【ノーコードで実現】ファイルをOCRで読み取り、Miroで活用する方法

フォームで受信したファイルをMiroに連携する

<span class="mark-yellow">GoogleフォームやYoomの入力フォームなどで受け付けたファイル（申込書、アンケート画像など）を起点に、OCR処理を行いMiroに自動でボードや付箋を作成する</span>ことが可能であり、フォームからの情報収集とMiroでの一元管理・可視化を自動化して、業務プロセスを効率化しましょう！

ストレージサービス上のファイルをMiroに連携する

<span class="mark-yellow">Google DriveやBoxなどのオンラインストレージに保存されたファイルをきっかけに、自動でOCR処理を実行し、抽出したテキスト情報をMiroのボードや付箋に反映させる</span>ことができるため、ストレージへのファイル保存とMiroでの情報活用を連携させ、資料整理やプロジェクト管理の手間を削減しましょう！

Google DriveのファイルをOCRで読み取り、Miroにボードを作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Driveに特定のファイルが追加された際に、そのファイルをOCRで読み取り、内容をMiroにボードとして自動で作成するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• Google DriveとMiroをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Google Driveのトリガー設定とMiroのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：Google DriveとMiroをマイアプリ連携

Google DriveとMiroをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められますよ。

連携前に、Google Driveにファイルを追加しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルを追加しました。

※ファイルの中身は、以下の画像です。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしましょう。

次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。

3.続いてMiroをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Miroを検索します。
表示された画面で、メールアドレスを選択しましょう。

メールボックスに以下画像のようなメールが送信されるので、メールの以下画像の赤枠部分をクリックしてください。

次の画面で、「追加」をクリックしてください。

マイアプリにGoogle DriveとMiroが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Google Driveのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Google Driveに追加されファイルをOCRで読み取り、Miroにボードを作成する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。

2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてくださいね。

4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
ここで選択するフォルダは連携前にファイルをアップロードしたフォルダです。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットはテスト毎に取得できるものです。なお、後の設定で活用するデータとなります。

ステップ4：Google Driveのファイルダウンロード設定

1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るの設定

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。

※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。

3.詳細設定を行います。

「ファイルの添付方法」はデフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です！
「抽出したい項目」は、抽出したい項目を入力します。今回は以下の画像のように入力しました！

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入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：Miroの設定

1.アプリと連携する「ボードを作成」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「ボード名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

「説明」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

※設定が完了すると、以下画像のようにMiroにボードが作成されます。

ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが待機状態（トリガーが発動次第フローが起動する状態）になります！

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以上で設定は終了です！お疲れ様でした！

MiroやOCRを使ったその他の自動化例

MiroやOCRを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Miroを使った便利な自動化例

OCRを使った便利な自動化例

まとめ

ファイルの内容をOCRで読み取りMiroへ連携する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた画像やPDFからの文字起こしや転記作業の手間を削減でき、ヒューマンエラーを防ぐことができるかもしれません。</span>
これにより、会議の議事録、参考資料、アイデアメモなどの情報を迅速かつ正確にMiroへ集約でき、ブレインストーミングや情報整理といった本来の業務に集中できる環境が整うはずです！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてくださいね！