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日々の業務、PDFの扱いでこんなお悩みありませんか？
「毎日たくさんのPDF資料が送られてくるけど、全部に目を通す時間がない…」
「長い報告書や契約書、重要な情報を見逃してしまいそうで不安…」
「内容を把握して、要点をまとめる作業が結構大変…」
特に、ボリュームのあるPDFを読むには多くの時間と集中力が必要ですよね…。内容を理解してポイントをまとめ関係者に共有する作業は、意外と手間と労力を必要とする業務と言えるはずです。そして、このような手作業での要約は時間がかかるだけでなく、人によって要約の質が変わってしまったり、うっかり大切なポイントを見落としてしまったり…なんてリスクもありますよね。
そこでこの記事では、こうしたPDF資料に関するお悩みを解決する一つの方法として、<span class="mark-yellow">PDFの内容を自動で読み取り、AIを活用した要約＆指定のツールへ通知する自動化の方法ご紹介しましょう！</span>
この方法を取り入れることで、情報収集や共有の効率が上がり、より重要な業務に集中できるようになるはずです！
「説明は後でいいからすぐに試したい！」という方は、以下のテンプレートから設定を始めてみてください！
今回紹介するGoogle DriveとPDFの自動化フローをいますぐ体験可能です。
まずは、Google Driveに保存されたPDFファイルをきっかけに、内容の要約と通知を自動化する具体的な例をいくつか紹介していきます。
<span class="mark-yellow">これらの方法では、まずOCR（光学的文字認識）技術を使ってPDFファイルからテキスト情報を抽出し、次に生成AIがそのテキスト内容を分かりやすく要約します。</span>
そして最後に、要約結果をメールやチャットツール、データベースなど、普段業務で使っているツールに自動で連携可能なため、業務フローの自動化が実現可能です！
手作業によるファイルの確認や要約、そして情報共有といった一連の手間を自動化できるため、業務のスピードアップにつながるはずです！
日々の業務に合ったテンプレートを見つけて、ぜひ自動化を試してみませんか？
「重要なPDFの内容を素早く把握して、関係者にメールで確実に共有したい」というニーズに応える自動化です。
Google DriveなどのストレージサービスにPDFファイルが追加されると、自動でOCR処理を行い、内容をAIが要約します。
さらに、その結果を指定のメールアドレス（GmailやOutlook）に送信も可能！
ファイルを開いて内容を確認し、要約を作成してメールを送る…といった一連の手間を自動化できるため、情報共有の漏れや遅れを防ぐのにメリットを感じられるかもしれません。
「チーム内でPDFの情報をスピーディーに共有したい」という場合に便利な自動化です。
Google DriveなどのストレージにPDFが追加されると、OCRとAIによる要約を実行し、その結果をSlackやGoogle Chatの指定チャンネルに自動投稿します。
チャットツール上で手軽に要約を確認できるので、情報共有のスピードが向上し、チームメンバーとの認識合わせもスムーズになるはずです！
わざわざファイルを開く手間なく、概要を把握できるのが大きなメリットですよね。
「複数のPDFから得られた要約情報を一箇所にまとめて管理したい」という場合に有効な自動化です。
Google Driveなどのストレージに追加されたPDFをOCRで読み取り、AIで要約した結果をGoogle スプレッドシートやNotionのデータベースに自動で追加します。
情報の蓄積と比較、分析が容易になり、手作業での転記ミスも防げるようになるかもしれません…！ナレッジの整理やレポート作成の効率化にもつながりますね。
ここからは実際の自動化設定方法をご紹介します。
今回は例として「Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、自動でOCR処理して内容をAIで要約し、その結果をGmailで送信する」方法を解説します！
Yoomのようなツールを使えば、画面の指示に従って操作するだけでプログラミングの知識がなくても、このような連携フローを簡単に構築可能です。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてくださいね！
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはじめにマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Google Drive」を検索してください。
以下画面が出てきたら「Sign with Google」をクリックして次に進みましょう。
使用したいアカウントを選択しましょう！
以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。
以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。
「Google Drive」がマイアプリに出てきたら、マイアプリ登録完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォ…」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
API接続設定です。
トリガーの起動間隔はプルダウンから選択できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
フォルダIDは候補から選択してください。
指定したフォルダ内にフォルダ・ファイルが作成されたら、フローが起動します。
テストを行ってください。
取得した値を確認しましょう。
取得した値を使ってフローを完成させていきます。
「保存する」をクリックしてください。
次に「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
API接続設定です。
ファイルIDを候補から選択してください。
文字を読み取りたいファイルを選びましょう。
テストしてください。
ダウンロードして確認してみましょう。
「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
次は「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
次の画面が出てきたら、アクションを選びます。
アクションは「任意のPDF・画像ファイルから文字を読み取る」を選択です。
今回は4,000文字以内を選択しました。
次に進んで下さい。
詳細を設定します。
ファイルの添付方法は以下を選択してください。
抽出したい項目は設定例を参考に設定しましょう。
今回は営業報告書の以下項目を抽出する想定です。
自身の業務に合わせて設定してください。
使用するAIを選択してください。
今回は「ChatGPT」を選びました。
言語もプルダウンから選んでください。
テストしましょう。
取得した値を確認後、「保存する」をクリックしてください。
次に「要約する」をクリックです。
以下の画面を確認して、次に進んで下さい。
詳細の設定です。
要約対象のテキストのテキストを設定例を参考に入力します。
先程取得した値を使用していきましょう。
今週の訪問先一覧は取得した値から選択します。
成果と課題も取得した値から選択しましょう。
来週の予定も取得した値から選択してください。
文字数を入力してください。
要約で吐き出す際の目安の文字数のイメージです。
要約の条件は、要約する際の条件です。
設定例を参考に入力してください。
例えば「箇条書きで簡潔にまとめてください」などでもOKです。
出力したい言語です。
基本的に入力された言語と別の言語で出力したい場合に入力してください。
テストを行いましょう。
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
次は「メールを送る」をクリックしてください。
メールの設定です。
以下の画面を確認して、連携するアカウント情報を確認したら、下にスクロールしましょう。
メールの内容です。
Fromの候補から選びましょう。
Toにメールアドレスを入力します。
件名は設定例を参考に入力しましょう。
業務内容に合わせて設定するのがおすすめです。
本文も設定例を参考に入力しましょう。
提出日は取得した値から選んでください。
見つけにくい場合は取得した値の検索窓から検索できますよ。
氏名も取得した値から選びましょう。
担当エリアも取得した値から選びます。
要約結果は、取得した値の要約するの部分から選択してください。
保存先URLも取得した値から選びます。
全て設定できたら次に進みましょう。
続いて、作成したメールの確認です。
内容を確認後、テストを行いましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
実際にメールが届いているかも確認してみましょう。
設定した通りの内容で届いていればOKです！
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
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