。
Salesforceでリードが追加された際や、Google Meetの会議終了時に、内容をTelegramに自動通知できます。さらに、YouTubeに新しい動画が公開されたタイミングやTypeformの回答、DocuSignでの契約完了などもすぐにTelegramでチームに共有可能です。
契約書の要約作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた内容確認や要約作成にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる見落としリスクを防ぐことができます。</span>これにより、担当者は契約書のポイントを迅速かつ正確に把握でき、より付加価値の高いコア業務、例えば契約条件の交渉やリスク分析、法的なレビューなどに集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できるので、もし契約書業務の効率化や自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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