OneDriveのデータをMicrosoft Excelに自動更新後、メールで通知する
<span class="mark-yellow">OneDrive上のファイルが更新されたら、その内容をMicrosoft Excelのファイルに自動的に反映・更新して、メールで通知します。</span>
最新のデータ情報を関係者やチームメンバーに通知できるため、スムーズな情報共有が叶います。変更点もリアルタイムで共有できますよ。
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OneDriveとMicrosoft Excelの両方を活用している方で
「OneDriveにアップロードしたExcelファイルの内容を、別の管理用Excelシートに手作業で転記しているが、時間がかかりミスも発生しやすい…」
「チームで共有しているOneDrive上のExcelファイル、誰かが更新したのに気づかず古いデータで作業してしまった…」
など、Microsoft ExcelとOneDrive間でのファイルのやり取りやデータの同期に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">OneDrive上のファイルが更新されたら関連するExcelファイルが自動で更新されたり、Microsoft Excel上の情報に基づいてOneDriveのファイルが整理されたりする仕組み</span>があれば、これらの日常的な煩わしさから解放され、本来の業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化のフローは、専門知識がなくても簡単に設定可能です。日々の業務効率を大きく向上させる第一歩になりますよ。
ぜひこの機会に自動化を取り入れて、作業負担の軽減を実感してみてくださいね！
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveとMicrosoft Excelを連携し、Microsoft Excelの自動更新を実現する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみてくださいね！
Microsoft ExcelとOneDrive間で発生する様々なファイル連携やデータ更新作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介していきます！
これにより、<span class="mark-yellow">手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、常に最新の情報をチーム全体で共有できるようになるため</span>、業務の正確性と効率性が大幅に向上が期待できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">OneDrive上のファイルが更新された際に、その内容をMicrosoft Excelのファイルに自動的に反映・更新する</span>基本的な連携フロ－です。
OneDriveとExcel間での手作業によるデータ転記や同期の手間をなくし、常に最新の情報に基づいた作業を可能にするため役立ちます！
<span class="mark-yellow">OneDrive上のファイルが更新されたら、その内容をMicrosoft Excelのファイルに自動的に反映・更新して、メールで通知します。</span>
最新のデータ情報を関係者やチームメンバーに通知できるため、スムーズな情報共有が叶います。変更点もリアルタイムで共有できますよ。
<span class="mark-yellow">OneDrive上のファイルが特定の条件（ファイル名やフォルダなど）に一致する場合のみ、Microsoft Excelのファイルを自動で更新します。</span>このフローは、OneDriveからExcelへ必要な情報だけを選択的に同期することで、より効率的なデータ管理を実現します！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">OneDrive上の特定のファイルが更新された際に、その変更を検知して関連するMicrosoft Excelのファイル内容を自動で更新するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはMicrosoft ExcelとOneDriveマイアプリ登録を行います。今回使用するアプリは、２つともMicrosoft社のものです。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるので注意してくださいね。
左側の「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」をクリックしてください。
まずはMicrosoft Excelのマイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリの「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Microsoft Excel」を検索してください。
次にMicrosoftアカウントにログインしましょう。
以下画面が出てきたら、Microsoftのアカウントのアドレスを入力しましょう。
パスワードを入力して、サインインしてください。
以上で、Microsoft Excelのマイアプリは登録完了です！
続いて、OneDriveのマイアプリ登録です。
Microsoft Excelと同じく、アプリの一覧から「OneDrive」を検索しましょう。
Microsoft Excelと同じ要領で、Microsoftにログインします。アカウントのメールアドレスを入力して、次に進んで下さい。
パスワードを入力します。
以上で、OneDriveのマイアプリ登録は完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
「特定フォルダ内にファイルが作成また…」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みましょう。
続いて、API接続設定です。
トリガーの起動間隔を設定するので、プルダウンから選択しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から設定できます。今回は「5分」を選びました。
基本的にはご利用プランの最短の起動間隔でお使いいただくことをおすすめします。また、ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
ドライブIDは、候補から選択しましょう。
フォルダIDも候補から選びます。
One Driveのドライブ（フォルダ）の設定のイメージです。
指定したフォルダのファイルが更新されたら、トリガーが起動します。
ファイルを更新したら、テストを行ってください。
取得した値を確認しましょう。
ここで取得した値を使用して、この後のフローを完成させていきます。
「保存する」をクリックして、次に進んでいきましょう。
続いて、分岐する設定を行っています。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用できます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください！
また、ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試し可能ですので、ぜひ活用してみてください。
次に、分岐条件の指定を行っていきます。分岐対象の取得した値を設定していきましょう。
今回は、OneDriveでファイルが更新されたら、Microsoft Excelも自動更新するフローなので、オペレーションは「特定のフォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を選びましょう。
取得した値も、プルダウンから選びます。今回は「作成日時」を選択しました。
続いて、分岐条件の設定です。ここで指定した分岐情報をもとに分岐されます。
分岐条件は、以下のように設定し、作成日と最終更新された日時が一致するかどうかで分岐されるようになります。
設定ができたら「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
以下のように分岐されるように設定されました。
次に「レコードを更新する」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携を行っていきます。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報を確認したら、下にスクロールしてください。
実行アクションはプルダウンから「レコードを更新する」を選んでください。
続いて、データベースの連携です。
OneDriveでファイルが更新後、Microsoft Excelも自動更新したファイルの保存場所です。OneDriveとSharePointからプルダウンから選択しましょう。
今回は「OneDrive」を選びました。
ドライブIDは候補から選びます。
アイテムIDも候補から選んでください。
シート名は、候補から選択してください。
テーブル範囲を指定しましょう。
続いて、データベース操作の詳細設定です。
以下のMicrosoft Excelシートを使用します！C3のセルに更新した情報を入れられるようにしてみましょう。
更新したいレコードの条件を設定していきます。
以下画像のように設定しましょう。
アイテムIDは取得した値から選択してください。
次に更新後のレコード値は以下のように設定してください。
OneDrive上でファイル名が更新されたら該当レコードのファイル名を更新するものなので、ファイル名に取得した値からファイル名を入れてください。
これで、アイテムIDが一致した行のファイル名だけが更新されるようになりました！
テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
対象のMicrosoft Excelが更新されているか確認してみてください。
情報が更新されていればOKです！
設定が全て完了されたら、以下の画面が出てきます。
「トリガーをON」をクリックしてください。
これにて、全ての設定が完了です！
今回紹介したMicrosoft ExcelとOneDriveの連携以外でも、メールの内容を記録したり、書類を他サービスに転送したりすることも可能です。
このように、Microsoft ExcelやOneDriveのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Microsoft Excelは、さまざまなアプリと連携することで、日々の情報管理や報告業務を効率化できます。OutlookやGmail、Salesforce、Notionなどとのテンプレートを活用すれば、レコード追加やデータ格納、通知などをすべて自動化できます。
手間のかかる手入力を減らし、最新情報をスムーズにチームへ共有したい方にぴったりの自動化例です。
OneDriveは、他ツールと連携することでファイル整理や共有の手間を大幅に軽減できます。DocuSignでの書類締結後に自動保存したり、ファイルアップロード時にSlackやDiscordへ通知を送るテンプレートも豊富に揃っています。さらにDropboxとの同期やJotformを起点としたフォルダ作成も可能。
これらの自動化で、煩雑なファイル管理のストレスから解放されます。
Microsoft ExcelとOneDriveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの監視やデータ更新作業の負荷を大幅に削減し、更新漏れや古い情報に基づく判断といったリスクも低減できます。</span>
担当者は手間に思っていた手作業での更新作業から解放され、本来取り組むべき業務に、より集中できるようになります！
こうした自動化も、ノーコードツールのYoomを使えば専門知識なしで実現でき、画面上でアイコンをつなぎ合わせるような直感的な操作で簡単に業務フロー構築が可能です。
もしOneDriveとMicrosoft Excel間のデータ連携の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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