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Microsoft Excelの顧客情報をGoogle スプレッドシートに転記するのに手間を感じているという方も多いのではないでしょうか。
そんな方に向けて、今回は「指定日時にMicrosoft Excelから連絡先を取得して、Google スプレッドシートにアップロードする」のフローをご紹介します。
「Microsoft Excelで管理している連絡先リストを、定期的にGoogleスプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストするのが大変…」
「手作業だと、どうしても転記ミスや更新漏れが起きてしまって困る…」のようにMicrosoft ExcelとGoogleスプレッドシート間でのやり取りや作業に課題を感じている方におすすめです。
もし、<span class="mark-yellow">Excelの連絡先データを指定したタイミングで自動的にGoogleスプレッドシートにアップロードできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、本来の業務に集中できる時間を生み出すことができますよ。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Excelの連絡先をGoogleスプレッドシートへ自動でアップロードする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
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Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシート間で発生する連絡先データの連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します！
これにより、面倒な手作業によるデータ移行の手間を削減し、常に最新の連絡先情報を共有できるようになるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">あらかじめ指定した日時にWebフォームからの新しい回答、あるいは特定のメール受信といった様々なトリガーをきっかけとして、Microsoft Excelに保存されている連絡先情報を自動的に抽出し、Google スプレッドシートにアップロードする</span>連携フローです。手作業での定期的な更新や、都度発生するデータ入力作業から解放され、連絡先の転記や管理の効率を大幅に向上させることができます！
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<span class="mark-yellow">フォームからの回答をきっかけとして、Microsoft Excelに保存されている連絡先情報を自動的に抽出し、Google スプレッドシートにアップロードする</span>連携フローです。フォームへの回答をもとにMicrosoft Excelへ連絡先を追加して、Google スプレッドシートにアップロードできます。簡単に情報の一元化が叶いますよ！
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<span class="mark-yellow">メールの受信をトリガーとして、Microsoft Excelに保存されている連絡先情報を自動的に抽出し、Google スプレッドシートにアップロードします。</span>受信メールからテキストからデータを抽出後に情報をアップロードしてくれるので、すぐに最新情報に更新されます。
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それではここから代表的な例として、指定した日時にMicrosoft Excelから連絡先情報を取得し、Googleスプレッドシートに自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はこちらのMicrosoft Excelのシートを使用していきます。
使用するGoogle スプレッドシートはこちらです！
Microsoft Excelに更新された連絡先をGoogle スプレッドシートにアップロードしていきます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
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まず「Microsoft Excel」と「Google スプレッドシート」のマイアプリを行っていきます。
「Microsoft Excel」のマイアプリ登録から行っていきます。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
右側の検索窓から「Microsoft Excel」を検索してください。
次にMicrosoftアカウントにログインします。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意くださいね。
以下の画面が出てきたら、アドレスを入力して次に進みましょう。
次にパスワードを入力して、サインインです。
以上で「Microsoft Excel」のマイアプリ登録完了です！
次は「Google スプレッドシート」のマイアプリ登録です。
「Microsoft Excel」のマイアプリ登録同様、アプリの一覧の検索窓から「Google スプレッドシート」を検索しましょう
以下の画面が出てきたら、下部の「Sign with Google」をクリックです。
使用するGoogleアカウントを選択してください。
以下画面が出てきたら、右下の「次へ」をクリックです。
以上で「Google スプレッドシート」のマイアプリ登録完了です！
最後にマイアプリに「Microsoft Excel」と「Google スプレッドシート」が登録されているか、一度確認してみてくださいね。
ここから実際に「指定日時にMicrosoft Excelから連絡先を取得して、Google スプレッドシートにアップロードする」のフローボットを作成していきましょう！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
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テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。
続いて、実行時間の指定を設定しましょう。
ここで指定したスケージュールに合わせてトリガーが起動しますよ。
今回は月曜日～金曜日の9時に設定しました。
指定した日付で設定したい場合は、日付指定で設定しましょう。
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「複数のレコードを取得する」をクリックしてください。
ここでは、指定したMicrosoft Excelからレコードを取得していきます。
連絡先を取得するイメージです。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしましょう。
データベースの連携を行っていきます。
ファイルの保存場所は「OneDrive」と「SharePoint」から選べます。
今回は「OneDrive」を選びました！
会社でよく使用しているアプリの方を選択するのがおすすめです。
ドライブIDは候補から選択してください。
アイテムIDの候補を選択してください。
指定したMicrosoft Excelのシートを選びましょう。
シート名は、タブを選択します。
テーブル範囲
続いて、データベース操作の詳細設定です。
まずは、取得したいレコードの条件を指定していきます。
プルダウンから「No」と「空でない」を選んでください。
空でないNoの条件のレコードを取得してくれます。
テストを行いましょう。
先程指定したレコードが取得できているか確認してください。
取得した値を確認してください。
取得した値はこの後のフロー作成に使用していきますよ。
一番下の「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
次に「コマンドオペレーション」を設定していきます。
繰り返し対象の取得した値を設定していきます。
対象のシートの行をプルダウンから選択していきます。
設定することで、ここまでの処理を繰り返し行ってくれます。
会社名と同様、繰り返し設定を行いたいその他の列も設定していきましょう。
右下の「+取得した値を追加」をクリックして、追加していきます。
プルダウンから指定しましょう。
今回は「会社」「担当者名」「アドレス」「ステータス」「追加日」を設定しました。
「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
次に「レコード追加する」をクリックしてください。
ここからは、指定のMicrosoft Excelからから指定のGoogle スプレッドシートにアップロードしていく設定を行っていきます。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしましょう。
データベースの連携の欄の設定を行っていきます。
まずはスプレッドシートIDです。
候補から選択します。
今回は「指定日時にMicrosoft Excelから連絡先を取得して、Google スプレッドシートにアップロードする」フローです。
連絡先を同期したい対象のGoogle スプレッドシートを選びましょう。
次はシートを選びましょう。
タブに当たる部分です。
テーブル範囲を入力します。
「次へ」をクリックして、進みます。
データベース操作の詳細設定を行っていきます。
追加するレコードの値を設定していきましょう。
対象の追加するレコードの値に対象の取得した値を入力していきます。
「No」の値に、取得した値から「No」選択してください。
「No」のやり方で、「会社名」「担当者名」「アドレス」「リード」「追加日」を取得した値から入力しましょう。
テストを行います。
テスト成功を確認したら、一番下の「保存する」をクリニックして次に進んで下さい。
対象のGoogle スプレッドシートに連絡先がアップロードされているか確認してみましょう。
設定した通りにMicrosoft Excelの連絡先がGoogle スプレッドシートに同期されていれば、OKです！
以上で、全ての設定は完了です！
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしましょう。
Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートの連絡先連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定期的なデータ移行や、突発的な情報共有の作業負荷を大幅に削減し、転記ミスや情報更新の遅延といったリスクも低減できます。
</span>これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、顧客との関係構築や営業戦略の策定といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できますよ。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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