[TOKIUM API] A Comprehensive Guide to Integration Methods with Various Apps and Use Cases.

Automatically Upload Invoices to File Management App

By using the TOKIUM API, you can set up a system to automatically upload received invoices to a file management app. This automation eliminates the need for manual transfer of invoice data, potentially improving operational efficiency.

Specifically, when an invoice is registered with TOKIUM, it is automatically uploaded to a specified file management app (such as Google Drive or Dropbox) with appropriate folder structures and naming conventions applied. Additionally, by tagging files and adding metadata, it becomes easier to search and manage them later.

This process centralizes invoice data, allowing internal stakeholders to access it from anywhere. Moreover, integrating with a file management app facilitates leveraging invoice data for integration with other systems. For example, you can automatically track and categorize corresponding files whenever the payment status of an invoice is updated.

This automation significantly reduces the risk of input errors and file loss, while greatly reducing the workload of the accounting department. By leveraging the TOKIUM API, invoice management tasks can become smoother and more efficient.

Automatically Reflect Employee Information from Other Apps to TOKIUM

By utilizing the TOKIUM API, you can build a system that automatically reflects employee information registered in other applications into TOKIUM. This automation helps prevent duplicate data entry and missed updates, thereby improving the efficiency and accuracy of data management.

For example, when an employee is registered in a human resources system or attendance management application, you can set it up so that the information is imported into TOKIUM in real-time. This ensures that tasks such as expense reimbursement and invoice approval required at the start of employment are completed promptly. Additionally, changes in employee status, such as transfers or resignations, are automatically reflected, eliminating the risk of leaving unnecessary accounts or permissions.

Furthermore, the TOKIUM API allows for flexible configuration, enabling you to customize and import employee information. For instance, by categorizing attribute data such as department or position within TOKIUM, you can also achieve automatic application of expense approval flows and access permissions. This automation promotes the centralization of information across different systems, enhancing overall operational efficiency and contributing to the reduction of human errors.

Recommended Users for TOKIUM API

• Those who want to try automatic invoice file uploads
• Those who want to automate notifications to chat tools based on specific conditions
• Those who want to reduce manual input errors and management oversights

Summary

In this article, we introduced app integration using the TOKIUM API and actual automation examples. By using the TOKIUM API, you can automate notifications to chat tools and automatic uploads to file management apps. This significantly reduces the time spent on administrative tasks, thus improving operational efficiency. If you find any templates introduced in the article interesting, you can easily use them by simply clicking "Try it."

By utilizing Yoom, you can easily implement automation without programming knowledge. If you want to experience it, please register for free here.

TOKIUMを連携するメリット

1.作業スピードの向上に寄与する

一つ、経費申請の状況を確認する場面を例として挙げてみましょう。
手動でのアクセス、確認作業は時間がかかってしまいますよね。
自動化フローを導入した場合、TOKIUMを活用した自動通知により、経費処理のスピードと精度を向上させられる可能性があります。
承認プロセスを迅速化するだけでなく、経費に関する透明性を高める効果も期待できるでしょう。
承認や差し戻しといったアクションを素早く行うことも可能となり、効率的な経費管理をサポートします。

2.対応漏れを低減できる

アプリを連携することで、請求書や申請データを確実に反映できるようになるでしょう。
例えば、従来の手作業では、申請データを元に個別ファイルを作成すると仮定した場合、対応忘れが発生する可能性もありますよね。
自動化フローを活用することで、プロセスが自動的に進み完結するため、「業務が立て込んでいてファイルを作成するのを忘れてしまった」なんてこともなくなると予想されます。
業務をスムーズに遂行する有用なツールとなりえるでしょう。

3.情報の正確性を高められる

自動化フローの導入により、情報の自動反映が実現するため、入力・転記ミスのリスクが軽減するかもしれません。
例えば、人事システムや勤怠管理アプリケーションに従業員が登録された際、自動化により、その情報がTOKIUMへ正確に反映できます。
異なるシステム間での情報一元化が進み、業務全体の効率を向上させるだけでなく、ヒューマンエラーの削減にも貢献します。

‍まとめ‍

この記事では、TOKIUM APIを利用したアプリ連携と実際の自動化例をご紹介しました。
TOKIUM APIを用いることで、チャットツールへの自動通知やファイル管理アプリに自動アップロードすることが可能になります。
これにより、管理業務にかかる時間を大幅に削減できるので、業務効率の向上が期待できるでしょう。

記事内でご紹介したテンプレートで気になるものがあれば、「試してみる」を押すだけで簡単に使用可能です。

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