【簡単設定】BoxとOCRを連携してテキストデータを自動活用する方法

Box内のファイルをOCRで読み取り、メールで自動送信する

Boxに契約書や報告書などのファイルが追加されると、OCRで内容を読み取り、そのテキストデータを含むメールをGmailやOutlookから自動で送信。これにより、上司への報告メールや、関連部署への情報共有メールの作成・送信の手間を削減できます。
定型的なメール送信業務を自動化することで、コミュニケーションコストの削減にも効果的かもしれません！

Box内のファイルをOCRで読み取り、データベースやドキュメントツールに自動で記録する

Boxに保存されたアンケート結果や名刺などの画像ファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートの特定の行に追記したり、Notionのデータベースに新しいアイテムとして追加したりします。
手作業でのデータ入力や転記に伴うミスをなくし、正確な情報をデータベースに蓄積しやすくなるため、データの集計や分析、管理の手間を軽減し、情報の一元管理をサポートしてくれるはずです！

Boxに追加されたファイルをOCRで読み取るフローを作ってみよう

それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回は例として、「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」フローの作成手順を簡単にご紹介します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう！

[Yoomとは]

大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• BoxとDiscordをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Boxのトリガー設定とDiscordのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：BoxとDiscordをマイアプリ連携

BoxとDiscordをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、Boxにファイルを追加しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルを追加しました。

※ファイルの中身は、以下画像の通りです。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしてください。

次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。

3.続いてDiscordをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Discordを検索てください。
次の画面で必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう！
※Discordの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。

マイアプリにBoxとDiscordが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックして進みましょう。

ステップ3：Boxのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」を選択し、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「次へ」をクリックして進みます！

4.次の画面で、「テスト」を実行し、「保存する」を選択して次の設定に行きましょう。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

ステップ4：ファイルのダウンロード設定

1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックして次に進みましょう！

ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るの設定

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、この機会に気になる機能を試してみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせる、というのがポイントです。

2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。

3.詳細設定を行います！

「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
なお、デフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です！
「抽出したい項目」は、ファイルから抽出したい項目を入力します。今回は以下の画像のように入力しています。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして進みましょう！

ステップ6：Discordの設定

1.アプリと連携する「メッセージを送信」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「チャンネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力してくださいね。

「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
<span class="mark-yellow">※設定が完了すると、以下画像のようにDiscordに通知されます！</span>

ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

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BoxやOCRを活用したその他の自動化例

Yoomでは他にも、BoxやOCRを活用した業務を自動化するテンプレートを提供しています。
業務に合わせて、便利な自動化を見つけてくださいね！

Boxを使った便利な自動化例

OCRを使った便利な自動化例

まとめ

Boxに保存されたファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータを様々なツールへ自動連携する方法について解説しました！

請求書や契約書、申込書などの書類に含まれる情報を手作業で転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスのリスクも伴いますよね。
そのような時にYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、BoxとOCR、そして普段活用しているチャットツールやメール、データベースなどを簡単に連携させ、これらの定型業務を自動化することが可能です！

<span class="mark-yellow">今回ご紹介したテンプレートを使えば、複雑な設定は不要で、すぐに自動化の効果を体験できます。</span>
「Box内のファイルを手作業で処理している」「OCRをもっと手軽に活用したい！」と感じている方は、ぜひこの機会にYoomのテンプレートを試してみてはいかがでしょうか！