メールツールで通知する
こちらは、Microsoft SharePointにアップロードされたファイルをOCR処理し、その内容をGmailやOutlookなどのメールツールで関係者に自動送信する連携方法です。
チャットツールを普段使わない部署や社外の関係者にも、書類の内容を確実に伝えられます。
メールとして記録が残るため、後から確認しやすいのもメリットです。
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多くの企業で、ファイル共有や情報管理の中心としてMicrosoft SharePointが活用されていますね。契約書、請求書、申込書など、日々たくさんの書類がMicrosoft SharePointにアップロードされていることでしょう。
ただ、アップロードされたファイルの内容を確認し、必要な情報を手作業で転記したり、関連部署に連絡したりする作業は、思った以上に時間がかかっていませんか？
特に、画像形式のPDFやスキャンされた書類だと、内容の把握や検索が難しく、業務が滞ってしまう原因になることもあります。
この記事では、Microsoft SharePointにアップロードされたファイルをOCR技術で自動的に読み取り、その後の処理までスムーズに自動化する方法について解説しています。
手作業によるデータ入力の手間やミスを減らし、より効率的な業務フローを実現しませんか?
「詳しい説明は後でいいから、まずは実際に試してみたい！」という方もいらっしゃるかもしれませんね。
Yoomには、Microsoft SharePointとOCRを連携させる業務フローをすぐに試せる自動化テンプレートが用意されています。
以下のバナーをクリックして、自動化の世界を体験してみましょう！
Microsoft SharePointにアップロードされたファイルをOCRで読み取るだけでなく、そのデータを様々なツールと連携させることで、業務効率化の可能性はさらに広がります。
例えば、読み取った内容をチャットツールに通知したり、メールで関係者に送信したり、カレンダーに予定を登録したり…
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、あなたの業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、OCRで内容を読み取り、SlackやDiscordといったチャットツールに自動で通知する連携です。
関係者がファイルの内容をすぐに把握でき、スピーディーな対応が可能になります。
特に、チーム内で頻繁に書類を確認する必要がある場合に便利で、確認漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑に進めるのに役立つでしょう。
こちらは、Microsoft SharePointにアップロードされたファイルをOCR処理し、その内容をGmailやOutlookなどのメールツールで関係者に自動送信する連携方法です。
チャットツールを普段使わない部署や社外の関係者にも、書類の内容を確実に伝えられます。
メールとして記録が残るため、後から確認しやすいのもメリットです。
契約書や請求書など、特定の日付情報が含まれる書類がMicrosoft SharePointにアップロードされた際に、OCRで日付を読み取り、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーに自動で予定を登録します。
契約更新日や支払期日といった重要なスケジュールを自動でリマインド設定できるため、対応漏れを防ぎ、管理業務の負担を軽減することに繋がります。
ここでは、Yoomを使って「Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」という自動化フローを作成する手順の概要をご紹介します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
Microsoft SharePointとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
連携前に、以下画像のようなファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft SharePoint」と入力し、検索結果からMicrosoft SharePointのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
3.続いてSlackをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Slackを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
表示された画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックしてください。
次の画面で、「許可する」をクリックしてください。
うまくいかない場合、こちらを確認してください。
マイアプリにMicrosoft SharePointとSlackが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。
次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。
4.「サイトID」「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「サイトID」「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。
「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費するので注意してください!
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、下記のように選択してください。
「抽出したい項目」は、以下画像のように入力しています。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
このアウトプットを、Slackに通知します。
1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
2.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにSlackに通知されます。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Yoomでは、Microsoft SharePointを活用した、ほかにも様々な自動化テンプレートを提供しています!
ここでは、そのほかの便利な活用例をいくつかご紹介します。
取引先が作成されたらMicrosoft SharePointのフォルダを作成したり、ファイルがアップロードされたら他ツールに追加したり通知したりできます。
ファイルが格納されたらOCRで読み取り、他ツールに追加したり通知できます。
また、読み取った情報で経費申請を作成することも可能です。
今回は、Microsoft SharePointとOCRを連携させて業務を自動化する方法についてご紹介しました。SharePointにファイルをアップロードするという日常的な作業をきっかけに、OCRによるテキスト抽出、そしてチャットツールやメール、カレンダーへの連携まで、一連の流れを自動化できることをご理解いただけたのではないでしょうか。
手作業でのデータ確認や転記、関係者への連絡といった作業は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。
これらの作業を自動化することで、業務時間を削減できるのはもちろん、ミスを防ぎ、より正確でスピーディーな情報共有を実現できるはずです。
<span class="mark-yellow">Yoomではプログラミングの知識が不要で、様々なSaaSアプリなどを自由に組み合わせて、日々の業務フローを自動化することができます。</span>
まずはテンプレートを使って、Microsoft SharePointとOCR連携による業務効率化を手軽に体験してみませんか？
きっと、あなたの働き方をよりスマートに、よりクリエイティブに変えるお手伝いができるはずです。
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