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「あれ、この契約、締結されたんだっけ？」
「Microsoft Excelに反映されてないけど、進めちゃって大丈夫？」
そんな小さな不安が積み重なっていませんか？DocuSignで契約が完了しても、それをMicrosoft Excelに手作業で転記していると、どうしても抜け漏れや記入ミスが起きがちです。さらに、関係者への共有が遅れれば次の業務もストップしてしまいます。でも、電子サインが完了したタイミングでその情報が自動的にMicrosoft Excelに登録されて、必要に応じてメール通知もできたらどうでしょうか？
この記事では、<span class="mark-yellow">DocuSignで電子サインが完了した際に、その契約情報をMicrosoft Excelの指定シートに自動追加し、関係者への通知までを行う具体的なフロー</span>をご紹介します。契約の可視化やデータ整理をラクにしたい方は、ぜひ最後までチェックしてみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">DocuSignで電子サインが完了した情報をMicrosoft Excelに自動で追加する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
DocuSignとMicrosoft Excel間で発生する様々なデータ連携作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します！これにより、契約管理業務の効率化やデータ入力ミスの削減、リアルタイムな情報共有などが実現できるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">DocuSignでエンベロープ（署名依頼のパッケージ）のステータスが「完了」になった際に、そのエンベロープに含まれる文書情報や署名者情報などをMicrosoft Excelの指定したシートに自動で新しい行として追加し、さらに必要に応じてメールで関係者に通知する</span>基本的な連携フローなので、手作業でのデータ転記や更新の手間を大幅に削減し、契約締結後の情報管理をスピーディーかつ正確に行うことができます！
<span class="mark-yellow">DocuSignで電子サインが完了した情報の中から、例えば特定の契約種別や金額以上といった条件に合致するエンベロープ情報のみを抽出し、Microsoft Excelの管理表に自動で記録する</span>フローであり、必要なデータだけを選択的に集約できるため、より的を絞ったデータ管理や分析が可能になります！
それではここから代表的な例として、DocuSignで電子サインが完了した際に、その情報をMicrosoft Excelの指定したシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft Excelで、DocuSignの電子サイン情報を追加するMicrosoft Excelシートを作成しておきましょう！
※今回は、以下画像のように作成しました。
※後続のMicrosoft Excelの設定時、テストで必要になります。
DocuSignでも、テスト用の電子サインを作成しておきましょう！
※後続のトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「DocuSign」と入力し、検索結果からDocuSignのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
次の画面で、検証コードを入力し、「確認する」をクリックしてください。
4.続いてMicrosoft Excelをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からMicrosoft Excelを検索します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
マイアプリにDocuSignとMicrosoft Excelが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】DocuSignで電子サインが完了したら、Microsoft Excelに追加する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「エンベロープが完了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、Webhookイベント受信設定を行います。
以下の画像の手順に沿って、設定していきましょう。
URLをコピーしたら、DocuSignの以下画面で、注意事項に従って設定します。
設定したら、事前に作成したテスト用の電子サインのステータスを「完了」にしましょう。
「完了」に変更できたら、Yoomの画面に戻ります。
4.Yoomの画面に戻ってきたら、「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「特定のエンベロープの書類情報を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「アカウントID」「エンベロープID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしましょう。
2.「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」を確認し、「実行アクション」はそのままで、「データベースの連携」を設定していきます。
「ファイルの保存場所」は、事前に作成したMicrosoft Excelのシートが保存してある場所を、プルダウンから選択しましょう。
今回は、以下画像のように選択しました。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「ファイル名（任意）」は、Microsoft Excelで作成したファイル名を入力してください。
「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「シート名」は、更新したいシート名を、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、直接入力してください。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目は、事前に作成したMicrosoft Excelのシート内の項目名が表示されています。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にMicrosoft Excelにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
DocuSignやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
DocuSignで契約が完了したタイミングで、Google スプレッドシートに情報を自動追加したり、Google Driveに証明書を保存したりすることができます。また、契約の完了をSlackに通知したり、Notion上の情報から契約書を作成してDocuSignで送信したりすることも可能です。
OutlookやGmailで受信した内容をMicrosoft Excelに自動で記録することで、アンケート結果やメールデータの管理を効率化できます。また、Microsoft SharePointにファイルが保存された際にその情報をMicrosoft Excelに反映したり、指定日時に予算データを取得してMicrosoft Teamsに通知したりすることも可能です。
この記事では、「DocuSignの電子サイン情報をMicrosoft Excelに自動で連携する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
DocuSignでの署名完了をトリガーにMicrosoft Excelへデータを自動反映させることで、手作業による転記の手間を省けるだけでなく、契約情報の漏れやミスを防ぐことができます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した契約情報の自動連携以外にも、様々な業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。</span>契約後の通知、条件分岐によるデータ抽出、他アプリとの連携など、日々の業務に合わせたフローを柔軟に設定できるのが魅力です。
「契約後の情報反映に手間がかかる」「更新漏れが心配」「正確でスピーディーな管理をしたい」そんな悩みをお持ちの方は、ぜひYoomのテンプレートを使った自動化を体験してみてください。設定もシンプルですぐに始められますよ！
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