Gmailのメールからデータを抽出してMicrosoft Teamsに自動で通知する
<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメール本文から、問い合わせ内容や顧客情報などの特定のデータを抽出し、整形した上でMicrosoft Teamsに通知する</span>フローです。必要な情報だけを素早く確認でき、対応の質とスピード向上に貢献します！
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「Gmailに届く問い合わせメールを、わざわざMicrosoft Teamsにコピペして共有するのが手間…」
「問い合わせの見落としや、Microsoft Teamsへの通知漏れが心配…」
このように、Gmailで受けた問い合わせ内容をMicrosoft Teamsで管理・共有する際に、手作業による非効率さや課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">Gmailに届いた問い合わせメールの内容が、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知される仕組み</span>があれば、こうした悩みから解放され、問い合わせ対応のスピードと質を向上させ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができますよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、すぐに効果を実感できますよ。
ぜひ導入して日々の業務をよりスムーズに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をMicrosoft Teamsに自動で通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailとMicrosoft Teams間で発生する問い合わせ情報の連携を自動化して、チーム内での情報共有をスムーズにする具体的な方法をテンプレートを用いて紹介します。
問い合わせ対応の迅速化や抜け漏れ防止を実現できるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailに新しいメールが届いた際に、その内容をMicrosoft Teamsの指定チャネルに自動で通知する</span>基本的な連携フローです。
そのため手作業でのヒューマンエラーを防ぎ、問い合わせへの迅速な対応をサポートします！
<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメール本文から、問い合わせ内容や顧客情報などの特定のデータを抽出し、整形した上でMicrosoft Teamsに通知する</span>フローです。必要な情報だけを素早く確認でき、対応の質とスピード向上に貢献します！
<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの中から、件名や送信元アドレスなど特定の条件に合致するものだけをMicrosoft Teamsに通知する</span>フローです。
重要な問い合わせのみを効率的にチームへ共有することができるので、情報のノイズを減らすのに役立ちます！
ここからは代表的な例として、Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をMicrosoft Teamsに自動で通知するフローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは「Gmail」と「Microsoft Teams」のマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
まずはGmailのマイアプリ登録から行います。
アプリの一覧から「Gmail」を検索しましょう。
以下の画面が出てきたら「 Sign in with Google」をクリックしてください。
次に使用したいGoogleアカウントを選択してください。
パスワードを入力後、Googleアカウントにログインしましょう。
マイアプリに「Gmail」が出てきたら、登録完了です！
次は「Microsoft Teams」のマイアプリ登録です。
アプリ一覧からMicrosoft Teamsを検索しましょう。
以下の画面が出てきたら、Microsoft365のアカウントにログインします。
アカウントを持っていない方は、アカウントを作成しましょう。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性がありますので、ご注意ください。
以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ登録完了です！
マイアプリの欄に「Gmail」と「Microsoft Teams」が表示されていれば、OKです！
確認してみてくださいね。
ここから実際にフローボットを作成していきます。
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進みましょう！
次にアプリトリガー設定を行います。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みましょう。
連携するアカウントは、Gmailのアカウントです。
続いて、API接続設定です。
トリガーの起動間隔を行います。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
プルダウンから選択しましょう。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックしてください！
また、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめです。
今回は「5分」を設定しました。
ラベルを候補から設定しましょう。
次にテストを行い、仮のデータを取得します。このテストは連携設定の際に必要となります。
そのため、テスト用にメールを送信しましょう。その後テストボタンを押します。
メールを送信した後でなければ、正しくテストが行われないので、そこは注意ですよ！
テストが成功したら、取得した値を確認してください。
取得した値を活用して、この後のフローボットを完成させていきます。
詳しくは後ほど出てきますが、Microsoft Teamsに通知する際のメッセージに本文等を引用していきます。
なので、本文の後にしっかり値が取得できているか確認してくださいね。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
次にMicrosoft Teamsに通知する設定を行います。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認後、次に進んでください。
続いて、API接続設定です。
チームIDは候補から選択してください。
チャンネルIDも候補から選択します。
Microsoft Teamsに通知するチャンネルを指定します。
続いて、メッセージの設定です。
設定例を参考に入力してください。
本文は取得した値から選択しました。
本文を入れることで、Microsoft Teamsに通知した際に本文を確認できます。
メンション情報は、設定したいメンションがある場合に設定しましょう。
添付ファイル情報も、必要な場合は設定してください。
最後にテストを行います。
テスト成功したら「保存する」をクリックして次に進みましょう。
指定したMicrosoft Teamsに設定したメッセージが届いているか確認してください。
確認できたら、設定は全て完了です。
最後に以下の画面が出てきたら「トリガーをON」をクリックしてください。
これにて、全ての設定が完了です！
Yoomでは他にも、GmailやMicrosoft Teamsを活用した業務自動化テンプレートを用意しています！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
GmailとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた問い合わせ情報の転記や共有にかかる時間と手間を削減し、通知漏れなどのヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、顧客への迅速かつ丁寧な対応といった、より本質的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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